【考察レビュー記載にお困りの方】伝わる報告文書の書き方
広告運用者（代理店）において、もっとも苦手意識が高いと言われている定例会資料の考察・レビューの記載。※個人調べ
あなたも苦手だったりしないでしょうか？
どうして、苦手なのか？を大別すると、
・分析の仕方の理解が浅いため、書く内容が思いつかない。
・何をどう伝えるべきかに迷い、文章がまとまらない。
といったことが多いかと思います。
今回は後者の文章の書き方・まとめ方について、まとめてみました。
（前者の分析を書きやすくする方法についても別途まとめる予定です。）
はじめに：正確にわかりやすく伝えること
「読み手が誤解したり、行間を読み取らなければならないような文章」ではNG。自分本位な文章だと伝わらない。
報告において、自分の意見と事実は別物。よく混ざってしまう人がいますが、これは分けましょう。読み手が事実か意見かがわからなければ正確な情報が伝わりません。
この2点を意識した文章を作れるようになりましょう。
そうすれば、考察を書く際の効率もアップ、資料を使って話すときにも話しやすくなります。それにより、報告の受け手からの印象もアップします。
報告書は自分のいないところで一人歩きしてしまうもの、誰が読んでも理解できる文章でまとめましょう。
以降で文章の作り方について解説していきます。
目次
１．伝わりやすい文章の構成とは？
２．事実と意見を分けたうまいまとめ方とは？
１．伝わりやすい文章構成とは？
報告文書については、「正確かつ具体的であり、スリム化されて組み立てられた文章」を作りましょう。
物語や詩のような独特の表現や文体は必要なし。受け手によって受け方が変わってしまい、ビジネス上では意味不明な文章になります。
・主語と述語のつながりがわかりやすいこと。
・伝えたいことが多すぎて文章が長くなってないか？
この2点を抑えて、「正確かつ具体的であり、スリム化されて組み立てられた文章」を作っていきましょう。
例文を見つつ、この2点について見直してみましょう。
あまり良い内容の文章ではないですが・・・（笑）
さて、この文章、何を言いたいのでしょうか？
上記の例文は誰が主語なのか？多く登場する人物のそれぞれがどの述語につながるか非常にわかりづらいと思います。
それぞれの人物ごとに、また時系列で物事を整理してみましょう。
整理したものをもとに、主語と述語を近づけて時系列で並べることで誰が何をしたのかがわかりやすくなり、文章を読みやすくなります。
さて、文章を組み立てなおしてみると…
次にこちらの例文。
言いたいことは理解はできそうですが、読みづらいですね。
そういった時には、句読点でちゃんと句切ること、まとめ方に応じては箇条書きを使うことで伝えたいことが明確になり読みやすい文章になります。
まずは言いたいことの整理から。
それを句読点や箇条書きを使ってまとめなおすと、
このようにすっきりと読みやすい文章になります。
文章を組み立てるときに大事なことは以下2つです。
・文章を作った本人がちゃんと伝えたいことを整理できている
・なんでもかんでも詰め込まずに必要な内容を選択できているか
これを意識して文章を作りなおしてみましょう。
２．事実と意見を分けたうまいまとめ方とは？
報告を書くときにどうしても自分の想いや主観が入ってしまうことがあります。ただし、それは受け手にとっては、同じ想いを感じないものがあったり、文章によってはそれにより事実が見えづらく伝わらなくなることがあります。
さて、この文章。長くて何が言いたいかわかりづらいですね。
先ほど、伝えたいことに応じて句読点で区切ると伝えましたが、「、」のみで区切ってしまうだけだとわかりづらいし、文章が長いです。
まずは、文章を分けて整理してみましょう。
文章を分けると伝えたい内容は上記になります。
スリム化する際の鉄則としては、ワンセンテンス・ワンアイデアです。
次に、事実と意見が混ざっているので、そこを整理していきましょう。
この文章の場合、「可能性がある。」という部分は筆者の考察（意見）であり、事実と切り離す必要があります。
事実は事実として伝え、そこに対しての考察は分けて意見として伝える。
そうすることで受け手は情報を理解しやすくなります。
まとめなおすと・・・
事実と考察を分けて記載することでこれだけ読みやすく受け取りやすい文章となります。
さて、今回は考察・レビューを書く際の文章のまとめ方について、例文をもとに説明してみました。
文章を読みやすくまとめることで、コミュニケーションもうまく行くことも多いです。また、整理することで自分の頭の中を整理することができるので、口頭でも相手に伝えやすくなります。
せっかくよい分析をしても相手に伝わらなければもったいない。
SNSが当たり前に使われる昨今、SNSだと文書構成まで気にすることが少なく、文章のまとめ方が苦手な方も多いかと思いますが、今一度ビジネスで自分が活躍するために文章の作り方にぜひ向き合ってみてください。
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