情シスと現場部門「ちょうどイイ距離感」の作り方
こんにちは😃まさ@アップデートする情シスです。
今日のテーマは、情シスと現場部門との距離感についてお話しします
▶︎社内でアウェイ感を感じる時
今日の夕方、現場部門を訪問して情シス(と言うか自分)が取り組んでいるあるテーマについて意見やアドバイスをもらうと言う場を設け、部門関係者の方4人に時間を頂いたどころからスタートっ！
(部門側)
本部長
部長A
部長B
課長
(情シス)
ワシ
(場所)
部門の拠点の会議室
(着席)
ぶっちょA. ワシ
(¬_¬) (*´-`)
+——————————+
| |
+——————————+
本ぶっちょ ぶっちょB
(￣(工)￣) (๑˃̵ᴗ˂̵)
★かっちょはリモート
★部長Aが対面に座ったら完全アウェイだった
どうですかこのアウェイ感？
気持ちが弱い人や、部門からは嫌われたくないと思っている人、上司からの指示でイヤイヤ出向き、その場を取り繕おうとしている人にとっては、苦痛でしかないシーンでしょ？
でも、ちょっぴりM気質で根拠のない自信家なワシは、勝負プレゼンではない、部門から意見やアドバイスをもらいたい時には、敢えて相手の拠点に1人で行き、敢えて本部長や部長レベルの人だけに出席をお願いすることにしている
それはなぜか？
相手との距離感を縮めたいから
そのために
相手に本音をバンバン出して欲しいから
そう、このアウェイの戦いの場こそ、相手との距離感を詰める絶好のチャンスなのである
アウェイ、最高！
さあ、なんでも語ってくれ!
▶︎現場との距離感を縮める３つの法則
さあ、場は整った
後は相手が気持ちよく本音を喋っていただけるよう雰囲気を作り、ファシリテートするのだ
実は、こんなアウェイの打ち合わせの中で、現場部門との距離感を縮めるための法則がいくつかあるのでご紹介しよう
— 法則その1 —
情報や資料を事前に送る
たたき台の資料など、議論したい内容が書かれた資料を事前に送ることで、その場の対話量が増え、コミュニケーションの質も上がるんです
会議が始まる時には、相手は言いたいことが言いたくて、たまらない状態になるから議論は自ずと白熱する
立派な資料は必要なくA4 1、2枚で充分。なんならテキストチャットでも良いくらい
— 法則その2 —
聴く8 : 話す2 の黄金比を守れ！
大切なのは、自分が話しすぎないこと
資料を広げて長々と説明をしたり、自慢げに話し続けるのは逆効果
こうなると、相手は本気でアドバイスをしようとか、本音を語ろうと言う状態にはならないでしょう
部門との距離は縮まるどころか離れてしまう
だから、距離を縮めるためには、8割を相手が話す時間にすること
自分が話す時間は2割あれば充分。そのくらいのつもりがちょうどイイのです
— 法則その3 —
負けて、勝つ
最後の法則はズバリ、負けて勝つこと
そもそもが勝ち負けでは無いのだが、上から目線でマウントをとり、
「今日は有意義な議論ができましたね」
などと言って颯爽と帰ってしまうのは最悪！
「あいつ何しに来たんだ？偉そうに！」
となって二度と相談に乗って貰えなくなる
アウェイなんだから、あえて負ける
そして、たくさん浴びせかけられた「ダメ出しやアドバイス」を一旦全て受け入れ
「貴重な意見をありがとうございました」
と言って締めるのが最高の終わり方だと思う
次のレビューの予定、相手から貴重な情報や資料の提示を約束されたら、もう勝ち🏅でしょう
▶︎現場との距離感は当たり前
「自分は現場から信頼されている」
「自分は部門から頼られている」
情シスの中でこういう事を言う人がたまにいる
残念ながらそれは思い込みで、作業を頼まれているだけの単なる便利屋だったりすることが多い。本当の意味での信頼関係が構築されてないのだ
情シスと部門との間には、ある一定の距離感や違和感か存在し、さらには相容れないことがあるの当たり前なんだと受け入れることが出発点
お前は業務を知らないな
俺らがわかる言葉でしゃべってくれよ
確かに、よくこんなことを良く言われたが(今日も言われた…)、それは悪いことではないと割り切ろう
情シスはITのプロであり、部門や業務とシステムの架け橋となのだから、持つべき業務知識は最低限で良いと思う
逆に、現場との距離感や違和感を縮めるための「対話やコミュニケーションが出来るかどうか」こっちの方が何百倍も大事なことだ
これが出来ない情シスのメンバーは、早くその重要性を理解してもらった方がが良い
▶︎ピンチをチャンスに変える、現場部門からの金言
現場部門から頂いた、情シスが意識しておくべき金言をいくつか紹介する
「君の話す言葉はどっかのコンサルが書いてくる小綺麗な提案書みたいやな」
→どこかのセミナーやコラム記事のコピペをしたまま説明するとこう返されて何も言えなくなる例
「アナログ営業を捨てデジタルを活用した営業にシフトする？ なあ、これ見て現場はどう思う？」
→言いたいことや方向性は合ってるんだけれども、言葉選びが間違っている例
「内向きの言葉だらけだね。お客様はどこ？」
→提案や提言を認めてもらおうとするあまり、肝心の相手の気持ちや顧客目線をおざなりにしてしまった例。
情シスの皆さんもこのようなことを言われた事、一度はあるんじゃないでしょうか？
でも、心配しないで
こう言われたからといって、そこで全てが終わってしまうわけではないから
次回、さらに部門との距離感を縮めるチャンスをもらったと思えば良いのだから
▶︎ ちょうどイイ距離感を作ろう
その人によって、家族同士の距離感や友人との距離感が違うように、その会社によって情シスと現場部門との距離感は様々だ
では今、自分の会社で一番理想的な現場部門との距離感ってなんだろう？と考えた時、この言葉が思い浮かんだ
つかず離れず
両者の違和感を受け入れるべし
従業員1000人くらいの中堅製造業では、会社全体のルールの整備や、システム全体最適化が遅れているケースが多い
その状況の中で情シスは、システムの最適化やインフラ整備の過程で、現場に負担をかけるお願い事や現場にとって面倒な手続きやルールの策定をするケース
そんな本社機能の一部門という立場では、現場部門との距離感は遠く、離れている。情シスの管理チームやインフラ・セキュリティチームが近い
一方で、現場業務の改善はどうだろう。現場の困り事や要望を一緒に考え、伴走しながらシステムを導入するケースもある
この時は現場との距離感はグッと縮まる。サポートチームや企画推進チームはこちらの立場が多い。
問題なのが、開発チームとマネージャー
開発チームは、要件定義では現場部門に寄り添って現場の要望を仕様に盛り込みながら、スコープ逸脱による納期遅延や予算超過になりそうな時は、一転して距離感をとってドライな対応を取らなければいけないからだ
この両者は、両方のスタンスをどちらも持ち「付かず離れず」の距離感と、両者のバランス感覚を意識して行動することがが必要だと思う
如何でしたか？
これは情シスのサバイバル術でもあり、ビジネスマンのサバイバル術でもありますね
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