起案システム/GAS/教務の先生へ/管理職へ届け

さてさて、

何でもかんでもデジタル化することでは正義ではない！！

何でもかんでもICTにすればいいんじゃない！！

って、言われますけど。

では、紙で起案した書類の一覧の管理や記録、数年前の記録はサッと出せますか？😎

学校の情報をデータ化していくことは、業務効率を上げるのにとても役立ちます。

いつ、どんな理由で、何が稟議されていたのか。

その記録を検索できるようになれば、楽だと思いません？🤔

学校では、

去年ってどうだったけ？😅

みたいな話、結構あるんですよね。

また、内容を精選することにも繋がってくるとも思うんです。

これって、自動化できるんじゃね！？
ということを、ふと思い。

サクッと作りました！！🤣笑

使い方はこんな感じ！！

起案システムの使い方

これで大事なのは、前述した通り、起案の一覧が記録されていくこと！

そして、リンクをつけてあるからすぐにその文書に飛べるし、起案依頼はメールに行って、承認は各自設定されたものでできる！

いいすね👍✨

日付を入れたりしてもいいですね！！

また、一覧が残るスプシは、管理者のみ編集権限を付与して、あとは閲覧権限にしておくと良いと思います！
編集権限を持っていると意味ないので🤣笑

もちろん、自分達の学校用でカスタムしたい！！！

というお話があれば、ご相談に乗りますのでご連絡ください😆

プログラムはこんな感じ！

/----- 初期設定 (ここから) -----
// 対象とするGoogleDriveフォルダのID
const TARGET_FOLDER_ID = '';
//----- 初期設定 (ここまで) -----
// メインの関数
function myFunction() {
const ss  = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet();
const sht = ss.getSheetByName('起案一覧');
 // 前回の更新日時を取得
 let lastDateText = PropertiesService.getScriptProperties().getProperty('lastDateText');
 // 最終の日時がなければ初期値を代入
 if( !lastDateText ) 
 lastDateText = "2019/01/01 00:00:00";
 // 最終の日時のDateオブジェクトをつくる
 let lastDate = new Date(lastDateText);
 // 対象のフォルダを取得
 const targetFolder = DriveApp.getFolderById( TARGET_FOLDER_ID );
 // アップロードされたファイルを取得
 const files = getNewFiles( targetFolder, lastDate );
 // 通知メッセージを作成
 let message = "";
 for(const file of files){
   message += file.owner + 'が' +file.folder + 'に' +file.name + 'を追加しました\n' + file.url + '\n'
   + ' 稟議をお願いします。\n';
  // 作成日時を取得
     sht.insertRowBefore(2);
     let number = Number(sht.getRange(3,1).getValue());
     sht.getRange(2,1).setValue(number+1);
     sht.getRange(2,2).setValue(file.owner);
     sht.getRange(2,3).setValue(file.folder);
     sht.getRange(2,4).setValue(file.name);
     sht.getRange(2,5).setValue(file.url);
   if( file.date > lastDate ) lastDate = file.date;
 } console.log(lastDateText);
 if( !message ) return false;
 // メッセージを送信
 sendMail(message);
 // 最新の更新日時を記録
 lastDateText = Utilities.formatDate( lastDate,"Asia/Tokyo", "yyyy-MM-dd HH:mm:ss.S"); //'JST', "yyyy-MM-dd'T'HH:mm:ssZ");//
 PropertiesService.getScriptProperties().setProperty( "lastDateText", lastDateText );
 console.log(message);
 console.log(lastDateText);
}
// 追加されたファイルを取得する関数
function getNewFiles( targetFolder, lastDate ){
 // フォルダ名を取得
 const folderName = targetFolder.getName();
 //　対象のフォルダ内のファイルを取得
 const files = targetFolder.getFiles();
 //　追加されたファイル情報を格納する配列を定義
 let updatedFiles = [];
 // filesの数だけ繰り返し
 while( files.hasNext() ){
   // 1つ取り出してfileに代入
   const file = files.next();
   const date = file.getLastUpdated();//DateCreated();
   if( date > lastDate ){
     const updatedFile = {
       folder: folderName,
       name: file.getName(),
       url: file.getUrl(),
       date: date,
       owner: file.getOwner().getName()
     };
     updatedFiles.push( updatedFile );
   }
 }
 //対象のフォルダ内のサブフォルダを取得
 const folders = targetFolder.getFolders();
 // 配列foldersの数だけ繰り返し
 while( folders.hasNext() ){
   // 1つ取り出してfolderに代入
   const folder = folders.next();
   // フォルダ内のサブフォルダを取得
   const filesInFolder = getNewFiles( folder, lastDate );
   // サブフォルダのファイルを追加
   updatedFiles.push.apply( updatedFiles, filesInFolder );
 }
 return updatedFiles;
}
function sendMail(message){
    let To = 'keisuke.edu@gmail.com';//ここにアドレスを入れてください
    let Subject = '起案文書';//こちらはメールの件名になります
    let Body = message + '\n\n'+ '承認先は\n' + 'https://docs.google.com/spreadsheets/d/1_tP1ZQuu34l70LzV0CjkRxHePv-wvjrEMN5kgz2qsAU/edit#gid=0';
  GmailApp.sendEmail(To, Subject, Body);
}
function deputyHeadTeacher(){
 const ss  = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet();
 const sht = ss.getSheetByName('起案一覧');
 const ui = SpreadsheetApp.getUi();
 const res = ui.prompt('承認パスワードは？');
 const msg = res.getResponseText();
 const lastRow = sht.getLastRow();
 if(msg == 'pass'){
     const res2 = ui.prompt('承認番号は？');
     const msg2 = res2.getResponseText();
     for(let row = 2; row <= lastRow; row++) {
       if(sht.getRange(row, 1).getValue() == msg2){
        sht.getRange(row,8).setValue('承認');
       }
    }
 ui.alert('承認しました');
 }
}
function headTeacher(){
 const ss  = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet();
 const sht = ss.getSheetByName('起案一覧');
 const ui = SpreadsheetApp.getUi();
 const res = ui.prompt('承認パスワードは？');
 const msg = res.getResponseText();
 const lastRow = sht.getLastRow();
 if(msg == 'pass2'){
     const res2 = ui.prompt('承認番号は？');
     const msg2 = res2.getResponseText();
     for(let row = 2; row <= lastRow; row++) {
       if(sht.getRange(row, 1).getValue() == msg2){
        sht.getRange(row,6).setValue('承認');
       }
    }
 ui.alert('承認しました');
 }
}
function deputyHeadTeacher2(){
 const ss  = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet();
 const sht = ss.getSheetByName('起案一覧');
 const ui = SpreadsheetApp.getUi();
 const res = ui.prompt('承認パスワードは？');
 const msg = res.getResponseText();
 const lastRow = sht.getLastRow();
 if(msg == 'pass3'){
     const res2 = ui.prompt('承認番号は？');
     const msg2 = res2.getResponseText();
     for(let row = 2; row <= lastRow; row++) {
       if(sht.getRange(row, 1).getValue() == msg2){
        sht.getRange(row,7).setValue('承認');
       }
    }
 ui.alert('承認しました');
 }
}
function manager(){
 const ss  = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet();
 const sht = ss.getSheetByName('起案一覧');
 const ui = SpreadsheetApp.getUi();
 const res = ui.prompt('承認パスワードは？');
 const msg = res.getResponseText();
 const lastRow = sht.getLastRow();
 if(msg == 'pass4'){
     const res2 = ui.prompt('承認番号は？');
     const msg2 = res2.getResponseText();
     for(let row = 2; row <= lastRow; row++) {
       if(sht.getRange(row,1).getValue() == msg2){
        sht.getRange(row,9).setValue('承認');
       }
    }
 ui.alert('承認しました');
 }
}

レクチャーしやすいように作ってあるので、

いや、これこっちも配列にした方が効率いいじゃん😅
とかは、そっと置いといてください笑

コピーも貼っておきますねー。

Google スプレッドシート - オンラインでスプレッドシートを作成/編集できる無料サービスです

もちろん、各学校用にカスタムもしますので！

何なりと！😎

こちらも併せて、動画にします！

YouTube チャンネル

ICTch

動画一覧

note 公開用

ポートフォリオ

Keisuke Ito｜Google Certified Coach