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「MTGはとりあえず1時間」という幻想を破ったお話

こんにちは。
CASTER BIZ recruiting で採用支援をしている@asako_umezawaです。

今回は "MTG時間" というテーマで私たちの文化を紹介しようと思います。

Casterは全員リモートで働いているので、MTGは全てオンラインで行います。場所にとらわれない私たちですが、時間という制限には常にとらわれているので、MTGに対するこだわりは大いにあります。

日々 MTGに追われている方へ、少しでも参考になれば幸いです。

MTGはとりあえず1時間?

私自身、特にこれまで疑問に思うことなく、商談・開発会議・面接は「とりあえず1時間」を確保していた時期がありました。誰が決めたわけでもないけど、暗黙のルールで1時間(60分)。

いま思えば、本当に1時間も必要な会議って、そんなに数はなかったんじゃないかと感じます。もちろん、会議の内容によっては60分、90分、丸1日かかるものもあるかもしれません。とはいえ、日常的に発生する会議の大半は、ただなんとなく、これまでもそうだったから1時間、で設定されているように思います。

「基本30分でいこう。」

ちょうど1年前、" 世の中の業務時間の半分で同じアウトプットをしよう!" という目標を掲げ、私たちの方針は「MTGは30分」となりました。クライアントとのMTGも、商談も、面接も、たった30分。

これまで1時間(60分)かけていたMTGを半分の時間にできるのか?議論が中途半端なまま終わることなく、妥協で意思決定することなく、半分の時間で実現できるのか?

当時はどうすれば実現できるか試行錯誤していましたが、ようやく今では当たり前の文化として「MTGは30分」が根付くようになりました。

これで実現しました! 『MTGは30分』

◎はじめに「30分です」宣言をする
事前にアジェンダを作成し、MTG時間は「30分」と周知してしまう。これにより、参加者にも30分の意識が刷り込まれるので、各々が時間を意識して発言・行動するようになりました。

◎報告・共有をやめる
会議は意思決定する場なので、報告・共有の時間は設けません。必要であれば、アジェンダに記載し「目を通しておいてください」と案内します。読めば伝わる内容を、わざわざ参加者全員の時間を使って話す必要はありません。
進捗報告などは、フォーマットを用意してチャットで報告したり、Googleフォームを用いて提出・管理しています。個々人の都合に合わせて報告・確認できる利点もあり。

◎15分のショートMTGを使う
ちょっと口頭で相談したい、といった用途に合わせて15分のショートMTGを行います。今すぐ話して即解決する内容であれば、30分も時間を設ける必要はありません。事前に1週間先の予定を抑える必要もありません。
1回15分のMTGを都度設けるようにするだけで、課題解決のスピードも工数も、圧倒的に改善されます。

例えば、2週間に1回1時間のMTGを設定していると、MTGでまとめて話をしようと議題を溜め込みがちになります。状況は刻一刻と変化するので、議題が過去の内容になってしまうこともあります。
それよりも、週に1回30分のMTGを設け、必要に応じて15分のショートMTGを組み合わせた方が、課題を停滞させることなく即対応・即解決できるのでオススメです。

30分で十分に議論できる、意思決定できる

上記のような施策の効果もあり、今ではたった30分でも課題抽出・対策検討・判断を行える、有意義な会議ができるようになりました(もちろん、必要に応じて60分のMTGを設けることもあります)。

他にも、オンラインによるMTGのメリットから、
・会議室を予約する、移動する必要がない。
・録画すれば、欠席者へ共有する手間がない。
他にも、
・アジェンダ / 議事録は、Googleドキュメントやesaに作成して共有する。
といった工数削減の効果もあり、1年前と比べてMTGの分野においては「世の中の業務時間の半分で同じアウトプットをする」を実現できるようになったと思います。弊害といえば、時間を意識しすぎて多少 早口になることくらい。

私はカスタマーサクセスという役割柄、約25社のクライアント企業や、社内のチームメンバーとのMTGが日常的に発生しています。実は、社内の進捗報告をMTG → テキスト形式で提出する、へ変更したことにより、担当案件数が4割増えました。MTGを見直す効果は多大にあるようです。

最後に

MTGは、関わる全ての方の時間を消費します。「その議題は、本当にMTGを実施する必要があるのか?」を常に意識しながら、手段と時間を使い分けていきたいところ。

もし今、あなたの業務の大半がMTGをこなすことに追われていたら、根拠のないルールや幻想にとらわれているかもしれません。

何のためのMTGなのか、本当に必要なMTGなのか、ぜひちょっと立ち止まって考えてみてください。または、時間を半分にできないか?MTG以外の方法で対処するには?と想像してみてください。

状況が、今より一歩でも良い方向へ向かいますように!
ご参考になったら嬉しいです。

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CASTER BIZ recruiting では、採用に困っている企業を対象にオンライン相談会を行っています。もちろん、こちらは30分。

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最後まで読んでいただき、ありがとうございました!



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