人に動いてもらうのは難しいよねって話

うまうまです。

2022年になって、業務内容が全体管理・企画推進系に完全移行しています。そこで起きたのが、タイトルのお話。

今までは、自分が担当する部品に対して、「突き詰める」という業務だったので、自分のペース、自分の力加減で進めることが出来ていました。ところが、今の業務では、自分のテリトリー以外にある部品群も担当内に入ってきており、そもそも知らない人や、自分が口出しできる知識以外を扱う人に対しても指示をしなければならなくなりました。そんな人に動いてもらうために何をしたらいいんでしょうか。そんなことを考えて書いてみます。

人のお願いを聞いて、動く原動力ってなんでしょうか？

やっぱり1番は、「あいつはよくやってくれているから、やってあげるか。」という恩の貸し借りのような感情かな、と思います。

「責任感」とか、「自分の業務範囲なんだから」ということも考えられたのですが、そんなこと言っても、自分の仕事がある中で、他人からお願い事をされて時間を割いて対応する気になれるのか？と考えると1回くらい、数回くらいは良いですが、アレもコレも、とはいかないですよね。

ではどうやれば、ほとんど縁のない人に恩を着せられるのか、という問題です。私が今実践しているのが、「人に動いて欲しければ、まず自分が動け。」です。恩の貸し借りというところにおいては、まず恩を着せるのは「動いて欲しい」と願っている私から、というのがスジでしょう。

とはいえ、専門的な知識もないのに、自分から動き、相手に恩を感じてもらう、というのは非常に難しいです。

何をすれば良いのか？
何ができるのか？
何をしたら嬉しいと思ってくれるのか？

してもらう側から考えると、「自分が楽になること」をしてくれたらうれしいですよね。「考えること」が減れば、依頼に対して割く時間が減るのでうれしいですよね。「自分がどこに付加価値をつけられるか」が分かれば動くきっかけにはなりますよね。練り上げるプランはそういう方向性です。

そこまで考えて依頼をしてくる人のお願いって、省エネで動けるぞ！と思えませんか？しかも、御願いを聞いて動いた際のアウトプットが明確ですし、やる価値あり、と判断してもらいやすくなるはず。要は、人って面倒くさがりで、無意識的に効率を求めているんですよ。自分の仕事に横やりを入れてくる仕事なんてなおさらそうなるでしょう。

順番に組み上げましょう。

①全体スケジュールを把握する。
⇒依頼を具体化する。
依頼があと何回ある予定なのか？先が見えず、何回も依頼されると億劫になりますので依頼回数は極力減らしてあげるべきです。依頼を回収した後の動きも把握していると具体的な依頼に繋がります。

②依頼したからには責任を持つ。
⇒依頼のスジを通す。
もしあなたに依頼が来て、「急ぎでよろしく」と言われて、言われた通り急ぎで対応したのに、そのまま放置されたら「はああああ？」となりますよね。そんなことをすると、二度と動いてくれなくなります。要注意です！きちんと最後まで責任を持ちましょう。

③回答を限定する。
⇒依頼の優先度を上げる。
「何を聞きたくて、どういう回答に期待しているのか」を指示しておきましょう。そうすれば、依頼する際、力の入れ加減を調整してもらいやすくなり、いかに自分の案件を優先して欲しいか、という点を伝えられます。

④依頼の期限の背景を説明する。
⇒依頼の優先度を上げる。
○日までにお願いします。という期限設定は、受け手側からすると、「あ、まだ期限あるからあとでいいか。」と思ってしまったり、「そんな短い期限じゃできねえよ！」と反感を抱かせたりする、重要なポイントです。そんなトラブルを避けるためにも、「なんでその期限としたのか」という説明はした方がいいです。その説明のためには、①が必要になってきます。
次のイベントが△日にあるから。集計を□日までにしないとこういうデメリットがあるから。あと何回依頼があって、そのためにも☆日までに今回の依頼を終わらせないといけないから。そういう具体的な背景を説明したうえで、期限を決めたことを、これでもか！と伝えていきましょう。

ここまでしてくれていれば、初動が他の依頼よりも早くなる可能性はグーーーンと上がるはずです。こういうことの積みかさねで、「あの人って依頼するときに情報をくれる人だな」と印象ついていきますし、いざという時に、「あ、これは本気で急がないといけない案件だな。」と察してくれるようになり、依頼に対する対応がどんどん良くなっていきます。

私は、現時点ではまだまだ実績が足りていませんが、少しずつ、相手の仕事内容の流れを把握しながら、依頼の丁寧さ、というところをより一層高めていこうと思います。依頼をしながら、もっと重要なきっかけはどこにあるのか、試行錯誤して働きやすい環境を作っていきます。

では、明日からも頑張っていきましょー！