初の主催イベント覚え書き〜WSイベント告知まで

さて、ごろごろと動き始めた主催イベント。
ほんの少しでも、「これからイベントをやってみたい！」という方の助けになると良いなと思い、どんなことをやったかを中心に書き残したいと思います。

まずは、ワークショップ講師をしていただく大物K氏へ概要書をお送りしました。
概要書の内容は以下のような感じです。

＊目的
＊イベントのコンテンツ
＊イベント期間
＊イベントPR方法
＊WSの詳細箇条書き
　（日時・場所・対象・受講金額目安・人数・予約方法・感染症対策）
＊お支払いする講師料について
＊貸し出し可能物品について
＊講座内容（要望）
＊他の講座内容の現時点での構想
＊他のコンテンツの現時点での構想
＊ツキカゲドウ ワークショップ研究室について

この時点で開催予定日まで1ヶ月と数日。
1日でも早く告知をするため、まずは概要書を読んでいただき、正式な参加OKをいただかなくてはいけません。
お忙しいのは承知の上で、○日までにはお返事ください！と期日をしっかり切らせていただきました。
この時点で、参加OKをいただいた後のスケジュールも一緒にお知らせしました。
「ご参加いただける場合は、○日までに下記のご提出をお願いします」という感じですね。
準備期間が短いなりに、考えていただく時間をできるだけ長く取るための予告です。
ちなみに、「下記の提出物」はこちら。↓

＊宣材写真
＊講座名
＊講座内容（150〜200文字程度）
＊募集人数
＊受講料金

上記5項目＋開催日時・場所があれば、告知が可能です。
今回講師をお願いしたK氏は専門学校の講師もされている方なので、講座の詳しい内容は当日までに考えてもらえれば大丈夫。
私が事前にチェックする必要はありません。
もし、講座をやるのが初めてとか、不安があるという方に講師をお願いする場合は、事前に1度私が講座を受けてみなければならないため、もう少し早めにオファーする必要がありました。

参加OKをいただいたら、あらためて宣材写真等の依頼をかけました。
締め切りはだいたい1週間くらいです。
宣材写真等の素材が提出されるまでの間に、告知用素材を作っておきます。
今回はWEBのみの告知なので、正方形の告知用画像にしました。
写真や文章をもらったら嵌めるだけの状態までイラストレーターで作っておきます。

それに加えて、SNSで宣伝する用の文章のフォーマットも作っておきます。
これは主に、講師の方が自分のSNSで宣伝する時に使ってもらうためのものです。
忙しい方だと、文章を考えるのが面倒でなかなか告知できないとか、文章に入れて欲しい情報が抜けてしまっていたりということが起こる場合があります。
お客さんになってくれたり、SNSの投稿をシェアしてくれるのは講師の方のファンです。
なので、講師の方の告知がとっても重要。
でも、講師の方はとっても多忙。
できるだけ告知の手間が少なくなるような工夫をしてみました。
とはいえ、文章をコピペするのも手間といえば手間なので、告知画像だけで事足りるようにはしておきました。

さて、WSをもう1つやりたかったので、同時進行で別の方にもお願いの連絡をしました。
こちらは、別の活動でご一緒しているG様（尊敬するオタクなので様付け）。
前から「一緒に何かやりたいね」と言っていた上に、奇跡的にスケジュールが空いていたので、ほいほいと開講決定。
講座内容の打ち合わせの予定を取り付けました。
こちらもK氏と同じ手順で告知まで持っていきます。

そして、告知用材料が届いたら告知画像に入れ込んで、講師のお二方に確認。
予約サイトにも同じ内容を入れ込んでおきます。
OKをいただいたら、告知用セット（告知用画像・文章・予約サイトのURL）をお渡しして、告知をお願いします。
そして、私の方でも告知開始です。
Twitter、Instagram、Facebook、LINEで告知しました。

イベント初日のWSの一発目の告知が済んだので、次はもう一つのコンテンツであるトークライブの準備に入ります。
それはまた次の投稿で！