リアルでの開催よりも楽しい!?フルリモート全社会を準備期間10日で開催する方法
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リアルでの開催よりも楽しい!?フルリモート全社会を準備期間10日で開催する方法

株式会社バカン

こんにちは、株式会社バカン広報のまっちーこと町田大地です。
今回は2021年6月10日にフルオンラインで開催した期初の「全社キックオフ会」について紹介しようと思います。

【今回の記事がオススメの方💡】
・今までオフラインで合宿などをやってきたけど、オンラインへの移行を考えている方
・オンラインで一体感のあるイベントを作りたい方
・他社の全社会の取り組みを知りたい方 
 などなど

全社キックオフ会とは

バカンでは、全員で目標達成に向かって取り組めるように、1年に1回オフラインの合宿で社員全員が集まる機会をつくってきました。

しかしコロナ禍によってオフラインで集まることが難しくなった今年は、全社キックオフ会という形で内容や開催方法などをリニューアルして行うことにしました。

リニューアルした全社キックオフ会の目的は2つです。

1つ目は、合宿でも目的としていたメンバー同士の一体感を高めること。2つ目は、昨期1年間でやり遂げたことや社内の動きを全員で共有すること。

バカンではもともとリモート勤務は導入されていましたが、コロナ禍が始まってからは基本的にはリモート勤務となり、メンバー同士で顔を直接オフィスで合わせる機会が圧倒的に減りました。

それにより社内で始まった新しい取り組みなどを中心に、始めた背景や主催者の想いなどを以前よりも知りにくいといった課題感がありました。(こういう点こそ、まさにオフィスでの雑談が担っていた部分でもあるかもしれません)

そこで今回は、「想い」や「背景」といった、普段仕事をしている上で見えにくい部分を知れる機会として全社キックオフ会を開催することしました。

キックオフ会の概要

そんな目的を達成するために企画したキックオフ会の概要はこちら!これからオンラインでの全社会をやろうと思っていたり、他拠点でメンバーが働いていてコミュニケーションや雰囲気の醸成に悩まれている方の参考になれば嬉しいです。

ちなみに今回のセッティングであれば、マイクや特別なソフトなどは必要なく、いつも使っている業務用PCが一台あれば実施できるので、手軽に始めたい方にもおすすめです!

【イベント概要 📅  】
準備期間

・10日
チームメンバー
・オーナー2人+スポットで各チームにサポートを依頼。当日はオーナーがメインで運営。
形式
・フルオンライン
キックオフ会のスケジュール
・全5時間(13:00~18:00)
1日を通して開催すると業務対応などで集中できない可能性があったため、午前中は作業ができるよう午後のみの開催としました
全体のコンテンツ
・「パネルディスカッション」、「全員参加型ワークショップ」、「お楽しみコンテンツ」の3部構成
ゴール
・「想い」や「背景」といった、普段仕事をしている上で見えにくい部分を社員が知れるようにし一体感とモチベーションを上げる

使用したツール一覧とイベントの工夫

オンラインでの課題は双方向のコミュニケーションが起きにくいこと。どうしてもずっと聞くだけになってしまうと、集中力が続きにくくなってしまいます。そこで今回はツールとコンテンツ内容を工夫することで最初から最後まで楽しめる会を目指しました。

もう一つ大事だと思うのが「オフラインをオンラインで再現する」と考えないこと。形式上は昨年オフラインで行ったイベントのオンライン版だとしても、全く別のコンテンツ・イベントとしてゼロベースで考えるのが重要です。

それでは早速使ったツールと工夫をご紹介!

【ツール一覧🔍】
・オンラインワーキングスペース「oVice
・チャットツール「Slack
・スライドサービス「Google スライド
・コミュニケーション支援・会話の見える化アプリ「UDトーク

工夫1:非日常体験の設計
今回のキックオフ会で大活躍したのが「oVice」。このサービスでは参加者ごとにアバターを作成し、話したい時に相手のアバターに近づくだけで会話ができるなど、擬似的にオフィスにいるかのような体験をオンライン上でできるのが特徴のツールです。

「oVice」を使うことで、通常のオンラインMTGツール「Zoom」を用いた会とは異なる体験ができるように意識しました

例えば今回は三部構成にコンテンツが別れていたため、コンテンツごとにoVice上のオンライン会場のレイアウトを変更し参加者に自然と動きが生まれるようにしました。

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▲第一部はステージを真ん中に配置!画面上の丸いアイコンが参加者です。

実際に至るところでオンライン立ち話が生まれていたことに加え、参加者からもオフラインで話しているような体験ができて楽しかったといった嬉しい声も!

ドメイン制御などで参加者を社内限定にするなども手軽に行えるのも、運営側としてはとても助かりました。

工夫2:海外メンバーでも楽しめるよう翻訳を表示
2つめの工夫は、海外メンバーとのコミュニケーションの部分。弊社では海外拠点や海外からリモートで働いているメンバーもおり、全て日本語のコミュニケーションだけだと彼らが置いてけぼり感を感じてしまうのを危惧しました。

そこでUDトークという、音声認識をしつつ翻訳もできるサービスを用いて画面上に英語で日本語の翻訳が表示されるようにしました。海外メンバーがいる会社であれば、ぜひ使ってみてください!

工夫3:事前の盛り上げも忘れずに
意外と重要なのが、事前の盛り上げ。開催日時を定期的にSlackなどでリマインドするのはもちろん、「当日の内容を小出しにしていき、興味を持ってもらうようにする」「文章だけの告知にならないように気をつける」など、見せ方にも工夫を加えました。

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▲パロディ的な見せ方にすることで、盛り上がりました!(願望)

コンテンツの肝は「真面目さ」と「楽しさ」のメリハリ

今回のキックオフ会は5時間という長丁場だったため、コンテンツの内容もメリハリをつけることを意識しました。

もう少し具体的には、普段なかなか話せないような会社の事業や未来に関わる話だけでなく、後になって振り返った時に楽しかったと思える場面があることを意識しました。

第一部:会社のこれからについて、投資家も交えてパネルディスカッション
今後の戦略や事業のこれからについて話すとなると、ボードメンバーや責任者がお互いインタビューしたり、プレゼンするということが一般的です。そこで特別感を出すために、今回は投資家の方をお呼びして対談方式で話すことにしました。

事業について社内とはまた異なる視点でされる意見や質問がでたり、会社として追うべき指標について投資家目線でもコメントがもらえたことで議論も活発に!また第三者が議論に加わることで納得感もアップ!

第二部:全員参加!目標設定ワーク
第一部で会社のこれからについて理解を深めてもらったところで、第二部ではそれを達成するために必要な行動を個人単位で考えてもらうワークショップを実施。

5人1チームで2時間ほど取り組んでもらいました。どうしてもオンラインだと受動的な聞きが多くなってしまい他人事感が強くなってしまいがちな中で、手を動かす時間をきちんと取ることで当事者意識をもってもらえるように、このような設計にしました。

会場もグループワーク用にレイアウトを変更!
右上には同時翻訳用のウィンドウを出して、海外メンバーもインタラクティブな会話ができるように工夫も。

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第三部:熱狂クイズ大会「バカモネア」
第一部、二部と比較的真面目な内容を取り組んでもらったので、最後はレクリエーション企画を準備!

コロナ禍が始まり、リモートでの入社やほとんど対面で社内メンバーと会ったことがないメンバーも一定数いたため、バカンにまつわるクイズなどを行いました。

企画者が仮装をしたり、某クイズ番組をオマージュして音楽と演出をリアルタイムで流すなどの工夫の結果、白熱したクイズ大会となりました!複数の画面を同時に共有できるので、テレビのワイプを抜いたような演出が手軽にできるのも「oVice」の良さです。

おまけ:他に準備してよかったもの

おまけ1:進行表
当日の進行表はこちら。コンテンツが複数ある場合はタイムマネジメントが重要になるため、進行表は作った方がベター。

時間と項目を入れると簡単にタイムテーブルを作成できる「進行表さん」といったサービスもあるので、ぜひ活用してみてください!

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おまけ2:社内報
この日に合わせて新聞形式の社内報をデザインチームなどと共同で作成。
内容は一年の振り返りとして、昨年1年間の定量的な成長や社内で始まった企画の主催者インタビュー、昨年もっともインパクトの大きかった案件について関係者インタビューといった内容にしました。

こだわりポイントは2つ!

こだわり1:手にとってもらえるように印刷
後日メンバー全員に送り、手にとって思い出してもらえることを意識!今回は新聞をイメージしたものだったため、新聞と同じレイアウトで広告風の画像を入れたり、紙も新聞と同じものを使って印刷したりと細部までこだわりました。

なかなかギフトセットといったものを用意するのは予算的にも工数的にも難しいという場合も、社内報形式であれば幾分か実現しやすくなるのでおすすめです。

こだわり2:英語と日本語を併記
海外メンバーも読めるように言語は英語も併記しました!

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おわりに

新型コロナウイルスの感染拡大以降、オフラインからオンラインへの移行が急激に進んだことによって、全社会や合宿なども従来の開催方法とはまた異なる方法を求められることも多くなったのではないでしょうか。

私自身も完全オンラインでの実行を決める際は、盛り上がりや相互コミュニケーションなどの観点から悩みがなかったかと言われれば嘘になります。(というか、正直めちゃくちゃ不安でした。笑)

ただ実際に開催してみると、参加のしやすさや演出の多様性といったオンラインならではの良さを知れたり、ゴールとしていた「想い」や「背景」の共有といった部分の実現ができたりと、とても充実した会にできたのではと考えています。

社内イベントなどのオンライン開催で悩まれている方のお役に少しでもこの記事が立てれば嬉しいです。

また内容もどんどんアップデートしていこうと思います!

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