ホワイトボードもDX―どの会議室にもあってアレ忘れていませんか？
会議室に必ずと言って良いほどあったアレ…使っていないのでは？実はそれは危険信号なのかも。
オンラインが当たり前になってあなたの会社の生産性は徐々に下がっているかもしれません。
会議室にあったアレ…使っていないのは危険信号かも
オンラインが当たり前になってあなたの会社の生産性は徐々に下がっているかもしれません。会議室に必ずと言っていいほどあったアレのこと忘れていませんか？
会議室と呼ばれるところにはほぼあるもの。ホワイトボード。オンラインになってめっきり使う機会が減ったという方は多いのではないでしょうか。リアルな会議室には必ずと言ってよいほどありました。そして会議が紛糾するとやおらなにやら書き出し問題解決していたと思います。
オンラインホワイトボードも日々変化。ビデオ会議ツールに付属のもの、OSに付属のもの、オンラインサービスに組み込まれているもの。追加投資もそれほどかかりません。
あなたのビジネスの基礎を固める。ホワイトボードもDXしちゃいましょう。
オンラインホワイトボードの利点
オンラインホワイトボードにはリアルのホワイトボードには無い利点が３つあります。
絵が描けなくても良い
複数人で同時に書ける
デジタルなので活用が楽
絵が描けなくても良い
アイコン、画像を選んで並べるだけ。絵を描く必要がありません。写真があればそれを挿入すれば良い。見た目のインパクトを上げることが容易です。
複数人で同時で書ける
オンラインホワイトボードは複数人が同時アクセスできます。リアルのホワイトボードは大きいものなら左右に分かれて書けました。所詮その程度です。
オンラインホワイトボードは同時アクセスができます。身体が触れ合うということもありません。自ら参加する。これによりのめり込み度がアップします。
デジタルなので活用が楽
デジタルなのですぐシェアできます。さらにツールに酔ってはキャンバスを拡大し放題。際限なく伸ばして書けるというのは意外に便利です。
外在化と自分ごと化も大事
オンラインホワイトボードのメリットも大事です。一方、ホワイトボードを使う最も大きなメリットは、外在化と自分ごと化です。
外在化
ホワイトボードが活躍する場面を思い出してみましょう。大抵の場合、締切が近い、時間がない、問題が複雑、ヒトや部署が対立して拉致があかない。などなど厳しい状況ではなかったでしょうか。
ホワイトボードに書くことは「外在化」になります。外在化することで、相手と問題を切り離すことが容易になります。これにより、対立しにくくなります。
また、問題を客観視することになるため、解決が早まるのです。
自分ごと化
自らの決心したものは行動変容につながります。指示をしても動かない。それで困ったことは誰でもあるかと思います。
ホワイトボードに書き出すことは、自分が何をすれば良いのか当人にもはっきりとわかります。他者にも当然わかっているのだから逃げ場がなくなるというマイナスの方向からも説明ができます。
他者に言われてさせられるのではなく、自ら気づいて動く。精神衛生上も好ましいのではないでしょうか。
アイコンや絵よりもフレームワークを書こう
アイコンや絵を覚えるよりも大事なこと。フレームワークを覚えて描きましょう。それもこの４つで十分です。
まずは十分に発散させておきます。付箋紙に思いつくまま書き出す。ヒアリングしてどんどんホワイトボードに書き込むなどですね。オンラインホワイトボードの場合、みんなで書けるし、みんなで貼れるし意外に楽ちんですね。
２軸で整理
KJ法を使えるならKJ法を使いましょう。詳しい内容はこちらの書籍（続・発想法―KJ法の展開と応用 (中公新書 210)）にあるようです。
カンタンに済ませたい方はこちらです。これはよく使われるものですね。一度これで整理するとヌケモレなどが明らかになります。その場合は発散として追加します。
私からの付加情報としては２軸を選ぶコツですね。縦軸は高さで形容されるものを。横軸は距離で形容されるものを選びます。
縦軸には、高い⇔低い、大きい⇔小さいなどと形容されるものを選びます。品質、価格、温度などを選ぶと良いですね。
一方横軸には、遠い⇔近い、長い⇔短いなどと形容されるものを選びます。時間、時間経過、固定された比較属性などがこれにあたります。
対立明確化
２軸で整理したものから良さそうな案を２つ選んで戦わせたりするのに活用します。違い・対立するポイントをおもいつくまま書き出していきます。これを通じてより深くそれぞれの案を理解することができます。
現状と理想
選んだ案を進めるために利用します。その案を進めた最終的なゴールを有るべき姿として明確化します。次に現状を書き出します。現状とあるべき姿の差が問題です。現状からあるべき姿に向かう道すぎが課題です。
問題と課題の意味を取り違えているケースがほとんどです。この整理をする場合にはまずは用語の確認をするようにしましょう。
締切と役割
欧米の打ち合わせで言えばネクストアクションです。いつまで、誰が、何をする。これを明確化しましょう。
自分ごと化にも述べましたが、自分がやることは自分が選ぶ。これが前に進めるコツだと思います。
まとめ
以下の様にまとめます。
ホワイトボードを使わなくなったら危険信号
オンラインホワイトボードはリアルのホワイトボードよりも便利
ビジュアル化による外在化と自分ごと化で効率化
アイコンよりもフレームワークを使う
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参考文献
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