DXの道も一歩から！IT初心者の事務員がデジタル業務改善の社内活動会を始めた話
こんにちは、むらかにです。
私は食品検査会社で働く事務員で、デジタル技術を活用した業務改善活動に取り組んでいます（IT初心者のため、プログラムが書けない人でも扱えるローコード・ノーコードツールを主に使用しています）。
今年の初夏に参加したデジタル活用の研修のおかげでルーチンワークの一部をPower Automate Desktopを使って自動化することができました。
そのときに継続することの大切さを学んだにも関わらず、それから2ヶ月が経過し、すっかり秋の風が気持ち良い季節になった現在、私は元のだらだら生活に戻りつつあり、危機感を抱いています。
私は意志薄弱！
追い込まれないと何もできないタイプ！
というわけで、強制的に自分を追い込めるようにnoteの執筆を再開することにしました。
研修後の2ヶ月で見えてきた課題
よく知らない業務の改善案の作成は難しい
いままで私は自分が関わる業務についてエクセルVBAやPower Automate Desktopを用いた自動化をしてきました。
私も初心者に少し毛が生えた程度ですが、ありがたいことにちょこちょこ別の部署の人からこういう業務を自動化できないかという相談を受けるようになりました。しかし、業務内容をヒアリングして作るものの、やはり自分がよく知っている業務と比べて、重要ポイントや前後のつながりがわからないので、うまくできないなぁと感じています。
ひとりだけできても業務改善は進まない＆属人化が怖い
研修中にも思っていたのですが、職場の業務改善においてひとりが突出しても効果が限定的だなぁということです。
例えば、万が一、プログラミングもデータ分析もできる、すごいDX人材が弊社に入社してくれたとしても活躍できるのだろうか、いまよりも業務改善が進むのだろうか？と考えたときに、たぶん無理だろうと思ったのです。
ひとりができることには限りがあり、私たちの職場にいま必要なのはそういうすごい人ではないのでは？と思いました。私たちはまだスタートラインにも立ってないようなアナログ現場なので、いきなりDXだ！となっても誰もついていけないかもしれません。
また、大昔から言われていることですが、エクセルマクロ（VBA）等のEUCの属人化問題が怖い。
私が作ったものは、最悪、手作業には戻せるレベルだと思っているのですが、私がいなくなった後に私が作ったもののせいで職場が大混乱とか想像しただけで胃が痛すぎる。他人が書いたVBAのメンテナンスは難度が高いので、作った人がいなくなったら、一旦それは捨てて、作り直したほうが良いように思います。そしてそんな時限爆弾みたいなものを他人に供給するのがいまさら怖くなってきたというのもあります。
ひとりではやる気が続かない
私にとってはこれが一番大きいです。
研修に参加していたときは、目的を持って、参加者同士で励ましあいながら切磋琢磨できていたのですが、研修から離れてみると、なかなか当時のような密なコミュニケーションは難しい。あとは私は自律心が弱いので、すぐ楽なほうへ流れてしまう……。
（気づくと休日は一日中寝てしまっている！若いころは大丈夫だったのに、中年は寝すぎると腰が痛くなって辛いです。）
リスキリングは全員に必要だ
そんなこんなでモヤモヤしていたところ、下記のレポートを読む機会がありました。
リスキリングとは「新しい職業に就くために、あるいは、今の職業で必要とされるスキルの大幅な変化に適応するために、必要なスキルを獲得する／させること」です。
これがAI等のデジタル技術の普及にともなう大規模な技術的失業の処方箋として注目されているらしく、AI失業しそうな事務員としては大変気になる話題です。そして、私に刺さったのは、これがDXを牽引する一部の人にとって必要なものではなく、従業員全員で取り組む必要があるというところです。
社内勉強会で社内のデジタルリテラシーを高めよう！
弊社でも御多分にもれずDXが方針として掲げられています。
とはいえ、やはり私たちのような一般社員には遠いお話。DXをやれと言われても何からやってよいかもわからないし、そもそも時間がない。
毎日の業務に追われ、新しいことにチャレンジもままならず、残業もなかなか減りません。
業務改善→時間が少しできる→勉強する→業務改善→時間が少しできる→勉強する→業務改善
そんな中で、このループが各所で回せたら、全体的に良い方向に進めるのではないかと思いました。また、リスキリングでは学んだ知識を使える場を用意することが重要とのことで、テーマを業務改善にして、学んだことで直接的に仕事が楽になったら皆ハッピーじゃないかと考えました。
私も他人に教えられるほどデジタル技術に詳しくはないものの、私が研修に参加したときに楽しいと思ったような皆で切磋琢磨するような素敵な時間が社内の人にも提供できたらいいなと思いました。
以上のような課題や願望を解決する策として、社内勉強会をやってみたらどうかと思いました。都合よく弊社では昨年から小集団活動に取り組んでおり、この小集団活動としてチームを立ち上げ、まずは半年間の活動を考えました。
そこで、上司にデジタル活用の勉強会をやりたいと相談したところ、あっさりOKがもらえたので内容は何も決まっていないのに、同じ建物内の各部署のリーダーさん達にメンバー集めのメールを流しました。
とりあえず1人でも参加者がいたらやろう！と思っていたのですが、幸いにもメンバーを10名弱集めることができました。わー嬉しい！
今回の取り組みは座学で何かを教える勉強会というものではなく、各自が自分のグループの課題を解決しながらゆるく横のつながりを持ち、励まし合いながら進んでいくような集まりを目指しています。
まずは覚えたてのTeamsを使ってチームを作り、私が知ってるデジタルツールのお役立ち記事を紹介してみました。
というわけで、いまはチームを作ったところまでですが、これから私たちの活動をこっそり紹介していけたらいいなと思っています。
以上、御覧いただきまして誠にありがとうございました。
この記事が気に入ったらサポートをしてみませんか？