大学生のためのパソコン術　データ整理の仕方

6月に入り、だいぶ暑くなりましたね。僕の住んでいるところは夜は冷え込むのですが、昼間はだいぶ気温が上がります。昨日は、部屋の中が２８度近くありました。

さて、今日は大学生のためのパソコン術「バックアップ」について書いていきます。以前、バックアップの取り方については記事を書いたのですが、あれから改善点がいくつか見つかったので、より良い方法を説明します。

１、フォルダに作り、分かりやすく分ける。

大学生だと日々、ワードや、エクセル、パワーポイントなどのアプリケーションを使って、作業をしているのではないでしょうか。そこでできたファイルは最初のうちは少なくても、段々とたまってくるもの。後で必要になったときに「どこに行ったかな…」とフォルダを延々とスクロールするのは本当に無駄です。複数のフォルダを作り、分かりやすいフォルダ名を作って、分別していくと大変便利になります。例えば、「2020年_前期授業」というフォルダとつくり、その中に授業ごとに「大学基礎論」「生態学特論」などのようにフォルダを作ります。そうしてファイルを入れれば、何がどこにあるか一目瞭然です。

一点ちゅういですが、あまりにフォルダを階層構造にしてしまうと開くまでの工程が多くなり、めんどくさくなってしまうため、あまり細かく分けすぎないほうが良いと思います。

ちなみに、新規ファイルを作るためのショートカットキーは「Ctrl＋shift+N」で、ファイルの名前を変えるのは「F2」キーなので、覚えておくと良いでしょう。

またよく知られていることですが、ファイルを移動（切り取ってペースト）は、「Ctrl＋X　→　Ctrl＋V」です。

２、ファイルは作業後、毎回新しい名前を付ける。

名前は「内容＋日付（＋ver.）」で表すと良いでしょう。　例）「環境社会学概論_期末レポート_7.10」「卒論アンケート分析_3.13_ver.5」など　　

上書き保存をすると、それ以前のデータは消えてしまいます。作業後に「名前を付けて保存」を選択して、上のように名前を付けると、いざというときに便利です。まあこれは、エクセルで膨大な計算をしたり、卒論の文章を書くときなどは、そうした方がいいと思いますが、ワードで簡単なレポートを書くくらいなら、単に上書き保存でよいと思います。

名前を付けるコツとしては、一目で中身が分かるようなものにすることです。似た名前のファイルが増えてくるといちいち開いて確認しなければいけなくなり面倒です。中身の特徴をよくとらえたファイル名を付けるようにしましょう。

３、バックアップを取る。

バックアップは絶対に取った方がいいです。いろんな方法がありますが、参考までに、僕のやっている事例を紹介します。

そもそも、僕はよく使うファイル（というかフォルダごと）は、Dropbox上に移して、そこで作業をしています。僕はパソコンを2台持っていてそれぞれ場所によって使い分けているので、どちらでも作業をするためにクラウド上で共有している必要があるのです。しかしこれだど確かにクラウド上にデータはありますが、何かのはずみで消える＆どこに行ったか分からなくなる可能性があります。

そこで僕は作業したファイルを外付けハードディスクとNASにコピーし、さらに絶対消えてほしくないというデータは、グーグルドライブにもコピーしています。ここまですればかなり安心できるといえます。

サイズが小さいものなら、これで事足りるかと思いますが、問題はサイズの大きいもの。

クラウドサービス（ドライブ、Dropbox、OneDriveなど）は共有に使うにしても、バックアップを取ることに関してもとても便利です。しかし問題は、その容量が限られているということ。そこで僕は重たいファイル（GISのシェープファイルなど）はクラウド上には置かず、外付けハードデイスクとNASに保存するようにしています。自分のパソコンのCドライブでもいいのですが、パソコンはあまり容量が増えすぎると、重たくなってしまいます。

「絶対消えてほしくないもの」と「そこまでではないもの」という基準で、バックアップと取るものと取らないものに分けてもをしれませんね。

こんな感じで簡単にパソコンのデータ整理術について触れてきました。もし使えそうなものがあればぜひ試してみてください。