トゥギャッター社がリモートでのコミュニケーション不足解消のために行った4つの工夫
こんにちは。ツイートまとめサービスTogetter（トゥギャッター）を運営しているトゥギャッター株式会社です。
今回は、リモートワークにおけるコミュニケーションの悩みについてです。
以前にもリモートワークについてご紹介していますが、さらに1年以上経ち、見えてきた課題と解決のための施策についてお話したいと思います。参考になれば幸いです！
フルリモート化して出てきた悩み
弊社は以前からほぼリモートに近いで業務を行なっていたため、比較的スムーズにフルリモートに慣れることはできた一方、課題もみえてきました。
それは新人スタッフとのコミュニケーションです。リモート環境では、以前と同様の方法で入社手続きがスムーズに進まなかったり、業務で使うツールの操作説明が上手くいかなかったりと、さなざまな問題が起こるようになりました。
なかでも業務以外でのスタッフ同士のコミュニケーションがしにくい、特に新人スタッフは他のスタッフの「人となり」がなかなか分からないなどの課題が出てきました。
・ 新人スタッフの声
フルリモートだとスタッフの顔と名前がなかなか一致しなかったり、
年齢が分からなかったり、相手の人となりを覚えるのは少し時間がかかる印象があります。
特に弊社はGoogle Meet でもほぼ音声のみで顔を見る機会が多くないので、
顔よりもSlackやMeetのアイコンのイメージが強かったりします笑
入社した頃、すでにフルリモート歴1年半ぐらいだった＋コロナ禍だったので、チャットやMeetベースのコミュニケーションは問題なかったです。
ですが、今だに「この人どんな人だっけ？」と思う時は結構あります。
もう少し時間が経ったり、お話しする機会があればだんだん覚えていくかもしれません。
コミュニケーションを増やすための試行錯誤
そこで、コミュニケーションを増やすために行った工夫をご紹介します。「times」「雑談チャンネル」「カフェタイム」「社内イベント」の4つです。
1.times
times（タイムズ）とは、Slack内のスタッフの個人チャンネルのことです。「分報」とも呼ばれ、そのときに進めているタスクを書いたり気になったことをメモしたりします。
個人チャンネルなので投稿に対する心理的ハードルが低く、誰がどんなことをしているか可視化できるメリットがあります。
また、個人的なニュースが共有されることで「その人らしさ」が見えてくるものでもあります。
2.雑談チャンネル
「雑談チャンネル」もSlackのチャンネルのうちの一つで、ニュースや業務に関係のあるものから面白かったゲームやテレビ番組など、幅広い話題を話せる場となっています。
「この記事が参考になった」「あのお笑い番組見た？」など、様々なトピックが出てきます。自分の興味範囲外の話題に触れられて楽しいチャンネルです。
しかし、最近では先述した個人のtimesや「グルメ」や「生活」、「エンタメ」の話題専用チャンネルの方が活発なこともあり雑談への投稿が減り気味になってしまいしました。
その結果、雑談チャンネルでは真面目な話題が続いていたこともあり、ゆるい話題は書きづらいと感じていたスタッフも。
テーマが広すぎると投稿しづらい人もいる反面、このままだとどんどんチャンネルが増えていくことにも成りかねないので、試行錯誤しています。
投稿しやすさ（=コミュニケーションのしやすさ）と、システムのバランスをとるのは難しいですね。
3.カフェタイム
10〜15分の間、当日出勤しているスタッフ同士で雑談をする小休憩のようなものです。「小休憩」とはいうもの、業務の一環として1日のスケジュールの中に入っています。
以前はオフィスで一つの机に集まってお菓子を摘みながら、大勢で雑談をしていましたが、リモート勤務になった今も同じ形で続けています。
現在はランダムに5〜6人のグループに分けられる抽選システムを使って、少人数制になりました。それによって、以前より色々な人と話せるようになったと感じるスタッフも多いようです。
カフェタイムは雑談チャンネルと違って同じ時間を共有する分、シフトなどの関係で特定のスタッフが参加できないなどの問題もあります。この点については、時間帯を変更するなど色々な形を試してみる予定です。
4.社内イベント
弊社では毎月1回、担当スタッフを決めて社内交流のためのイベントを行なっています。
担当スタッフのアイデアで、空港やポテトチップス工場のオンライン見学をしたり、人狼などのオンラインでできるゲームで遊んだりしています。
イベントを通して新しい一面を知ることもできますし、親しみやすさや業務を行うだけでは味わえない一体感があります。
社内イベントで行った競馬の協賛レースやLT大会については、記事にしているのでぜひ読んでみてください。
新人スタッフの反応は？
これまで紹介してきた工夫について、新人スタッフに尋ねてみたところ「リモートだけど、溶け込めている感じがする」「1度も会ったことのない人たちと働いているという印象は薄い」という嬉しい声が聞けました。
また気をつけていることも聞いてみると、リモートでは目に見えない部分が多いのでマメに連絡するようにしたり、分かりやすくリアクションするようにしたりしているとのこと。
新人スタッフでなくても、こういったコミュニケーションの心がけは大切ですね。
やはりカフェタイムのように雑談できる時間があったり、timesでその人のことを知れるチャンスがあったりすると、コミュニケーションは捗れそうです。そういう意味では、フルリモートでもある程度溶け込めているのかな、とも感じました。
業務に関しては、もともと別の業務もフルリモートで行なっていたので、特に大きな問題はないように感じました。
ただ、「今これをやっています」「ちょっと休憩します」など、マメな連絡をするように気をつけるようになりました。
また、以前はコワーキングスペース使っていましたが、（カフェタイムも含めて）Meet使う機会も多いので、なるべく場所は自宅にするように心がけています。
カフェタイムが毎日あったり、個人のtimesを持っていたり、業務に関係ない雑談用のチャンネルがあったりするので、直接話さずとも相手のことを知る機会が多いのは良いところだなと思います。
「1度も会ったことのない人たちと働いている」という感じが想像以上に薄く、意外と自分も溶け込めてるな～と感じています。
また、イベントごとなどでカメラオンする機会にはできるだけ参加するようにしています。
社内イベントもリモートでも楽しめるもので、参加してると皆さんの個性はガンガン伝わってきます。
ただ、自分としてもフルリモートで働いている以上、
・顔の見えない通話では、相槌や反応などリアクションをきちんと声に出して返す
・文字だけのコミュニケーションなので、伝え方には十分注意する（意図せず強い言い方にならないように、など）
・Slackのスタンプでリアクションをしたり、伝わってることを伝える努力をする
などのコミュニケーションに関わる部分は、特に意識するようにしています。
まとめ
フルリモート化によって、リアルな場とは違ったコミュニケーションの方法が課題となり、実践した工夫は次の通りです。
個人チャンネル「times」の設置
雑談のしやすいルール設定
カフェタイムを少人数制にする
オンラインでの社内イベント継続
Slackのtimesのような個人から、カフェタイムや社内イベントなど社内全体で交流する場を設けることでリモートでもコミュニケーションの幅が広がったことが上手くいったポイントなのでは感じました。
まだまだ試行錯誤は続きそうなので進展があれば、またご紹介したいと思います！
オススメ、スキお待ちしてます！
この記事は誰でも「オススメ」できますので、お願いいたします！スキ、マガジン登録も嬉しいです！
この記事が気に入ったらサポートをしてみませんか？