【現役戦略コンサルが教える】大量のタスクを消化するためのToDo管理法
※無料部分で概要を説明しているので、そこだけでも読んで下さったら嬉しいです！
こんにちは、ton（@consultan_ton）です。
このnoteは、ToDo管理をしないと回らないくらい忙しく、多くの業務を抱えて悩んでいる人向けです。
これは、僕と後輩とのこういうやり取りから生まれました。
後輩Aくん：今のプロジェクトは、パートが複数に分かれていて、色々なToDoが発生するんですけど、僕はそれをきちんと管理できていなくて怒られてばかりなんです。。。
ton：パートが複数あると難しいよね。「うわ、忘れてた」って思うことが何度もあると思うし、僕も経験あるある。仕方ないw そしてそれをカバーしようとして、結果遅くまで働きがちじゃない？
後輩Aくん：そうなんですよね。タスクの全体像を見渡して優先順位を付けたいんですけど、まだ2年目で全然分からなくて。意外とこういうのって研修で習わないですし。。。難しいですよね。
tonさんは複数のプロジェクトを見たりしていると思うのですが、実際どんな風にタスク管理していますか？
後輩Aくんは本当に優秀なので、ToDoがそもそも多いということを解消できれば上手くパフォームするのですが、僕がそれを解消できるわけではないので、以下の２つの悩みを解消できるようなアドバイスをしました。
tonがしたアドバイス
①ToDoを漏らさないための工夫
②ToDoの中での優先順位付け・整理の方法
アドバイスから数週間後、後輩Aくんに話したときに以下のような会話をしました。
後輩Aくん：tonさん、お久しぶりです！先月はアドバイスありがとうございました。tonさんにオススメされた方法を実践したら、ToDoを漏らさなくなっただけじゃなくて、上司との関係も良くなりました！
ton：久本当？それならよかった！まだまだ僕のToDo管理方法が完璧なわけじゃないから、もし何か気づいたらフィードバックください！自分に合わせて改善していきながら、後輩にも教えてあげてね。
後輩Aくん：はい！そうします！あと、これ、tonさんがnoteとかにした方が良いですよ！みんな困っていると思うので！
ton：いやいや、僕はTwitterとかもやっていないオジサンだから、その辺うとくて、、、
後輩Aくん：いや、僕はもうtonさんのTwitter知ってますよw アイコンをブタにして隠しても、発信内容で特定できますw
ton：え。。。w
はい、いかがでしょうか。
このnoteは上の2点のアドバイスについて、無料部分で概要をお話しします。そして、有料部分では、僕が実際に使っているツールを解説します。
有料にした理由は、後輩Aくんはじめ相談してくれた多くの知り合いに、この方法を勧めているので、僕の周囲に身バレしないようにするためです。（もう身バレしていましたがw）
概要だけでも参考になると思うので、実際のツールについては、本当に興味ある人だけ見てもらえたら嬉しいです。
では、早速みていきましょう！
ToDoを漏らさないための工夫
ToDoを漏らさないためのステップは、当たり前すぎて申し訳ないのですが、1番身近なところにメモをする習慣をつけるということです。
このとき1番大事なことは「1つの場所にメモをすると決めて、実行すること」です。
わざわざこのように書いたのは、メモをする際に、
・決まったルールやフォーマット
・丁寧さ
こういうことは全部不要、と言うためです。
僕は、iPhone標準のメモ帳をToDoリストにしていて、思いついたものや、やらなきゃいけないことは全てメモするようにしています。
基本的にはToDoリストというメモを1番上に固定しておいて、そこに追記しています。
もし時間がないときや、ささっとメモしたいときには、新規メモを開いて、とりあえずメモだけしておくことも多くあります。
iPhone標準のメモ帳であれば、ロックを解除しなくても「インスタントメモ 」の機能で開くことができます。（マスク時代に便利ですね）
このとき、仕事とプライベートのグループ分けや、文字の装飾などをしようとするかもしれませんが、慣れるまではそういう工夫は一切不要です。
僕は、部長向け資料の3ページ目を修正するというものも、提案資料を2枚作るのも、全部思いついたら、ただメモするようにしています。
（以下は参考例です）
ルールや工夫をするのは、そのメモを徹底的にこの場所にするという習慣が身についてからで良いです。タクシーの中でいちいちグループ分けなんてできないので、「ToDoを漏らさない」という第一優先事項を守ることだけを意識して、上記のように雑でもメモしておきます。
もともと紙のノートを使っていたのですが、タクシー移動中や上司とのランチの時にもToDoは発生するので、紙を止め、iPhone標準のメモ帳を採用しています。
ToDoの中での優先順位付け・整理の方法
ここまでで、どんな形であれToDoをまとめた一覧はできると思います。ポイントを再度お伝えすると「1つの場所にメモをすると決めて、実行すること」です。
その上で、次に考えなくてはいけないことは以下の2点です。
・ToDoをどのような順番で実施していくか？（＝優先順位付け）
・緊急のタスクが発生した場合にどのように整理するか？
これらがコントロールできないと、膨大なToDoリストを目の前に置き、呆然とするだけになってしまいます。
では、順に説明していきます。
ToDoをどのような順番で実施していくか？
ToDoの順番＝優先順位を作る上で考えるべきことは、
・重要度
・そのToDoの納期（緊急度）
・ToDoを完了するまでの時間
です。
まずカッコの中に（納期、時間）の順で記入します。こうすることで、今日中にしなくてはいけないのは下の3つだとわかります。あと順調にいけば、2.5時間でToDoは完了しそうですね。
その上で、どういう順番にすべきかは重要度に依存するので、僕は上から順に重要度を並べ替えています。（これは今日のタスクについてのみです）
この例だと、重要度が低い下2つ「Aさんに日程メール」や「会食のレストラン予約」については、秘書含め他の人にお願いすることも可能になります。
重要度の観点が全くないと「全て自分でやらなくてはいけない」という風に思いがちです。ただ、重要度を明確にしておけば、タスクによっては、メンバーや秘書・リサーチチームにお願いするなどの対応ができます。
こんな風にiPhone標準メモにとりあえず書くことにより「ToDoをどのような順番で実施していくか？」についても、ある程度の道筋が見えました。
タスク管理に慣れていないときのコツ
タスク管理に慣れていないときは、できる限り細かく分解しましょう。
今回は例ということもあって、ざっくりで置いてしまいましたが、ジュニアのうちはもっと細かく分解しても良いと思います。
例えば「部長向け資料の3p修正」であれば、以下のように分解することができます。
1pはメッセージ、構造をステップに変更(30分)
2pは手書きの資料化(1時間)
3pは手書きの資料化(1時間)
全体構成、メッセージのチェック(30分)
あくまでも例ですが、大体1時間以内のタスクに分解できると良いでしょう。慣れるまでは、1つのタスクを30分くらいまで細かくブレイクダウンしても良いと思います。
緊急のタスクが発生した場合にどのように整理するか？
緊急でタスクが発生したときは、上記の一覧の1番上に追加をした上で、上司とコミュニケーションをしていきます。
パートナー(P)からの資料修正により、それ以外のToDo(特に2枚バックアップ作ること)が後ろ倒しになります。これについて問題ないかを、チームや上司に確認します。
それで問題なければそのまま1番大事なものを実施しますし、もし他の人にお願いできるのであれば、その人に依頼します。
この後、終わったものから順にチェックを入れて完了です。
※今回の例はプライベートやToDoが少ないものだったので、シンプルだったかと思います。
正直、ここまでは目新しい情報はないかと思います。
タスクの基本動作である「集める」→「並べる」→「処理する」というのに忠実に従っただけです。
ここからは「並べる」→「処理する」という部分に対して、僕が実際に使っているツールをご紹介します。(上記iPhone標準メモは、このツールに出会ったことで「集める」だけになりました)
正直に言ってしまえば、僕のToDo管理法として大きな価値が発揮できるのはここからだと思います。
以下は有料になってしまいますので、僕にビッグマックセットを奢るくらいの感覚で、興味がある方だけ見てもらえればと思います。実際に使っているツールやスクリーンショットを紹介し、できる限り分かりやすく伝えるよう心がけました。
昔の僕のように、ToDo管理で困っている人は参考にしてください。
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