創造的で効率的なリモートワーク スタイルの提案

前回、ZoomとSlackの使い分けについて触れましたが、今回はラボレーションツールの使い分け、それをさらに効率的に活用するためのワーク・ライフスタイルへの探究レポートです。最初はツールのTIP的な話から始まりますが、最後は社内ネットワークやSNSでの相手を理解できる相手とはリモートでもクリエイティブワークがしやすいですよという跳んだ結論にいたります。

チャットツール上での情報整理

もしSlackやTeams上で多様な議論が行われ話題が混ざるような事態になってくれば、最初に検討すべきはチャンネル分けでしょう。チャンネル分けに唯一の正解はありませんが、「どのようなグループ単位で仕事をしているか？」に応じてデザインされるべきです。例えば、弊社はとても小さい会社で一人の人が複数の業務をこなしているため、
・社内業務領域毎のチャンネル（会計、営業、法務など）
・クライアント毎のチャンネル
・雑談、共通連絡チャネル
を作り対応してます。小さなTIPSですが、Slackは基本的に文字コード順なのでチャンネル数が接頭辞[Prefix]を作って整理すると便利でしょう。あとはなるべく個人や個人グループ同士での会話を最低限に抑えることが重要です。これにより情報の公開性が上がり、会議で皆に話すべき内容は減るはずです。

案件毎の管理ツール導入

このようなスレッド分けをしてもチャンネル毎の議論が発散して結論が追いにくくなったり、ある重要な取り込み（プロジェクト）について進捗や課題状況を把握したくなった場合には、Backlog、Jiraなどの案件毎の管理ツールの同様をおすすめします。このようなツールは、ステータスや期限の追跡、結論の保持、トレンドの把握に優れるため、このような機能を必要とするプロジェクトやチームワークにとっては有用です。基本的には、チャットツールで情報共有し、上がった重要なトピック（取り組みの完了に必要なタスクや疎外要因となる課題）は投入して議論すると良いと思います。

コラボレーションツールの導入

コラボレーションツールといっても、特別なツールを導入しなければ体感できないものではありません。例えば、Goodle Spreadsheetは複数のフォーカスが同時に表示され、セル単位でコメントを残し、それを受けて修正し、コメントを返す といった同期でも非同期でも使えるコミュニケーション機能をもったツールです。このような機能は、Adobe XDやFigmaといったプロトタイピングツールでも導入され、我々のようなイメージを作る仕事にも広がっています。

今弊社が注目しているのは、MiroやTandemといったコラボレーションツールで、これらは思考の発散・整理やメンバー間のフィードバックをホワイトボード上で行うものです。これらを使いこなせば、リアルオフィスでも準備が難しかったワークショップを簡単に実現できます。これらのツールは、リモートとリアルという距離の壁を越えるだけでなく、かんたんに作業のONとOFFを切り替えることができます。 同時に複数のクリエイティブワークをこなし、煮詰まったら定型業務（事務作業）をしつつアイデア降りてくるのを待つ という多動傾向の人には待望の仕事環境を実現してくれます。

とはいえ、さすがに初対面でこのようなツールを使ってCo-work（共同業務）をするのは私も難しいです。では、どうするのがよいか？

相手の理解がリモートコラボの鍵

すでにZoom会議などで感じてらっしゃる方も多いと思いますが、やはりリモート環境下では元々考え方を知っている相手のほうが仕事がしやすいです。これを最も効率的に実現するのは、リアルで一緒に仕事や飲みにいって関係性を構築することでしょう。「人と人は出会うべきなのか」でも取り上げられており、私もとても勉強になりました。

とはいえ、私はネット上では関係性は築けないと思考を停止せず、その可能性にチャレンジしていきたいです。先日、弊社に新しいメンバーが加わったのですが、その方は一度も直接お会いすることなく入社を決めていただきました。おそらく本人も少しは不安だったと思うのですが、私の方はあまり不安はありませんでした。これは、その方が元々SNSにかなりの情報を発信されている方でオンライン面接以外にその方を知る情報源があったことが大きいと思います。また、弊社もやっと丸1年経っただけの会社なので情報不足ですが、UX MILKさんの記事などで情報発信していることが役にたったと伺っています。

コンセプト作りとプロト検証は同時並行、フライング・ペンギンズが実践する超並列UXデザイン

実際、対面で面接や2-3度打ち合わせした人よりも、その方との方が意識を合わせて好き勝手言い合いながら創造的な仕事をできるので、「もっと前から知り合いだった」という錯覚に陥ります。ニューノーマル時代には、多くの未対面の人と仕事をするようになると考えています。その場合には、個人や企業が考え方を発信していることは、インバウンドマーケティングだけでなくワークスタイルや業務効率にとても大きな影響を与えると確信しています。

この記事で伝えたかったことは、

・もっと生産性や創造性を上げるツールを使いましょう
・自分の考えを伝えることを恐れず、 SNS や 社内コミュニケーションツールに情報を書き込みましょう

という内容でした。

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