電子保存の活用方法「ハイブリッド保存」
こんにちは、山田方式ケアプラン構造こと、山田準一です。
本製品「電子保存」オプション機能の上手な活用方法をご紹介します。
今回は、ハイブリッド保存についてです。
※本製品は、国産のクラウドシステム「kintone（キントーン）」をベースに開発されています。「kintone」はサイボウズ株式会社の製品および登録商標です。
電子保存オプション機能に関しての動画
保管と保存の違い
「保管」とは
「金銭や品物などをあずかり、それが壊れたり紛失したりしないように管理すること」という意味の言葉です。読み方は「ほかん」で、「書類をキャビネットに保管する」「貴重品を金庫に保管する」のように使われます。
「保管」の「保」という字は、「成人が乳児をまもる」さまを表し、「まもる」「たもつ」を意味します。一方「管」の字は、「ふえ」を表していますが、この場合は「つかさどる（管理する）」の意味合いになります。
「保管」と「保存」の違いは、「どういった部分に主眼を置くか」という点にあります。「保存」の意味などについては後述しますが、「保管」は「対象物を管理下に置くこと」に主眼を置く点で、「保存」と使い分けることができます。
「保存」とは
「そのままの状態に保っておくこと」という意味の言葉です。品物などの状態が変わらないよう、維持してとっておくことを言います。また、コンピュータで入力したデータを、記憶媒体に書き込むことについても言います。読み方は「ほぞん」で、「冷蔵庫に野菜を保存する」「保存状態の良い壁画」「USBにファイルを保存しておく」のように使われます。
「保存」の「存」という字は、「そのままの状態でつなぎとめておく」を意味しています。
「保管」との主な違いは、「状態を維持すること」に主眼を置く点にあります。「保管」は「紛失や流出等を防ぐために管理すること」に重きを置きますが、「保存」の場合は「中身や外見を同じように保つこと」を重要視しています。また、ビジネスの世界においては、「保管」がよく使う書類をオフィス内に置くことを指し、「保存」は使わなくなった書類を倉庫などにしまうことを指すという違いもあります。
電子保管ではなく電子保存
なぜ「電子保存」と言うのか解りましたか。
用済み・過去の情報、契約修了後の情報を電子保存してよいという意味です。
紙で保管しておく書類
利用者・家族から押印やサインいただいた利用票や計画書
その都度電子保存すると、電子保存しているファイルの管理数が増えてしまい、見つけにくくなります。
電子保存するタイミングは、要介護認定有効期間終了時や年末、年度末に、１年分や２年分をまとめてスキャンして電子保存する。
紙のまま保存しておく書類
行政から交付された通知書や許可書、帳票の写し、書類
所管課から返還を求められる場合もあります。私は過去にあります。
しかし、電子保存もしておくことをおススメします。行政・自治体から交付された書類は、様々な申請や届出時に、添付書類として必要になることがありますので、出力しやすいよう電子保存もしておくと便利です。
紙を電子保存するって手間⁉
紙を電子保存することは、手間がかかります。複合機プリンター、スマホ・iPhoneが必要になります。
紙一枚を電子保存するならスマホ・iPhoneで写真撮り、そのまま電子保存する方法が楽です。
多量の紙・書類を電子保存するなら複合機プリンターでスキャン・PDF化して、電子保存する方法が楽です。
ハイブリッド保存
医療・介護事業所で完全電子保存は、ハードルが高いと思います。行政色が強い職種であり、公的保険なので事務の塊です。事務の塊ということは紙・書類が最も重要になります。なので、ハイブリッド保存なんです。日々使い、見る情報や帳票は紙保管。日々使わず見る回数が少ない情報や帳票を電子保存する。
そうすることで、ご利用者・患者さんの紙ファイル・カルテを薄く保管できます。
メリットとして利用票やケアプランをスキャン・ＰＤＦ化する時に、自署や記名押印、押印もれのチェックもできますので、実地指導対策にもなります。
ちなみに、私が勤務しているケアマネ事業所もハイブリッド保存です。介護請求ソフトに入っているケアプランの第２、第３、第４、第５、第７表は、出力して紙保管せずに介護請求ソフト内で電子保存。紙保管、本製品へ電子保存するケアプランは、利用者・家族から押印やサインいただいた第1表と第6表だけです。
手が汚れる職種だからこそ
IT・ICT化が進まない職種や業種の理由で「手が汚れる濡れる仕事」があります。医療・介護・福祉の方は、手が汚れる濡れることが多いです。そのため、医療・介護現場では紙に書いた方が手っ取り早い現実もあると思います。
ご利用者・患者さんと面接、ケア中は紙に書きとめて、その後、手をキレイにしてから電子保存や清書・入力する方法がベターかもしれません。
電子保存は信用される
利用者情報や保険証などを電子保存化したことで、ご利用者ご家族から嫌がられたことはありません。
ご利用者ご家族へ電子保存された自身の情報をスマホ・iPhoneで見せると「ありがとうございます」お礼を言われることがあります。きっと、自分の情報が、きちんと管理されている状況を実際に見たことで安心したんだと思います。
電子保存は、紙保管・保存より紛失リスクが低く、風水害に強いです。
「電子保存化について」で、実際の高齢者施設浸水被害画像も掲載して書いています。
ジャンル変更します（お知らせ）
本製品は「介護ソフト」「ソフトウェア」というジャンルで名乗っていましたが、今後は「業務効率システム」というジャンルで名乗ります。理由としてましては「介護ソフト」「ソフトウェア」だと、介護“請求”ソフトを連想されてしまいます。介護請求ソフトではないと説明しても理解されない現状があります。
本製品は介護請求ソフトにない機能を補う「業務効率システム」です。
最後に
2023年4月にリリースした本製品「電子保存」オプション機能は、8か月間がっちりとテスト使用しております。医療・介護・福祉事業向けの電子保存機能としては、先駆けだと思います。導入後のサポート体制も優しく、居宅介護支援事業運営のフォロー支援も受けられるため、本製品ご購入者様より好評をいただいております。
本製品ご購入様、感謝申し上げます。
最後まで読んでいただき、ありがとうございました。
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