オフィス移転の朝会周知をした際の「トークスクリプト」
オフィス移転の対応記録です。
背景
社会人7年目、新卒で入った従業員100~150名の会社に勤めています。
私自身、オフィス移転関連の仕事を担当するのは2回目です。
1回目は今から約3年前、総務としてオフィス面積を半分に縮小するプロジェクト（移転はしていないが、フロア面積半分、固定席→フリーアドレスへ）に携わりました。
現在はSalesforce担当部門に所属していますが、異動前に情シス部門でオフィス移転プロジェクトに携わっていたため、今回の全体周知を担当しています。
法学部卒→Webマーケティング（2年）→人事（0.5年）→総務（1年）→事業開発（1.5年）→コーポレートIT（1.5年）→Salesforceアドミン（0.5年～）
したがって、3年前は「総務目線でのオフィス移転（縮小）」、今回は「情シス目線でのオフィス移転」を担当しているイメージになります。
内容
会社では「月初朝会」として、第一月曜日に全従業員参加の朝会を（オフィス＆Webのハイブリッドで）開催しています。
「移転先ビル」や「引っ越し作業日」については、これまでの朝会で周知されていましたが、移転当日までの従業員全体に関わる伝達事項を、担当者から1度全体周知する（Slack上で周知するだけでなく）という目的で、スライドを投影しながら下記の周知を行いました。
システム企画グループの〇〇です。
みなさんおはようございます。
わたしから、本社の移転に伴い2月3月にかけて、従業員のみなさんにご確認いただきたい作業内容を、総務関連・システム関連のものをあわせてご案内します。
内容は全部で10点ございます。
「本社移転に伴う対応事項のご案内」スライド-目次
1点目、移転作業日の業務可能時間について、です。
3月29日金曜日の18時15分から、移転作業を開始します。
新オフィスの入室可能時間は4月1日月曜日の朝なな時です。
・3月29日金曜日に本社で出社勤務される方は、18時の業務終了を徹底してください。
・また、本社のサーバールームにある電話機器も移動するため、移転作業期間中は外線電話の利用が不可になります。
・なお、在宅での業務は、移転作業期間中も行うことができます。
2点目、キャビネット配置について、です。
キャビネットの配置について、スプレッドシート上に仮案を作成しております。
各グループの管理者の方は、別途展開するSlackのスレッドで「問題なし」「変更希望」の旨をご連絡ください。
期限は、2月13日火曜日です。
前提として、キャビネットの数は移転前後で変更ありません。
3点目、ダンボールへの荷詰めについて、です。
組織キャビネットの中身、個人バッグ、PCキャビネット内のPC、倉庫の備品についての梱包を、組織ごとに、対応をお願いします。
荷詰め作業の開始可能日は、2月14日。完了期限は3月29日です。
梱包用の「段ボール」や「宛先ラベル」などの資材は、2月13日までに届く予定ですので、そちらを利用します。
梱包方法については、リンク先のマニュアルをご確認ください。
なお、3年前のオフィス縮小時とは、引っ越し業者が異なりますので、前回の荷物ラベルが残っている場合にはすべて剥がしておくようお願いします。
4点目、会議室予約について、です。
〇〇社、△△社、✕✕社の3社で利用する共同会議室は、現在はAとBの2部屋ですが、新オフィスでは、5部屋に増えます。
4月以降に現在の会議室A,B,Cで予約している予定は、新会議室の取り直しが必要です。
新会議室の予約開始は、2月26日月曜日からとなります。
5点目、入退カードについて、です。
〇〇ビルも「1枚のカード」に、「ビル共用部の扉」と「〇〇社オフィス」の両方の入退出権限が付きます。
〇〇ビルカードの引き渡しについては、3月11日以降の出社時に、総務にお声掛けをいただいて個別に引き渡しを行います。
3月中の出社がどうしても困難な場合は、4月以降に〇〇ビルに出社した際の引き渡しとなります。
続いて、✕✕ビルカードの回収についてですが、3月11日～3月29日18時までの最終出社時に、総務に返却してください。
この期間での出社がどうしても困難な場合は、自宅でカードを裁断し、証跡として写真をSlack上に投稿していただきます。
裁断方法の例やSlackのスレッドについては、別途ご案内します。
6点目、通勤経路について、です。
新オフィスの通勤経路に関するヒアリングを、3月中旬頃に人事総務チームから別途案内する予定です。
7点目、座席の機材について、です。
新オフィスでは、全座席にモニターを1台設置します。
2台目のモニター、モニター台、Webカメラを利用する場合は、「機材置き場」から自席に運ぶ運用となります。
詳細は、リンク先の手順書をご確認ください。
8点目、4月以降のPCの設定について、です。
2点、ご確認ください。
1つ目、複合機について。
複合機は3台→2台に減り、FAX回線はクラウドへ移行します。
4月以降の複合機の設定変更について、リンク先の手順書をご確認ください。
2つ目、有事の際の本社ネットワークについて。
本社で利用しているメインのネットワーク回線に障害が発生するなど、有事の場合には、「社内のポケットWi-Fi」から「VPN接続」をして業務を継続する運用となります。
こちらも詳細はリンク先の手順書をご確認ください。
9点目、名刺の手配について、です。
本社の住所変更に伴う名刺の再発行が必要な方は、2月29日までにスプレッドシートに記入してください。
10点目、ここまでご案内した対応事項について、スケジュールを載せておりますので、ご確認をお願いします。
最後に、新オフィスのレイアウト図を改めて載せております。
スライド上では見ずらいかもしれませんが、リンク先にPDFの図面がありますので、そちらは拡大して確認することができます。
投影しているスライドは、このあとSlackで展開しますので、リンク先の内容含めて、改めてご確認いただけますと幸いです。
以上となります。
お手数をおかけしますが、ご協力のほど宜しくお願いたします。
振り返り
今回、スライド投影も行うことから、オフィス出社メンバーもWeb会議で参加する「完全オンライン」での朝会開催となりました。
用意したトークスクリプトをSlackの自分宛てDMに貼り、そのカンペを見ながら周知しました。
この「スマホスタンドにスマホカンペ」の形式、初めてやってみましたが、我ながら収まりの良い運用だったのではないかな、と思います。
カメラ正面を向きながら、カンペもしっかりと読むことができますし、MTGの投影に使用しているPC画面とカンペがデバイス単位で独立しているので、「予期せぬページに飛んで焦る」のようなトラブルも起きにくいです。
また、Webカメラの画角は意外とPC付近のモノが映り込まないんだな、というのも発見でした。
社内とはいえ、当日は緊張しますからね。
「準備した以上のことはできない」ということで、改めて準備の大切さを感じています。
ちなみに、3年前の担当時も何度か朝会周知をした覚えはありますが、そもそものプロジェクト進行がパツパツになってしまっていたこともあり、今回ほどの準備はできていなかったです。
オフィス移転は「スムーズにお願いします。業務への支障はくれぐれも出さないでね。」というプレッシャーがあって、なかなか「しんどい」雰囲気が出ているタスクかな、とは思います。
一方で、会社内で各部門の運用を知る機会があったり、什器やセキュリティ機器の選定、レイアウト＆社内コミュニケーションの設計などなど、普段PCに向かって業務しているだけでは発見できない気づきや経験が得られるという点で、おいしい（楽しい）仕事とも考えています。
担当できる機会がたくさんあるわけではないのですが、スタートからゴールまでの流れは定まっているので、「担当するたびに着実に前回までの反省を活かして改善ができる」という種類の仕事なのかな、というイメージを私は持っています。
以上です！
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