【超重要】プロジェクト成功に導くマスタースケジュール作成方法
そもそも『「PMO」って何？』
という方は、こちらの記事をチェックして見てください。
PMOについて詳しく説明していますよ♪
https://note.com/wooway/n/n2f8a79e0f7f4
プロジェクト管理手法の決定と定着化
まず、1つ目は、「プロジェクト管理手法の決定と定着化」です。
こんにちは！WooGWay会社の関口です！
本日は、プロジェクトをスムーズに進行させ、成果を出すPM（プロジェクトマネージャー）の補佐として働く「PMO（プロジェクト・マネジメント・オフィス）」が行うべき重要な役割についてお話しさせていただきます。
PMOの基本的な役割は大きく7つに分けられると言われていますが、
本日はその中の3つの役割についてお話しできればと考えています。
この役割は、主にプロジェクトが開始する前に行われます。
プロジェクトのキックオフ・ミーティングが開催される前に、
プロジェクトの管理手法をまとめるのです。
具体的にPMOが行う作業としては、
プロジェクト管理のルールおよびプロジェクトの運営ルールを決定し、文書化をすること。
文書の中には、プロジェクト管理のルールおよびプロジェクトの運営ルール以外にも、
・議事録の管理プロセス＋フォーマット
・進捗報告の管理プロセス＋フォーマット
・課題およびリスクの管理プロセス＋フォーマット
・プロジェクトルームの運用ルール
・各種情報共有の方法
などを盛り込みます。
なかでも考慮が必要なのは、「情報共有の手段」です。
可能な限りプロジェクトメンバー全員（社外のパートナー企業も含む）がアクセス可能な環境を構築しておくことが理想的です。
電子メールで文書をやりとりしても良いですが、バージョン管理などの観点で考えると非効率。
現在ではDropboxやGoogleドライブなどのクラウドのストレージ環境が十分に整っていて、クラウドベースのプロジェクト管理サービスも充実しているので、これらを最大限に活用することで情報共有を円滑におこなうことができます。
PMOはこれらプロジェクト管理の基本的なルールづくりと環境づくりを行い、キックオフ・ミーティングでプロジェクトメンバーへの説明と定着化に注力する必要があります。
プロジェクト管理手法を確立し定着化することで、プロジェクト管理業務の抜け漏れがなくなり、かつプロジェクトメンバーの作業が均一となることでプロジェクトの質を向上することが可能となるのです。
進捗状況の可視化とリカバリ策の立案
２つ目は、「進捗状況の可視化とリカバリ策の立案」です。
一般的に、基幹システム導入のプロジェクトは、販売や生産、購買、会計、インフラ、そしてインターフェースなど、担当する領域ごとにチームを分けて進めていきます。
各チームで進めているタスクの進捗状況を把握するために、PMOは定期的に各チームから進捗報告を集めます。
進捗報告を集めるタイミングは、全体進捗ミーティングの一日前から二日前が良いと言われています。
PMOは各チームの進捗を把握するとともに、全体の進捗状況のサマリーも作成します。
そのなかで進捗の遅れが認められるチームに対しては、チームリーダーと個別に打ち合わせの機会をつくります。
そこから、チームリーダーと一緒にリカバリー策の検討を行い、対策を決め、その結果をプロジェクトマネージャーとすり合わせします。
PMOは、リカバリー策の立案を終えた後に、週次全体進捗ミーティングでファシリテーションも行います。
なので、ミーティングの場ではリカバリー策の情報共有に焦点を絞ることができ、リカバリー策の検討に必要以上の時間がとられることを避けることができるのです。
PMOでおこなう進捗管理とは、進捗遅れに対するリカバリー策の検討およびプロジェクトマネージャーとのすり合わせに大部分が割かれます。
進捗の可視化とリカバリー策の立案は、プロジェクト納期目標の達成に直結する役割であり、非常に重要なのです。
課題およびリスクの管理
３つ目は、「課題およびリスクの管理」です。
とくに、課題の進捗ステータスについては、誰がどのような基準でステータスを変更するのかプロジェクトメンバーの認識を合わせておくことが重要です。
プロジェクト期間中は常にアップデートが可能な状態にしておき、新規課題および既存課題ともにPMOが進捗を追跡。
また、PMOは期日が迫っている、あるいは長期間進捗が動いていない課題があれば、担当者にヒアリングを行います。
課題解決を阻害している要因があれば、解決策を担当者とともに探し、プロジェクトマネージャーとすり合わせを行います。
リスクについては、プロジェクト初期の段階で各チームのメンバーと抽出作業をし、PMOはリスクの評価と方針を検討し、プロジェクトマネージャーの承認を得ます。
PMOは、課題やリスクの対策で実行に漏れや遅れがないか、各担当者と密にコミュニケーションをとりながら、解決をはかる役割を担うのです。
動画でも詳しく解説しています。
＜オファー部分＞
今回は「PMOの役割」を３つご説明させていただきましたが、
PMOについて理解が深まったでしょうか。
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次回は、PMOの7つの役割のうち、予算配分などを含む、残りの4つについてお話しますよ。
youtube動画でもPM,PMOについて説明していますので
youtubeも是非チェックしてみてください
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