【運用者必見】定例資料の作り方（前編：必ず押さえるべきポイント）

こんばんは、神宮寺です。
私は広告代理店で広告運用組織のマネージャーをしております。

今日は運用者の皆さんが日々頭を抱えているであろう『定例資料』について書きたいと思います！

➢はじめに

運用型広告に携わる方の大半が、毎月もしくは毎週定例資料を作っているのではないでしょうか。
そして、その中には多くの形骸化してしまっている定例資料もあるかと思います。
「もう少しなんとか良くしたい」と思いつつ、「もうフォーマット決まってるしな…」と諦めている方もいるのではないでしょうか。

定例は両社数名ずつが時間をとって行います。そこに向けた資料作成にも時間がかかっています。
お金に換算するとかなりのコストがかかっているものになるので、毎月の儀式のように形骸化した定例会をすることは非常に勿体ないです。

少しでも良い定例会にしていくための資料の作り方について解説していきます。
（運用型広告のパートだけになりますが、ご容赦ください）

内容が多そうなので、
前編：必ず押さえるべきポイント
後編：具体的事例をもとに解説
の2回に分けてまとめていきます。

では、いきましょう。

➢資料を作る前に絶対に確認してほしい３つのこと

①定例会実施の目的はなに？
②今の状況を一言で言うとどんな感じ？
③定例会後、クライアントにどういう気持ちになっていてほしい？

定例資料を作り始める前に、上記3点を必ずクリアにしましょう。
資料作成前の骨子の最上部に書き記しておくようにするといいと思います。
私がメンバーの定例資料を添削する際にも必ずこの質問はするようにしています。
それぞれ解説していきます。

①定例会実施の目的はなに？

どんな定例会にも目的はあるはずです。むしろ目的がなければ実施する必要がありません。
必ずクライアントが何のために定例の時間を割いてくれているのかを確認しましょう。
（同じクライアントであっても、タイミングによって目的が変わるので都度確認しましょう）

<選択肢>
・状況把握
・ディスカッション
・意思決定
・その他（上記以外の場合もあります）

▼状況把握

クライアント担当者が上長に説明して予算などの決裁をとるケースなど。
運用に詳しくない人でもきちんと理解ができるようにわかりやすく要点を伝えることを心がける。
今後のアクションプランを入れておくのも忘れずに。

▼ディスカッション

クライアント担当者が代理店と一緒に議論をして、納得感をもって方向性を決めたいケースなど。
担当者がリーダーやマネージャーレイヤーで、ある程度の権限があり、知見も持っている場合などに多い。
きちんと議論するために必要な材料を整理して提示することを最優先に考える。
もちろんデータ整理だけでなく、代理店として考えている意見を入れるのも忘れずに。

▼意思決定

定例の場で予算や新規施策などの意思決定まで完了させたいケースなど。
担当者が部長以上のレイヤーで決裁権を持っている場合が多い。
もしくは、わりとベンチャー系のイケイケの会社などでもよくある。
細かい報告は不要で、要点だけをかいつまんで整理し、今後の施策メインでまとめたほうが良い。
意思決定しやすいように、提案施策は何パターンか用意しておくことを心がける。
また、万一に備えて、詳細データの準備とインプットも行っておく。

②今の状況を一言で言うとどんな感じ？

まずは一言（というか記号）で今の状況を表現してみます。
これがクライアントに最初に伝える結論になり、この記号によってその後の展開が変わってきます。