人にわかりやすく伝える方法 vol.02 ZoomやTeams等のオンラインでの説明(1)

こんばんは。今日は久々に有給を取りました。
といっても何か予定があるというわけではなかったのですが、メールやSlackなども一切見ることもなく過ごすことができました。
仕事から完全に離れても世の中はお盆休みということもあったので、思い切って情報遮断をしましたがとても快適に過ごせました。
以前オンオフのお話をしたことがありましたが、改めてオンオフの切り替えが大事だと思った今日でした。

はじめに

昨日、人にものごとを伝える方法についての第一部をお話しました。

本日は、このお話の続きとしてオンラインミーティングなどで発言をすることにフォーカスしてお話してみたいと思います。

オンライン登壇のテクニック

昨日よりも多くなりますが、今日は9つのチップスのうち2つをお話ししたいと思います。
昨日同様一つ一つが重い話というわけではないので、気軽にご覧いただければと思います。

1. 段取り八分現場二分

当日の発表よりも事前準備のほうが大事です。ではどのくらいの準備時間が必要でしょうか？例えば何か1時間かけてお話するとしたらどのくらいの工数を見積もりますか？
上の画像のグレーの部分を準備期間と考えてみてください。
もちろんテーマやお話をどのくらいできるのかといったレベルもあるので、一概には言えませんが私の経験ベースでのお話ですと、個人の体感としては約30時間くらいを必要としています。
例えば5分くらいの話しのためには3時間弱時間を要します。
それでは、どんなことを準備として行っているのか私の例ですが、こんなことを行っています。

オーディエンスの設定検討 - 誰に向けて何を話すのか？
ゴールへ行き着くためのストーリーを考える
調査確認
発表原稿作成とレビュー
投影資料の作成
リハーサル(通しで話してみる)
発表原稿と投影資料の修正(場合によっては何度も行う)
再リハーサル

資料の使い回しの割合などにも左右されますが、基本的にこのようなことに気を配っております。

2. リハーサルが成功率をあげるコツ

リハーサルは登壇の品質を上げるコツになると思います。ここをしっかりやるかどうかでだいぶ成功率が変わってきます。リハーサルをするときはできるだけ本番と同じ環境で行うことをつよくおすすめします。
話の内容確認だけでなく実際にディスプレイやマイクの接続などで想定外の挙動をする(出力されなかったり音を拾ってくれない等)可能性があるので、準備は入念に行うべきです。
私は登壇用の資料をサブモニターに出力し実際に声を出して2回は行うようにします。これを行うことでおかしなところなどや時間配分もわかるので、必ず行いましょう。これを繰り返すことで発表がスムーズになっていくので、つまらずに話をすることができるまでリハーサルを繰り返す事が必要です。

まとめ

本日も昨日に続き人に物事を伝えるというテーマでお話しました。9つあるチップスのうち2つお話しましたが、残りの7つについてタイトルを以下に紹介いたします。明日以降これらについてお話できればと思います。

3. リアルな聞き手には未知の視点
4. 演説ではなく対話
5. 繋がずに沈黙
6. 動くものは目で追ってしまう
7. 緩急をつけて話す
8. 「大丈夫？」と聞かない
9. 恥を恐れているのは聞き手(オーディエンス)

本日も最後までお読みいただきありがとうございました！