上司の指示を理解するための実践ガイド：抽象的な指示を攻略する方法

上司の指示がわかりにくいことはよくあります。実は、それは普通のことです。上司の指示がわかりにくい理由は、上司自身に課題があるからです。

このnoteでは、わかりにくい上司の指示を攻略する方法をご紹介します。少しでも役立てていただければ幸いです。

上司の指示は抽象的であることが多い

上司には複数の部下がいるため、部下一人ひとりに詳しい指示を出す時間がありません。その結果、指示が抽象的になりがちです。

例えば、上司から「明後日の訪問までにお客様用の提案書を作っておいて」と指示されたとします。急いで提案書を作成して提出すると、「内容がよくない」「あれが足りない」「こういう提案じゃないほうがいい」といった指摘を受けることがあります。

このような指摘を避けるためには、上司が具体的な指示を出してくれることが望ましいですが、多くの場合、それは期待できません。抽象的な指示を受けたときには、自分で抽象度を下げる作業が必要です。そのために「ヒアリング・確認」が重要です。

ヒアリング、確認作業を必ず行う

指示を具体化するために、5W2Hを確認します。

• Who（誰が）

• When（いつ）

• Where（どこで）

• What（何を）

• Why（なぜ）

• How（どのように）

• How much（いくら）

先ほどの例を5W2Hで確認してみます。

• Who（誰が）: 指示された自分が提案書を用意することは明確です。

• When（いつ）: 明後日の訪問までとされていますが、上司が確認する期日が不明確です。何時までに上司に提出するか確認する必要があります。

• Where（どこで）: 提案書を作る場所は会社なので明確です。今回は在宅ワークも考えられます。

• What（何を）: 「お客様に出す提案書」とありますが、具体的な提案内容が不明確です。契約書や見積書も必要かもしれないので確認が必要です。

• Why（なぜ）: 理由が説明されていないため、ヒアリングが必要です。チーム目標達成のためか、お客様の要望に応えるためか、新しい商材の案内かを確認します。

• How（どのように）: 提案書を印刷するかデータで渡すかを確認する必要があります。

これらを確認する際に「まずは自分で考えろ」「全部指示しないと作れないの？」と上司に言われることがあります。そうならないようにするために仮説をたててみましょう。

仮説を立てることが大切

5W2Hを自分なりに考え、簡単にまとめてから質問に行きます。例えば、「提案書は明日の13時に印刷してお渡しします。今回は○○についての提案内容にしようと思いますが問題ないでしょうか？」と具体的に質問します。

正解を出す必要はなく、仮説を立てることが重要です。仮説が間違っていても具体的な返答が得られます。大事なのは仮説をもって早めに確認することです。正解することが大事じゃない。

例えば、「提案内容はそれでいい。明日の13時は外にいるから15時までにデータで送って」と返答が得られれば成功です。上司の抽象度の高かった指示が具体的になってきました。そして提出を期日より早めの14時前くらいにデータで送れると印象もよい。

仮説のメリット

仮説を立てることで思考力を訓練できます。仮説が正しければ上司と同じレベルで考えられていることになります。間違っていれば、思考力が不足している部分を次に活かせます。思考のすり合わせをすることで、上司の抽象的な指示も理解できるようになります。

チャンスとして捉える

上司の指示がわかりにくいのは、思考力を鍛えるチャンスです。わかりやすい上司の下で働くことは簡単ですが、成長の機会が少ないかもしれません。自分で考える力を養うことで、いざというときに適切な行動ができるようになります。

ヒアリングや仮説のすり合わせができないときもある。ときもあると言うかお客様対応のときはできないことのほうが多い。 そういうときに抽象度高い話を理解できないと的外れな行動が多くなってしまう。思考力を高めて仮説の精度も高めていくことはお客様対応する仕事では必須スキルと言える。

上司の指示がわかりにくい？それは思考力を鍛える絶好のチャンスだったりします。