会議ルールを徹底して、さらなる生産性の向上へ！
こんにちは。こんばんは。おはようございます。CEO室のHMです。
トレタでは、11月に社内外の会議実施に関するルール（会議実施細則）が新たに施行されました。
コロナ禍に誕生した社内会議のガイドライン
トレタでは、コロナ禍が始まったばかりの2020年1月から感染予防のため、全社的にリモートワークを実施しました。第1回の緊急事態宣言解除後もリモートワークを推奨する形で、会社が認める範囲でリモートワークを実施してきました。現在では、大半の社員がリモートワークを実施しており、結果としてオンライン会議は増える一方となっています。オフィスで顔を合わせれば、その場の会話で済むことも、リモートワークだと会議になるケースも多いと感じます。
会議が増えれば、それに対する困りごとや悩みごとも増えるというもの。これらを解消し、業務の生産性向上を図るために、2022年2月に社内で実態調査を行い、改善要望が多かった項目の解決策のひとつとして「社内会議のガイドライン」を作成しました。当時は会議時間が延長しがちなことを課題として挙げる社員が多く、会議の目的が不明瞭なまま召集されるという声も聞かれました。
【1】ファシリテーター（又は主催者）は、以下の原則に基づき会議を運営
・会議の標準時間は45分
・会議は時間厳守
・アジェンダとゴールは事前にカレンダーに入力する
・オンライン会議で顔出しが必要なときは、参加者へ連絡する
【2】作業集中Day（会議を入れない日）を設けるかは部署ごとに検討
お互いが気持ちよく働けるようになることを念頭に置いてガイドラインにまとめたと担当者から聞きました。会議は参加者全員の限られた業務時間を割いて実施されるものですから、ガイドラインがあることで認識がすりあって良いなぁと私は感じました。
ただし、ガイドラインには強制力はなく、あくまで社内限定の努力義務として運用をされていました。努力義務とは究極的には守らなくても許されるものですから、時間厳守などのルールは、2022年の制定時から少しづつ形骸化していき、生産性向上を図るというガイドライン制定の目的は十分には達成されませんでした。
今後に向けては、コミュニケーションの質を高めるために対面（オフライン）も積極的に取り入れていく方針となっており、リモートワーク一辺倒から、本格的にハイブリッドな働き方を目指していくことが急務となったため、このガイドラインのあり方も整理することになったとのことです。
新しくなった会議ルールとは
このガイドラインをアップデートしたのが、「会議実施細則」です。ガイドラインとの大きな違いは、服務規律である点です。
ごく当たり前の内容ばかりですが、ルールを明確にすることで生産性向上を実現したいと考えています。
【基本原則】
1. 必要のない会議は整理しよう
2. 目的、議題、ゴールは、事前に伝えよう
3. 時間を守ろう
4. 必要な人だけを参加させよう
5. 建設的な議論をしよう
【ルール】
1. 標準時間は30分（柔軟に調整可）
2. 予定時刻5分前までに終了
3. 予定登録時に目的、議題、ゴールを明示
4. オンライン会議は、カメラオン&発言時以外ミュートで参加
5. 議事録を作成、共有
6. 録画・録音をするときは、社外の参加者の同意を得る
7. 情報セキュリティのガイドラインを守る
8. 遅刻、早退、欠席するときは、主催者へ報告
早速、会議での変化を実感！
施行して、まだ2週間あまりですが、私の周辺では早速変化が見られました。1時間だった定例会議が30分に短縮となったり、会議前日までにアジェンダの共有を徹底したりと、さらに生産性が高まったと実感しています。
全社会議の運営を行っている私にとっては、特にカメラオン参加が必須になったことが大きな変化です。全社会議の前段のアイスブレイクでは、社員同士のコミュニケーションを活性化するために、できるだけランダムに多くの社員と会話を交わすことを目指していましたが、どうしても一部のカメラオン参加者だけとなりがちでした。参加者の表情が見えるので発言する時に安心感があります。
会議実施細則の施行担当者によると、会議実施細則は今後も柔軟に改訂をし、より生産性の高い組織作りをしていくそうです。
ということで、トレタではともに働く方をいろいろなポジションを募集しています。カジュアル面談からでもOKです。お待ちしております！