【社外秘】オン/オフライン二刀流！社内イベント完全成功マニュアル
2019年に新型コロナウイルスの発生が確認されてからはや3年ちょっと。感染拡大に伴い、それまではオフラインで開催されていたイベントの多くが、オンラインに移行されたように感じます。しかし少しづつ感染者数が落ち着いてきた（※）ということで、ケースバイケースでオフライン開催も復活させたいという企業の方も多いのではないでしょうか。
弊社でも忘年会や全社会といったイベントを、感染拡大後オンライン開催に移行してきましたが、今後を見据え今回は新たに「オフラインとオンラインのハイブリット型」での開催に挑戦しました。
今回は開催までの一部始終を共有します。これから「ハイブリット型でのイベントを考えられている方」、「新しい形の全社イベントを考えられている方」など、イベント運営を企画運営されている方の役に立てれば嬉しいです。
※本イベントは6月上旬に開催されました。
【この記事でわかること】
・オン・オフライン、ハイブリット型のイベントの開催方法
・開催する上で気をつけたこと、工夫したこと
・実際におこなったコンテンツ内容 など
序章 ： イベントの前提情報
はじめに、弊社の情報やイベントの規模などを共有します。規模感などのイメージを持っていただければ！
Q、株式会社バカンはどんな会社？
A、東京永田町に本社があり、2016年に創業した社員数70名程度のスタートアップです。空き/混雑情報を起点としたプラットフォームサービス「VACAN」を提供しています。勤務形態はリモートワーク可となっており、多くの社員が基本的にはリモートで働いています。
Q、どんなイベントを開催したの？
A、期初に開催される、全員参加型の社内イベント「VACAN CAMP（通称：バンプ）」が今回のテーマです。
Q、開催までのタイムスケジュールは？
A、開催日である6月3日の2週間前から、会場の選定やコンテンツの検討などを始めました。運営メンバーは「コミュニケーションチーム（※）3名＋デザイナー 2名＋インターン生 2名」で、開催日の3日前からは1名（私）は基本的にフルコミットで取り組みました。
※社内外のコミュニケーションを担当するチームです。人事・広報PRなどの機能をもつチーム
Q、開催場所は？
A、今回は地方拠点のメンバーも含め全社員対象のイベントだったため、交通の便の良さも考慮し、日比谷（東京）で開催しました。
1章 : 今回のイベントテーマ
今回は任意参加ではなくあえて全員の1営業日をつかって開催するイベントであり、オフライン会場もあること、そして新しく入社するメンバーも多いことから、大きく2つのイベントテーマを設定しました。
1つ目が、「バカンらしさ（バリュー）の体感」。2つ目は、7つの習慣などでも紹介されている時間管理のマトリックスでいう「第二領域（緊急ではないけれど、重要なこと）を考える」です。
この2つのテーマを実現するために、コンテンツやイベントの設計をおこないました。ここからは後の章では、コンテンツ内容や工夫した点などを紹介します！ちなみに今回のイベントは、午前10時から午後4時半まで下記のタイムラインで開催しました。（各コンテンツの詳細は次章に記載）
2章 : 工夫したこと
①【コンテンツ】HOWからではなく、WHYをまずは徹底的に考える
全社会やキックオフというと、「代表や本部長が話して、表彰して、、、」といったような形から入りたくなるところですが、まずは「なぜやるのか？」を徹底的に考えました。ここが疎かな状態で内容検討に入ってしまうと、手戻りが発生したり、会の趣旨が分かりにくくなり、イベント満足度も低下してしまいます。
今回のテーマである、「バカンらしさの体感」と「第2領域を考える」を実現すべく考えたコンテンツが下記の3セッションになります！特徴としては、セッション毎に弊社の3つのバリュー「Trust & Lead、Pride & Respect、Delight & Integrity」を紐付けることで、1日を通して自ずとバリューを体感できる内容になっている点です。
【セッション1（グループワーク）：Trust & Lead】
①マシュマロチャレンジ：ゲームをしながらチームビルディングができるコンテンツ（詳細はこちら）
②自分にヒーローインタビュー：昨期を通して、自分自身の事で最も印象に残っていたり、もっとも輝いたと感じた仕事や経験をグループ内でシェアする
③バカンの強みを言語化：自社の強みを一度立ち止まって言語化し、グループ内でシェア
④5年後のバカン、どうなってる？！：直近の未来ではなく、”5年後”にどうなっているかをグループごとに考えてもらい、全体にシェア
⑤いつやるの？今期でしょ！：これまでのコンテンツを踏まえて、今期チャレンジしたいことを個人ごとに言語化してグループ内でシェア
【セッション2（個人ワーク）：Pride & Respect】
①サンクス・シェアリング：なかなか業務が忙しいと言えない、感謝の気持ちや相手を尊敬する気持ちなどをチームメイトなどに伝える。オンラインホワイトボードツールを使って実施。
【セッション3：Delight & Integrity】
①フィナーレ：動画コンテンツ（詳細は次章に記載）
②締めの挨拶
③全員で写真撮影
②【コンテンツ】オフラインだからこそできるコンテンツを考えきる
オフライン開催での価値として、「参加者同士の熱量が伝わりやすい」、「偶発的な会話やセッションが生まれやすい」などを考えました。そこで、コンテンツとイベント設計において下記の2点を意識しました。特に、これから入られる方に来てもらったり、あえて話すだけの時間をつくるといった部分は、参加者から「久しぶりに雑談ができて楽しかった」「入社前から顔見知りになれるので、入社に対する不安が薄れた」などの声をいただけました。
【コンテンツ】
・モノを使ったり手を動かす必要があるワークを入れる
・相互コミュニケーションを前提としたコンテンツを主にする
【イベント設計】
・午前と午後でグループワークの班分けを変えることで、会話するメンバーを意図的に分散させる
・参加者同士で話をするだけの時間をあえてつくる
※ただし、偶発性に任せるだけではなくマネージャー以上の人には、会話が生まれるように率先して人を繋ぐ、紹介するといった動きをしてもらいました。
・新入社員やこれから入社される方に、オフライン会場でコンテンツに参加してもらうことで、会社の雰囲気を感じられるようにする
③【会場】第一印象は雰囲気が9割。会場は妥協しない
オンラインよりも、オフラインにおいて重要になるのが会場の雰囲気です。ここで参加者にワクワク感を与える選択ができると、それだけで参加満足度が高くなります。ラグジュアリーな場所な選べといった趣旨ではなく、イベントの趣旨や目的に沿った場所を選ぶのが重要という意味です。
「広い会場なのか？窓はあるのか？明るい会場なのか？」同じコンテンツをおこなったとしても、参加者の感じ方は会場によって大きく変わります。広さ、明るさ、新しさ、色合い、立地、コストなどをイベントに合わせて最適な組み合わせを妥協せずにチョイスできるかも、成功に向けた重要な要素の1つです。
④【コンテンツ】ハイライトをつくる
そして最後に重要なのが、ハイライトをつくること。具体的には、参加者が予想していなかった場面を意図的につくることです。今回は2つのハイライトを設計しました。
1, オリジナルTシャツ × ダンスパフォーマンス
今回このイベントに合わせてデザインチームが、オリジナルTシャツをつくってくれました。そこでダンスをやっているメンバーに頼んで、ダンスパフォーマンスをしてもらった後、全員にシャツを紹介する形をとりました！
2, オリジナルグッズ × 結婚式風動画
Tシャツとは別にノベルティも準備しました。当日まで中身はおろか、配ること自体も運営メンバーしか知らないようにし、お昼が終わったタイミングで全員に配布しました。また結婚式動画を参考に、当日写真を撮りつつ、最後に当日の写真を動画としてまとめて放映しました。
【ノベルティ一覧】
・PC用カメラカバー
・紫色（カンパニーカラー）に変わる紅茶
・会社の歴史早わかり年表
・オリジナルTシャツ
↓ノベルティもただ配るだけではなく、冊子をつくってそこに貼り付ける形で配りました！
⑤オンライン参加者の出番を意図的につくる
ハイブリット型開催で最も難しいポイントが、オンライン参加者です。（今回実際にやってみて、より実感しましたが）オフラインイベントとしてコンテンツを設計し、そこにオンライン参加してもらう形式にすると悲惨な結果になるリスクがかなり高いです。たとえばグループディスカッション1つをとっても、オフライン参加者同士の議論にオンライン参加者が割って入るのは至難の業であり、それを予めコンテンツ設計に織り込まずにおこなってしまうとオンライン参加者は"観客"になってしまったりします。
そこでオンライン参加者が必ず発言する時間を作ったり、原則クラウドサービスを使いオンライン/オフライン問わず情報をやり取りできるようにするなど、ハイブリット開催ならではの設計を意識しました。
やってよかったコト
①【運営】イベントは「ロジ管理」が生命線
イベントでは、ロジの管理が非常に重要になってきます。とくにオフライン会場がある場合、オンラインと比べ人の移動時間がかかったり、会場利用時間のデットラインがあったりと、よりロジ管理の重要性が増します。
「誰が、どのタイミングで、何をするのか」というのがすぐに分かるようなロジ表をつくるのが、絶対におすすめです。またこれも当然のことなのですが、余裕をもった時間を設定すると共に、時間が押したときに調整できるバッファーコンテンツを用意しておくと、より安定した運営ができるておすすめです。
②【コンテンツ】新入社員やこれから入社するメンバーにも参加してもらう
百聞は一見にしかずということで、イベントの内容的に問題ないのであればこれから入社予定の方も含め新しくジョインするメンバーを招待する形が圧倒的におすすめです。
今回弊社でも入社3日目の新入社員の方だけでなく、すでに入社が決まっている方まで招待をしましたが、「採用の際に話せなかった他のメンバーとも会話ができ、入社後のイメージが湧きました」といった声頂いたりと、オンボーディング施策の一環としての効果も実感できました。新型コロナウイルスの感染が拡大して以降、採用過程で会社に呼んでざっくばらんにメンバーとコミュニケーションを取ってもらう形式はハードルが高いのが現状です。そんなときだからこそ、こうしたオフラインで全員が集まれる機会を活かすのは一石二鳥ではないでしょうか。
ただしイベントの目的によっては、新入社員や入社予定の方が参加しないほうがよい場合もあるので、そこは要注意です。
最終章 : これから開催される方へ
ここまで工夫した点や、やってよかった点を書いてきましたが、一方で開催する中で課題もあったので、これから開催される方に向けてまとめて、このnoteを締めようと思います。
ハイブリット開催は必要人員が2倍必要
まず結論から言うと、個人的には一定の手軽さと参加者の満足度の両立を目指すのであれば、「開催方法は1つ絞るのがベスト」だと考えています。（主観多めです）オンラインだけ、もしくはオフラインだけといった形に限定できるのであれば、絞ることを強く勧めます。オンラインミーティングツール等が広まったとはいえ、オンラインの参加者がオフラインで参加しているメンバーと同じクオリティーで参加できるかと言うと、やはりまだ難しい部分が少なからずあるのが現状ではないでしょうか。
バーチャルオフィスサービスなどを使いコミュニケーションをオンラインに絞れば、かなり体験の質を揃えることができるでしょう。しかし、そういったオンラインのコミュニケーションに寄せれば寄せるほど、オフラインで開催する意味が薄くなってしまうのもまた事実です。
この「体験の質」と「オフライン開催の意味」のバランスを取るのが非常に難しいと、企画・運営を通して感じました。
今回も、Zoomを使いコンテンツ設計も工夫するなど、可能な限りオンラインとオフラインの同期コミュニケーションを取りやすい形を考えましたが、それでもオフ/オンラインで同じクオリティーだったかというと課題が散見されました。（具体的な課題は割愛しますが、詳しく聞きたい方は連絡ください！語り合いましょう！笑）
しかしそれでもなお、「どうしてもオフラインとオンラインのハイブリット開催をしたい」という方もいるかと思います。
そんな方におすすめなのが、運営メンバーをオフライン専用メンバーとオンライン専用メンバーをそれぞれ確保することです。集音の問題やブレイクアウトルームといった操作系の問題など、紐解いていくとオペレーションが諸悪の根源となっている場合が少なくありません。
問題が起きたときに、オフライン会場のメンバーにきちんとトラブルの内容を伝達し、その対処方法を粛々と実行できる体制になっていれば、かなりの問題は解決できるのではと感じています。
もしハイブリットで開催したい方は通常の”2倍人員を用意する”ということを意識していただけると、だいぶスムーズになるのではないかと思います！
おわりに
ということで、ここまでVACAN CAMPの内容をまとめてきましたがいかがでしたか？
少しでも、イベントを企画している方、これから開催を考えている方など、イベント運営同志のお役に立てれば嬉しいです。またここに全ては書ききれなかったので、質問などがあればこちらまで連絡いただければ。
またオンライン開催した際のTipsまとめはこちら↓
読んでいただきありがとうございました！
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