【読書メモ】『世界で一番やさしい会議の教科書』（榊巻 亮著）
▶今回の書評本『世界で一番やさしい会議の教科書』
・『入社2年目の女子がグダグダ会議を変える!
世界で一番やさしい会議の教科書』
・榊巻 亮著
・日経BP社
▶読後メモ
＜ファシリテーションのテクニック＞
１．「決まったこと」、「やるべきこと」を確認する
→参加者全員の認識を合わせられる
→決まったこと、やるべきことが抜け漏れなく確認できる
→やるべきことの、担当者、期限が明確になる
２．会議の終了条件を確認する
●どういう状態になったら会議終了！といえるのか
(例1) 定例会の終了条件：「対応方法と担当者が決まった状態」
(例2) 営業課長会議の終了条件：
「営業課長が、新商品の概要を部下に説明できる状態」
●誰もがイメージできる状態を考える
→全員で一丸となって、終了状態を目指せる
～こんな始まり方の会議は、終了条件が不明確～
「ｘｘについて意見を出してほしいんですが、何かありますか？」
「今日の会議はこんな流れで進めます。まずｘｘなんですが…」
「ｘｘについて説明します。背景として…」
３．議題ごとの時間配分を確認する
●時間内に収まりそうなのか確認する
●途中で残り時間を宣言する
→時間内に収める意識を最大化できる
４．書く（スクライブする）
会議中に書く３つのこと
●意見：発言をそのまま書く
●論点：質問や議題を「問」として名医する
●決定事項：決まったことを「結」として明記する
（終了条件、時間配分、結論、やるべきこと）
→議題が”見える”ようになる
→見えるだけで劇的に議論が楽になる
スクライブのコツ
①字はゴシック調で書く（筆っぽい字は見づらい）
②はっきり、丁寧に書く（ミミズ字はアウト）
③行間は空ける。文字間隔は詰まってもOK
④角形のペンを使う
スクライブのスピードを上げるコツ
①記号で端折る
(例) 「上がる、下がる」⇒「↑、↓」
「良い、悪い」⇒「○、×」
「大きい、小さい」⇒「大、小」
「必要」⇒「要」
②カタカナで漢字を端折る
(例) 「議論が必要」⇒「ギロン要」、
「精度が高い」⇒「セイド高」、
「顧客」⇒「コ客」
③略字で漢字を端折る
(例) 「個人」⇒「イロ人」、「問」⇒「(略字の問)」
④アルファベットで横文字を端折る
(例) 「オペレーター」⇒「OP」、「トレーニング」⇒「TR」
「時間あたり」⇒「／ｈ」
⑤キーワードだけ拾って、冗長な言い回しや語尾を端折る
(例)「オペレーターが離職してしまう傾向があって、
僕はそれが問題なんじゃないかと思うんだよね。」
⇒「ＯＰのリショクが問題？」
＜会議の４つのフェーズとファシリテータのスキル＞
１．準備
●事前に準備する
・終了条件とプロセスの設計
・押し付けずに合意を取る
２．導入
●終了条件を確認する
・どういう状態になったら会議終了か
●時間配分を確認する
・時間内に収める意識を最大化する
３．進行
●スクライブする
・意見
・論点
・決定事項
●発散終息のプロセスを踏む
・出し切ってから次の議論へ
●集まって議論すべきことに集中
・個人ワークは個人で
●課題解決の５階層を意識する
・下層から合わせる
事象 ⇒ 問題 ⇒ 原因 ⇒ 施策 ⇒ 効果
●話していない人に振る
・納得感を作るため
・モヤモヤを残さないため
●最後まで言いきらせる
・勝手な予測をしない
＋感じ良く笑顔で振る舞う
４．まとめ
●決まったこと、やるべきことを確認する
・参加者の認識合わせ
・担当者、期限を明確に
＜会議の目的別プロセスチャート＞
A.報告
●終了条件と進め方確認
⇒報告
⇒Ｑ＆Ａ
⇒決定事項確認
B.情報収集
●終了条件と進め方確認
⇒背景説明
⇒欲しい情報の枠組み提示
⇒ヒアリング
⇒決定事項確認
C.承認
●終了条件と進め方確認
⇒承認依頼事項の明示
⇒承認依頼事項説明
⇒Ｑ＆Ａ
⇒承認判断
⇒決定事項確認
D.方針検討
●終了条件と進め方確認
⇒背景説明
⇒選択肢の洗い出し
⇒絞り込み基準の合意
⇒評価・取捨選択
⇒決定事項確認
E.課題解決
●終了条件と進め方確認
⇒事象の確認
⇒困りごとの確認
⇒原因の分析
⇒解決策の洗い出し
⇒絞り込み基準の合意
⇒評価・取捨選択
⇒決定事項確認
▶感想
・著者の榊巻さんのセミナーを何度か受講したことがありますが、要点を絞って、基本的なテクニックを、分かりやすく解説してくれますので、大変有意義でした。
・この『世界で一番やさしい会議の教科書』の中でも、あるケースを題材にして「会議を実施する上で、基本的で大事なことだけど、多くの会社では現実ではやっていないこと」が分かりやすく記述してあり、この本に書いてあることを実践すれば、グダグダ会議が劇的に変わるのではないかと思います！
以上です。
この記事が参加している募集
この記事が気に入ったらサポートをしてみませんか？