そろそろ気が付くテレワークの課題
慌ただしくオフィスという場所にとらわれない働き方が普及することになったこの一ヶ月、「よしっ、蛍光ペンの研究に時間を割くぞー」と意気込みたかったんだけど、本職がIT企業で、そこそこ大事な役割を担って働かせて頂いている身でもありましてね。そんなわけでこういうイレギュラーなときは、やっぱりそれなりにイレギュラーなお仕事がたくさん降ってくるわけです。
IT企業だから取引先や顧客との会話の中で「ITを社員全員が使いこなしているから羨ましい」とか「御社はリテラシーが高いと思いますが、、、」なんていう社交辞令も頂いたりしますが、そんなもの幻想でして、どこにもないのですよ。全社員をITスキルで分布させると確かに他業種より高いところにはあると思いますが、高い個人がいても、チーム・組織で仕事するのが企業なので、全員がそうでないと結局ボトルネックが課題にはなるわけです。
さらに言うと、IT企業の人間は「そのツールの操作方法」は知っていますが、「それを仕事の中で使いこなす術」はあまり知らなくて、後者は業種に依存しない社会人としてのビジネススキルなんじゃないかと思っていたりするんだけど、まーそんなこんなはいったん置いておきます。
この一ヶ月、テレワーク（この単語は定義があいまいだけど"伝わる言葉"なので敢えて使っていきますっ！）を取り巻く意識ってだいぶ変化が生じたと思ってます。
そして、そこから課題が見えたり、まだ気が付いていなかったり、認めたくないこともあるのではないかな、て思って振り返る気持ちも含め筆をとりました。（筆ではなくキーをたたいているだけですが）。
Phase1. 慌てて始めたテレワークとITツール
制度と仕組みに慌てた企業が多かったと思います。ITツールが整っていない、ツールはあってもテレワークに対応する企業内の制度が整っていない、どちらもない、など。
制度の話は、労務管理面や働く場所、仕組みの話は、ツールの面はシステムなどの環境やセキュリティなどがあると思います。
誰がいつどこで働いているか分からない、何時間働いているか管理できない、なんていう労務面や定性的な話とか。インターネット環境やデバイスが整っていない、そのツールが安全か分からない、アクセスできる範囲が不明確、紙文化に依存している業務などなど。
それでも、やらなくてはならないから、とりあえずやってみた、という感じかと。
とりあえずやってみるが苦手な日本企業には、すごい挑戦状であったと予想できますが、ツールの方は、やってみると意外になんとかなったのではないでしょうか。なぜなら、普段からやっていることの延長にあり、使うロケーションが変わっただけ。既に多くの企業のIT部門は、クラウドにシフトさせていたからです。ただ、その使い方を社員に遡及、定着させることを置き去りにしていたことがじわじわ見えてきます。
テレワークが始まったころ「不便さはあるけど、なんとかなる」というのが多くの人の体感だったのかな、と思っています。とはいえ、労務や管理面での課題はそのまま残っており、特例対応などでなんとかやっているのかな、と。（政府の対応も不明瞭ななか、人事部をはじめとする管理部門の方は大変な苦労をしていると思います。ありがとうございます。）
ツールで必要なことは、モバイルに適したデバイス（ノートPCやスマートフォン）とインターネット環境があることが大前提。それがあれば、あとはクラウドベースのコミュニケーションツールの有無だけ。コミュニケーションツールは一つである必要はないけど、クラウドベースで以下の点が満たされていることが不可欠と思います。（奥が深すぎるのでセキュリティ面はいったん置いておきますね）
１．メール以外にチャットベースの会話ができること
２．ファイルデータのやりとりがオンライン上でできること
３．オンラインミーティングができること
一点補足するなら、そもそもメール自体がインターネット上を飛び交っている仕組みなので、これとクラウドサービスは別物とみてることも？であったりもします・・・もしメールベースのコミュニケーションに拘っている上司とかがいたら、何が違うのか説明を求めてみたらいいのではないかと。
Phase1-1. チャットベースの会話
電話が苦手な日本人（特に年齢層が下がれば下がるほど顕著）なので、LINEライクにチャットベースのコミュニケーションが出来る環境は不可欠です。
群雄割拠な世界で、世界的に普及しているもの、国産もの、色々あります。特によく見かけるかな、と感じるのはSlackとTeams(Office365)でしょうか。このあたりを適切に使えていればコミュニケーションロスは低いはずですが、チームの中に一人でも不慣れな人（例えば、メンションの使い方を知らないとか、スレッドをまとめるという概念がないとか）が含まれていると、チームコミュニケーションは一気にレベルが下がります。（↑の例えば、を読んで理解できなかったとしたら、足を引っ張ってる人という自覚がいるかもしれませんね）
使えることと、効果的に使えることは、大きな差があるという理解は必要ですね。
Phase1-2. ファイルデータのやり取り
ファイル保管のソリューションは、チャットベースのやり取りに機能として付随するケースも多いです。ポイントは、複数のメンバでやり取りするファイルデータをオンライン上に保管されていることが重要であり、かつ利用者はそれがオンラインにあり、どこからアクセス出来るか、どのように使えるかを最低限理解しておく必要があります。
これが意外にIT部門から説明されていなかったり、利用者自身も気にしていなかったり、難しそうな気がして知ろうとしていなかったりします。
かつ、IT部門が一番頭を悩ますところでもあります。要は情報漏洩などのセキュリティ対策の重要なポイントの一つになるのがここだからです。IT部門の頑張りどころであると同時に、往々にして、利便性とセキュリティの間で苦しむポイントであったりもします。（だから、あまりIT部門に文句言わないであげてください。利用者が見えていない範囲ですごい悩んでいるはずです）
それはさておき、そのファイルデータがどこにあるかを知った上で使うことはとても大事になります。企業で扱われるファイルデータが保存されている場所は、大きく分けて3種類に集約されます。
１．クラウドサービスの中（クラウド事業者の中）
２．自社の機器（サーバ）の中
３．手元のデバイス（PCやスマホ）の中
２は、従来のITの世界で長く使われ続けてきたファイルサーバのイメージです。ファイルサーバってなんぞや？ってなる人もいるかもしれませんが、IT部門はサーバという、PCのスーパーウルトラーハイパー版みたいな機械の中に、「ファイルサーバ」と呼ばれるシステムを構築して、それを社員に提供していました。物理的な機械が社内のどこか（データセンターにあるのが大半でしょうけど）にあったのです。
鍵のかかる家の中のどこかの部屋の中に物があるわけで、安全そうな感じでしたが、IT部門はこの機械とシステムの維持に山のような課題と、谷のような苦しみを併せ持って日々メンテナンスをしてきました。
しかし、山と谷に限界が生じたことと、時代の流れがきたことにより、これらは１のクラウドサービスに移行しているのが、ここ数年の流れです。
３については、想像できると思いますが、例えば、PCのデスクトップに散乱しているファイルとかです。いまだにかなり多くの人にこの状況が見受けられますが、これは今の時代からするともうやばいと思います。ITスキルを判断するとき、その人のデスクトップの散らかりや、PCのディスクの使用状況を見たらだいたい想像が出来てしまいます。
ちなみに、Windowsにはファイルエクスプローラという機能があります。デスクトップにあるアイコンベースだけの範囲でなく、体系的にPCの中のファイルデータを俯瞰することが出来ます。PCに慣れてくると、まずこれでファイルにアクセスしたり、ここで見やすくするためにファイルの整理（フォルダ分け）などをしていると思いますし、その概念をそのまま２のファイルサーバ上や、１のクラウド上ですることが出来るようになる、というステップにつながります。
Macにも当然この概念はあるのですが、Macユーザには何故かこれが苦手な人が多いような印象があります。Macの方がファイルを体系的に並べてみる機能が目立たない作りになっているからかな、と思っていますが、テキマカ調べなので、全く根拠がないです。OS Xになる前の、OS9や8まで遡ってみるとそのころからのユーザは逆にハイスキルが多いですが、どうも現在のOS X時代においては、（日本に限っては）ITスキルが低いユーザが多いように思います。ITスキルを持たずに使えるiPhoneなど、Appleの思想がそうさせているのかもしれません。結果、手元の整理も、このあとのクラウドの利用も苦手な気がします。かなり偏見かもしれませんが。
話がだいぶ逸れましたが、ファイルデータのやり取りの基盤ってのがクラウドサービス上にあることにより、場所やデバイスに依存しないファイルデータの操作、共有、同時編集が可能になるので、それを分かって使うことと、そうでないことの効率さは雲泥の差ということになります。
こちらのサービスもかなり群雄割拠な様相ですが、これが1社の中で混在しているのが一番最悪です。左の2つは、Office365という枠で考えたら1つとして見てもいいと思いますし、Teamsの裏で動いている仕組みがSharePoint Onlineと考えればむしろ同じなのですが、インターフェースや用途などユーザへの優しさという面でTeamsの方がまだユーザビリティが高いのではないかと思います。ただ、Slackもそうですが、コミュニケーションが軸にあっての補填的な意味合いでのファイル保管場所と考えると、TeamsやSlackよりは、そちらが本業であるboxやdropboxがファイル保管のソリューションとしては王道と言えると思いますし、より利用しやすい設計になっていて、理解しやすいはずです。
Phase1-3. オンラインミーティング
一番テレワークのときに目に付いた分かりやすいツールがこの分野ですかね。前2つほど戦国時代ではないと思います。この一ヶ月で本格的に使い始めた人にとっては新鮮かもしれませんが、実はだいぶ勝ち組が明確になっている気がします。もちろんかなり早い速度で変化するITの時代なので、あくまで現時点での勝ち組ですが。
ZoomとTeamsではないかと思います。企業規模や、外資・国内などの差で、ここのチョイスが分かれている気がします。規模が大きくなるほどにTeams、外資はZoomみたいな印象があります。理由は単純で、規模の大きい国内エンタープライズ企業はOffice365を導入しており、その機能内で統一的にガバナンスを利かせられるため、そこに利点を置くと、1機能として備わっているTeamsを使う傾向にあり。部分最適でやりたい、という発想の外資や、企業規模の小さい企業は、Zoomなのかな、という印象です。他社からの会議リクエストの数でも、カフェのモバイルワーク中にたまたま見えてしまう範囲でも、Zoomが多いかな、という印象です。
オンラインミーティングに限らず、セミナーなどがオンライン開催になったことでここにZoomを使う開催者も多くなった印象です。オンラインセミナーについてはYouTube Liveも多くなっているので、トレンドとしては、やはり1つへの統一よりは、部分最適でツールを選ぶことが良いのかもしれません。（管理手法という点で、IT部門のマインドセット変革が求められそうですが）
Phase2. 最初の2週間で気が付いたであろうこと
上に書いた3種のツールを使いながら、テレワークをやってみると、
「あれ？意外にいけるな」とか「集中して仕事が進んで効率的だな」て感じた人が多かったのではないかと思います。
当然です。自分のペースで自分のタスクに集中して仕事ができるので、当然なのです。
ところが、やってみて早々に気が付く違和感がいくつかあります。
・自身もしくはメンバのITツールの使えなさ具合
・自身もしくはメンバのコミュ力の低さ
・自信の集中力の低さ
一人でやる仕事の効率の良さは目を見張るものがあるのに反し、誰かと協同で行うこと（会議や確認などのコミュニケーション）はペースが相手に依存することで時に非効率になります。そしてそこに失われている時間があるのですが、意外にこれに気が付けずにいます。そして気が付くまでは非効率、気が付くとストレス、という循環になるので厄介です。最初のころのオンライン会議では「みんな慣れていないからね」で許容されていたことが、段々とマイナスに思えてきます。
さらに困ったことに足を引っ張る本人が気が付いていないことや、それをストレートに指摘するほどには、若干自分のスキルに自信がない、ということもあって、総じて改善されないです。
さらに耳にするようになった言葉で、驚いたのが、
・さびしい
・独り言が増えた
です。聞いたときは「まじか！」て思ったのですが、複数人が口にするので、一定数、もしかしたら半数近くはそうなのかもしれないです。
口を使って、面と向かって、どうでもいい雑談をすること、ランチを共にすること、こういうことが実は働いていく上で必要な要素になっている人が多いのかもしれません。こればかりはITで解決できないです（笑）
Phase3. そろそろはっきりしてくると思う課題
だいぶ前からテレワークなりオンライン会議なりクラウドサービスの利用を続けてきたのですが。この一ヶ月急激にその世界にたくさんの社員が乗ってきて、これまで漠然と感じていたことが明確になってきた課題がいくつかあります。きっとこれから順次それに気が付く人が増えていくと思っています。
・自主的か受け身か
・コミュニケーション能力と人間関係
・ITツールを目的をもって使いこなすスキルの差
・会議への意識と準備
一番明確になってくるし、きびしいなーと思うのが、各メンバの仕事のスタンスが分かりやすいこと。自主的か受け身かというのがコミュニケーション（主にチャット）と関連して目に見えてくると感じていて。そしてそれが生産性・効率性に明確に表れる、と。これにこれから気が付く人増えるんじゃないかな？
特に、すぐに確認したり、すぐに（調べずに）質問していた人が、一番ピンチで、今までは近くに座っているから、さっとそこに行って「これでいいですか？」と話しかけて安心を買っていたケース。これがすべて、チャットになるということ。
当人がそのチャットを書く時間だけでなく、相手から返事をもらうまでの待ち時間、そして、近くにいたら相手も「いいよ」と3秒返事で終わっていたことが、チャットを読んで返事を書くという10秒以上の動作になるということ（相手の時間の搾取）が起きる。しかもこのチャットの確認のテキストがシンプルに最適化して書かれていないと、何が聞きたいのか、何を確認してほしいのか分からなくて、相手も質問が必要になり、ラリーになる。最悪ですね。これが多くなると、返事も億劫になって無視したりってことも起こりうることが想像できる。
こうやって考えると、自主的に仕事を進められる人以外にとっては難しいし、そのようなメンバを抱える上司は結果的に、テレワークの時間をその搾取に充てることになってしまう。まぁ、上司というカットでいうなら、メンバの育成責任という点での上司の問題でもあるので、当人に限ったことではないのだが、いずれにしても、こういうことが明確になってしまうはずである。
ITツールを使うスキルの差は、教えること、指摘しあうことで高まるし、それを素直に受け入れる、知ったかぶりしないことが大事だと思う。覚えればいいだけなので。
オンラインミーティングの開始時に「聞こえますか？」「あれ？Xさんの声だけ聞こえない！」とか、ブワンブワンキィーーーーーってハウリングするとか論外。論外なのに、それに3分とか時間を割くとか。。。1日にそんな打合せが5回あったら、それだけで15分のロス。参加者が各5人だと、企業としてそこだけで1時間以上の生産性をロスしていることになる。
時間の搾取者にならないようにするための努力がいることは全員が自覚する必要がある。上に立つ人ほど、それを的確にスマートにこなして、下にそれを伝えられるようにならないといけない。「みんなのロス大き過ぎる！いい加減学んでよ！」と上は言えないといけない。上の人が「IT難しいわー」とか言っちゃってるともうダメ。。。
オンラインミーティングの怖いところが、会議室という物理的な場所がないこと。それにより引き起こされる課題もいくつかある。
例えば、物理的な会議室だと、次の時間帯の枠を予約している人がいるため、どれだけ盛り上がっていても、途中であっても、次の予約者のために追い出されて、会議は終わりになる。しかし、オンラインは追い出されない。だから、ファシリテーターの意識が甘い会議は終わらない。
同様に決めるべきこと、伝えるべきことが明確であるべき。アジェンダとゴールの事前共有という、古くから会議作法として言われ続けて、なのに出来ていないこれらのことをしっかり根付かせて、しっかり終わらせていく必要がある。やっぱりファシリテーターの意識が大事になってくる。
オンラインミーティングでもう一つ課題になることに、参加する場所というのがある。つまり静かであること。相手の声が聞こえるかどうかではなく、自分の後ろが騒がしくないか。在宅ならまだしも、カフェなどのモバイルワークで一番難しいのがこれだと思う。
想像以上に世の中は音に溢れている。
例えば、カフェの場合。
近くの客が誰も話していなくても、店内に均一に音が届くように適切な計算をした天井スピーカーから素敵な音楽が流れている（しかも自分の趣味じゃないときもあるから、会議相手に「この人音楽のセンス悪っ！てか消せよ」て思われるかもしれない）。店員がホスピタリティ溢れて大きな声で「いらっしゃいませー」て言うかもしれないし、バリスタ風な演出のために、機械でプシューーーー！！！って音を放ってエスプレッソ作るかもしれない。それらがなくても、そもそも社内の重要情報を堂々と赤の他人に聞こえるようにしゃべるのも問題だと思うし。カフェの音対策はどうも難しい。
ちなみに、カフェなどでオンライン会議に入るときに私がやっているテクニックで、すごく効果を感じているのは、マスクを着用し、かつiPhoneとかに標準でついているイヤホンを使うこと。そのマイク部分をマスクの中にいれて会議に参加する。
何人にも確認したが、こちらの声もクリアに届くし、後ろの雑音もほとんど聞こえないみたいで効果は絶大。マスク品薄問題はあるけど、ぜひお試しを。
オンライン会議に関しては、例えば、Microsoftが出しているWhiteBoardアプリなどをタッチパネル搭載のWindowsのPCと組み焦ると、デジタルのホワイトボードを共有することも出来る。ITを知ることで出来る便利なことは多種多様にある。カフェやシェアオフィスで使われているPCを見ると、Macの次に、Microsoft Surfaceが多い印象を受ける。Surfaceを使っているなら、WhiteBoardアプリを入れてみると良いと思う。
他にもPCがないとオンライン会議が出来ないと思っている人も多い。スマホとイヤホンとアプリがあれば、いまどきのクラウドのオンライン会議ツールは使える（もちろん企業が制限していなければね）。可能性も選択肢もたくさん用意されている。
知らないことで失っていること、奪っていることがあることを知ろう
ITを詳しく知らなくても会議もコミュニケーションも出来るが、知らないことで失っていること、他者から搾取している時間や機会が多いのは事実。
今まで求められなかった働き方をするようになった今、今は多くのビギナーがいる。だからこそ、今なら聞いていい。今なら学べるチャンス。「それってどうやるの？」それが許されるのは今だけ。
あと数週間もしたら、そんなことまだ知らないのか、と上司ならバカにされるし、部下なら評価を落とす。「質問するのは新人の時期の特権」なんてよく言うけど、みんながテレワーク新人だと思えば今がチャンス。上の人から聞かれたら聞かれた側もちょっとだけ頼りにされた感じで嬉しかったりするだろうし、コミュニケーションチャンスの到来と考えてもいい。
先が見えない情勢が続いている中で、景気が激しく悪化していく中で、それが明けた世界では、テレワークやそこで使われるITツールが標準になっているはず。であれば、そのときのためのベーススキルの取得と割り切って、数少ない今前向きにできることの一つとして取り組んだらいいのではないかと思っています。
いつになく長いnoteになりました。最後まで読んでくれてありがとうございます！！！
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