#61 資料作成の心得

こんばんは、トビーです。
今日、仕事でこんなことがありました。
上長に私が作成した資料を見てもらったのですが、

見やすくて良い。先のことを見越している。

とお墨付きをいただきました！！
そのため、今回は、私が資料を作成する時に心がけていることを書いていこうと思います。

その1　目的を意識する

まず、今から作る資料の目的は何かをはっきりさせます。
ここで重要なのは、本質をはっきりさせておくことです。

例えば、「会議で使用するため」は目的ではありません。本質はそこではないと思います。
ここで設定するべき「目的」とは、

・顧客に納得してもらい、仕事を先に進めるようにするため
・新しい仕事を獲得するため
・自分の考えを相手に伝えて、相手からフィードバックを貰うため
・業務の整理を行うため

などなど。何を達成させたいのかを「目的」として設定します。

その2　誰に向けての資料かをはっきりさせる

数々の会議に出て、散々思うことがあります。
「誰に向けて喋っているの？？？？」
と。公聴者からすると、イライラが募ったり、眠くなります。
よくあるパターンとして、「自分用のメモ」をそのまま会議資料に提示すること。誤字・脱字も多いし、会議資料として体をなしていません。

このような思いを自分から相手に対してさせないよう、「誰に向けての資料」かを意識するようにしています。

・開示先：　顧客、社内、請負会社・・・　どこか。
・相手の知識：　○○の知識を有している、有していない　どちらか。
・形態：　電話、個別で打ち合わせ、会議・・・　どれなのか。

などなど、相手の所属箇所・知識、どのように説明するのかを予めハッキリさせておくことが重要だと思います。

その3　レイアウトを整える

「レイアウトよりも中身が重要でしょ」というご意見もあるかと思いますが、私はレイアウトも重視しています。

・章の構成は適切か？
・図表と文章のバランスはよいか？
・インデントは正しいか？

などを意識しています。資料を提示された時に、「ぱっと見、見やすい」と相手を感じさせることができたら、相手も話を聞いてくれる気になるかと思います。

その4　誤字・脱字は極力避ける

誤字・脱字が多いと、不注意が多いということで、相手からの信頼度がガクッと下がったりします。

この人に任せて、大丈夫かな

となります。特に、仕事の納品物で誤字・脱字が多いと、「次からは頼まないぞ」と言われるんじゃないかなあと・・。（そういう例は今のところ見たことがないですが・・・）

校正機能や正規表現での検索を利用して、誤字・脱字は極力なくしていきましょう。

その5　図表を使う

最後に、図表を併用するということです。
よく、文章だらけの資料を見るのですが、まるで「六法」を読んでいるかの気分になりますし、眠くなります。
契約書類等を除き、図表をなるべく利用して、視覚的に分かりやすいようにすることをオススメします。（今回のnoteは文章のみなので、説得力がないが・・ｗ）

今回は、「資料作成の心得」として、5つ紹介しました。
この中でも重要なのは、
・その1　目的を意識する
・その2　誰に向けての資料かをはっきりさせる
だと思います。この2つがブレてしまうと、どんなにレイアウトが素晴らしくても、図表を使って見やすい資料でも、目的が達成できない資料になってしまいます。本末転倒です。

今回の記事で紹介した5つの心得のうち、1つでも使っていただけたら嬉しいです(*^_^*)