第4回 hokan User Meetupイベントレポート🎉
皆様こんにちは！
適正な営業活動と組織の強固な監査体制を実現する
クラウド型保険代理店システム「hokan」を提供する株式会社hokan カスタマーサクセスの石野です！
2023年2月14日（火）hokanユーザーの皆様とオフラインの交流会Meetupを開催いたしました ✨
hokanが開催するMeetupは今回で4回目！ 弊社のオフィスがあります東京大手町のFINOLABでのオフラインの開催！ 本日はその様子をたっぷりお届けします 📣
hokan Meetupってなに？ 💭
hokanでは以下の2点の目的を置き、オフラインでhokanユーザーの皆様が交流いただける場としてMeetupを定期的に開催しております！
・hokanユーザー様同士がシステムの活用/運用事例を共有し合い、
より高度にシステム活用することで自社の事業成長に還元いただくため
・hokanユーザー様同士の協業や以降の交流のきっかけにしていただくため
代理店業界には様々なコミュニティ・代理店会がありますが、システム利用という軸での交流は珍しいのではないでしょうか。
同じような事業の課題感をお持ちの代理店様同士でhokanの活用方法をシェアし、共にサクセスに向けて歩んでいける仲間を見つけていただければという思いで開催しております！
当日のイベント概要 📝
【開催日時 🕒】
2023年2月14日（火）15:00~19:30
【開催場所 🧭】
東京都大手町 FINOLAB4F イベントスペース
【内容 💬】
・参加者様自己紹介
・活用事例ライトニングトーク
・テーブルディスカッション
・hokanからの今後の機能開発に関しての連携
・懇親会
当日のコンテンツ振り返り 🗣️
参加者様自己紹介
テーブルごとの自己紹介タイム 会社の情報とご自身のhokanに閉じない事業全般の興味のあるトピックに関して お話をいただきました！
活用事例ライトニングトーク
今回は事前にご依頼、もしくは挙手いただいていた4社様に活用事例共有のライトニングトークにご登壇いただきました！ お話いただいた内容を以下のトピックにまとめてお伝えいたします。
・会社情報（事業の特徴など）
・hokan導入前に抱えていた課題
・hokanを活用しての取り組み事項
・今後実現していきたいこと
なお、今回はコメンテーターとして有限会社保険ネットワークセンターの宮宇地様にご登壇いただきました！
【1社目】株式会社 エフジー学園保険サービス：代表 酒寄 隆弘様
トップバッターとして緊張感のある会場でライトニングトークをご披露いただきました！ ご苦労されながらも実施されている事項を様々な面から言語化いただきました。
🗣️ 会社情報（事業の特徴など）
・本社所在地
→茨城県つくば市
→スタッフは8名。ほとんどが保険業界未経験。
・代表の酒寄様は通信業界からより難易度の高い営業である
保険業界に転職。損害保険会社の研修生を経て独立開業。
🗣️ hokan導入前に抱えていた課題
・募集の可視化と育成
→若く経験の少ない募集人が多いため、経験者が頭の中で当たり前のように実施していることがなかなか実施できない。
→担当者の募集の状況など可視化されておらず、主たる育成方法であるOJTに十分時間を使うことができていない
・ペーパレス
→損保の契約に際して必要になる資料（車検証・決算書など）これらを紙で管理していた。特に決算書など生保のクロルセルに活用できる資料なのに紙の管理で有効活用できていなかった。
→満期月ごとに書類をまとめて管理して、必要があればそこから資料を引っ張り出してくる。そもそも資料を参照しなくなる。（次につながる情報が埋もれていた）
→他社証券の管理（若いスタッフにはここの情報を入手してもらうのがファーストステップ）
→対応履歴はスプレッドシートでの記録で後々振り返るのが大変
🗣️ hokanを活用しての取り組み事項
・hokanのメモ（対応履歴活用）
→会話の中から営業の種が見つかることも多いため、募集人は顧客との会話の内容をなんでもいいのでメモ（対応履歴）に記録
→管理者はhokanのレポートアクティビティ（期間とメモフォーマットを自由に検索できるもの）を活用して顧客との会話履歴ベースの活動状況確認を実施
→これまでは毎回直接聞かなければわからなかった情報が、自動でデジタル上で確認ができるので、若手が見逃しがちなポイントを管理者でチェックして、すぐにアドバイスに活用できOJTを実現する有効な手段として活用している。
→具体的なhokan内での格納物
- 決算書：前年比較して推移を見ることで、提案に役に立つ。PLだけじゃなくBSも
- 車検証：車検日に応じて提携工場の紹介や新車購入時の保険営業に活用する。保険会社からも情報くるが、早く、ほしいタイミングで情報取れるのは大きい。
→また、満期更改/事故対応/損保の新規募集をプロジェクト（案件の状況を可視化する機能）で管理し、案件の進捗を定量的に可視化。
・ペーパレス管理
→契約時の必要書類をhokan内でデータとして管理。他社証券の情報、決書の情算報、車検証の情報などをhokan内でペーパレス管理。
→PCだけではなく、モバイルアプリから出先で写真を撮ってアップロードするなど、普段の活動の延長線上で負荷なくペーパレス管理を実現する。
→紙管理の手間が省け、hokan内には様々な情報が溜まっていくので、どの顧客の対応を実施しても担当者間の情報の差分が減り、クオリティの高い接客が実施できている。
・アップセル/クロスセルのための情報整理
→hokanの顧客基本情報に独自のDBを構築できるので、アップセル・クロスセルのための情報を付与している。
→入力しなければならない項目の必要最小限に抑えていけるので、営業の入力も保険会社システムなどほど煩雑ではない。
🗣️ 今後実現していきたいこと
・態勢整備のさらなる強化
→今後の保険業界における企業価値を高めていくための手段としてhokanを活用しての態勢整備を実現する（対応履歴・意向把握）
・アフターフォロー
→ペーパレス管理やメモの記録、顧客基本情報に記録された情報をベースにアフターフォロー対応に還元していく。
・自治体顧客の対応
→ご契約の内容が複雑になりがちであり、先方担当者の変更も多い
→前年までの担当者とのコミュニケーションやご提案、ご契約内容の共有がしやすい。この観点のデータ活用をさらに進めていきたい。
【2社目】株式会社 ライフステージ：代表 永野 勤一様
昨年hokanとの共催セミナー実施もありました三重のライフステージ様
代表の永野様よりユーモアも交えたライトニングトークをご披露いただきました！
🗣️ 会社情報（事業の特徴など）
・会社に関して
→ライフステージは永野様が生まれたときに作られた会社。
今年で創業38年目。
→販売比率は生保：損保＝6：4
→ローカル向けの保険販売と、介護福祉保険ドットコムを運営されており、介護福祉事業所へのリスクマネジメント・運営サポートも実施。
・永野様に関して
→自社のオフィスの中に学習机があり、幼少期から保険募集をしているお父様と共に育ってきた。
→ 保険の業界は厳しい世界であり、365日仕事をするのも大変であると感じ、一般企業に就職。
→自分が働いでお給料をもらったことで、これまでの人生はお客様から頂戴した保険料で育ってきたということを痛感し、恩返しのための代理店業を引き継いだ。
🗣️ hokan導入前に抱えていた課題
・組織化
→先代が38年かけて築いてきたお客様との信頼関係、世界観、人脈を引き継いでライフステージとして組織化した対応を実現していく必要がある。
・アフターフォローからの売り上げ創出
→得意にしている介護福祉事業所への新規開拓力から引込んだお客様に対して、CS向上はもちろん、アフターフォローから複合販売につなげていきたい。
🗣️ hokanを活用しての取り組み事項
・先代の引退を視野に入れた更改対応
→更改対応MTG時のメンバー全員での見積・設計
→先代や高齢のメンバーも交えて、顧客の各論情報も含めて全員で情報共有、ディスカッションの場を設ける。
→プロジェクトを活用した更改対応での進捗報告・意識づけ
→上記会議にもプロジェクトを資料として活用
→タスク管理として毎朝の朝礼でプロジェクトでの対応事項整理
→先代の保険設計ノウハウを社内に継承できており、更改のみで増収を実現できている。
・新規顧客へのアフターフォロー
→新規加入後のアフターフォロー実施（証券到着確認～3ヶ月後～6ヶ月後～1年）
→ヒアリング内容の体系化
→対応進捗、提案できる保険のフックを作るための課題ヒアリングを網羅性持って出来てるかをチェックする
→福祉施設特有の情報や、親や子の反応、関係構築をはかるために入手
→アフターフォローへの反応を入手してお客様の温度感や今後のヨミに活用
→バックオフィスが蓄積情報から複合販売を実施できており、新規も更改のみで増収に繋がっている。
・事故対応相談事例シェア
→朝礼にてプロジェクトの内容を全員で共有しタスクを整理
→進捗、誰にボールあるのかを管理。
お客さまか、保険会社か。メンテナンスが大事なので、毎朝必ず確認する。
→逆に事故対応のプロジェクトは朝礼時のみ触って、日中は触らないルール
→先代だけでなく、個々人のファインプレーを蓄積できるようになった。
🗣️ 今後実現していきたいこと
→今のメンバーの業務範囲を拡充させてアフターフォローを充実させていく。
→本格的に先代が引退前に保険業務を引継ぎできるように
【3社目】有限会社 保険ネットワークセンター：つくば支店長 伊場野 武様
代表の宮宇地様がコメンテーターということで、若干緊張感がありながらですが、社内でもhokanの運用をリードしてくださっている伊場野様に活用事例、今後トライしていきたいことを共有いただきました！
🗣️ 会社情報（事業の特徴など）
・会社に関して
→香川県高松市が本店の広域代理店
→全国10拠点。社員47名
→営業一人あたりの平均生産性 手数料ベース約2000万円
→営業2人に対して事務1人。ならすと1300万円／人
→月10件の新規契約 他種目化率70%
→営業は保険会社の研修生制度の脱落者 or 素人
→人事評価はプロセスを重視
→紙ベースのアナログ管理で、EXCELもSUMが限界
🗣️ hokan導入前に抱えていた課題
・紙媒体での管理の限界
→拠点数/管理項目が増えるにつれて管理が煩雑に
→拠点ごとの管理の質にずれが生じる
→年次の監査では修正が追い付かず
アナログ管理のため、現地に行かない限り状況を正しく把握できない
→帳票の変更をしようにも、それ自体が大きな負担になるため、うかつに変更できない。歪が改善されず、悪化のスパイラルへ
→増える仕事、遅くなる帰宅時間、上がらない成果
🗣️ hokanを活用しての取り組み事項
・紙媒体をすべてメモに移行した
→元々紙でも入力は徹底できていたので、それがデジタル化して、対応スピードが速くなった！
→顧客対応履歴、口振不能対応、募集人チェック（バックオフィスが実施している顧客への営業の満足度ヒアリング内容）、事故対応メモなどをペーパレス化
・リアルタイムで現状把握できるようになり、経営層の意思決定が早くなった。リアルタイムで見られているから、募集人の入力意識が高まる
・入力のつまづきや重複からフォーマットを毎日での改修できる。これは紙運用時代だと年に1回実施するのが限界だった。
🗣️ 今後実現していきたいこと
・hokanのデータを活用して営業カルテを作りたい
→会社で日常業務における有効面談の定義と達成基準を明確にしている
→このアクションの行動量を収集してデータをリアルタイムに集計していきたい
→営業ごとのプロセスを定量評価して成長のためのボトルネックを明確にすると同時に、棚ぼたではなく再現性のある形で契約を獲得できる募集人を評価する。
【4社目】株式会社 KTN：専務 加藤 慎司様
最後は、コメンテーターの宮宇地様と親交がおありにある加藤様のご登壇です！ 惹きつける話術でhokan活用に関しての事例と想いを熱く語っていただきました！
🗣️ 会社情報（事業の特徴など）
・会社に関して
→横浜に本社を構え、社員数8名。
→訪問型乗合代理店 損保70％生保30％
→損害保険会社で直販を経験したメンバーが集まっている。
・本日のトピックに関して
→今日は満期管理が秒で終わる話をする
→毎月満期の一覧を保険会社ごとに出力し、同じフォーマットに整え、社内での割り振りを実施。これがすごい大変、、、
🗣️ hokan導入前に抱えていた課題
・満期更改は営業マター？
→各営業マンの過去の成功体験によって、それぞれの運用方法での顧客対応実施
→会社として統一した対応基準や方法を構築できていなかった。
・意向把握シートの精度
→元々A4びっしりの紙の意向把握シートを作成しており、運用をしていたが、営業マンごとにその解釈を勝手に変えて、営業対応が属人化。
→数字を上げていて社歴の長い人には意見をしにくい雰囲気があった
🗣️ hokanを活用しての取り組み事項
・満期更改のプロジェクト活用
→保険会社を横断した満期契約一覧作成がhokan内で完結できる。
→その満期一覧をそのままプロジェクト機能でチケット化して、全社の統一フロー（ルール）を策定。それに際して、営業全員の業務を棚卸ししてステージ作成した。
→満期更改の事前準備は秒で完了。その後の満期一覧の精査は必要
・意向把握のメモフォーマット運用
→メモフォーマットに損保の意向把握項目を作成。
→項目の必須化を活用して、入力の平準化を進めた
・その他運用
→毎週月曜朝30分でhokan活用のための定例社内MTGをセッティング
→hokanのアップデート情報を担当の渡辺さんがキャッチして、どんな業務で、どのように活用できるのかを全員でディスカッション。
→月曜日のお昼前には設定に反映されて、今週話した内容を即実践できる状況にする。
→みんなで話すことで、風通しが良くなる。成果の大きさに傾倒する文化がなくなった。
→ オペレーション統一したので、逆に言うこと聞いてもらう風土・ガバナンスができるようになってきている。
→今後新しいメンバーが入社した時のことを考えマニュアルも整備
🗣️ 今後実現していきたいこと
・攻めの活用
→hokanのマジックインポート機能などを活用し、hokan内に攻めに繋がる情報を付与する。
・社員の意識をhokanのアップデートスピードに合わせる
→社員の意識がアップデートされれば業績も向上し、会社は地域に永続出来る
→職種、業務に問わずhokanをキーステーションに業務平準化を追求
テーブルディスカッション
今回は以下の2つのお題に対してテーブル内でディスカッションをいただきました。
お客様の満足度/信頼度を高めるために実施している取り組み
記録を残さない・記録内容が不十分そんな従業員へのアプローチ方法は？
それぞれテーブルで出たご意見のサマリを共有いたします！！
【お客様の満足度/信頼度を高めるために実施している取り組み】
・お客様（同業他社様）同士の交流会・情報交換会を開催
オンライン1時間で10名ほどお呼びして、輪を広げている交流の場を作るだけでも良い！
・資料請求・お問い合わせ 対応の均質化のために月２回ほど全件振り返っている。例えば、、
なんでLINEで問い合わせ来たのかな？→聴覚障害者だったことがわかった→メール中心の対応でご成約。
このようにチャネルを増やすことでお客様対応の幅が広がった
・お客様の声を積極的に集め、週1で10分〜15分共有するようにしている。年間300件のお客様の声を集めるように動いている。上記が満足度・信頼度の向上につながっていると思っている。
・公式LINEアカウントを作成。情報発信に取り組んでいる
LINEアカウントから問い合わせしてもらうことにより、
担当募集人だけでなく会社のどなたでも回答できるようにすることで属人化を排除。LINEからGoogleフォームにリンクするような形。事故受付なども実施。
【記録を残さない・記録内容が不十分な従業員へのアプローチ方法は？】
・朝礼までに入力、朝礼時にその場で確認しよう！というルールを作ることで徹底できるようになってきた（お互い自分の入力内容は見られているんだ、という意識ができてきた）
・元々自社システムがあったので、入力自体はみんなしてくれる。
Wチェック担当が２名いる。さらに管理者もチェック。それをコンプラがチェックの三段構え（プロジェクト機能でステージ分けて管理）
アクティビティをめちゃくちゃ見ている。毎日見てる。
・会社と従業員は雇用の関係にあり、会社からの指示/命令に対して基本的には社員に許諾の自由はない
・書いていない人もいるが。どの立場の人から言われるかが重要。圧力があってプレッシャーがあるとうまくいかなくなる。どうして入力しないのかが重要で、どう言った障壁があるのかをヒアリングして解決していく。コミュニケーションが重要。差があることは前提。
・週に一回ミーティングを行なっている。ルールを一から作っている。それをhokanに落とし込んでいる。→そこが守れなければミーティングで話し合う。最終手段で顧客を剥がす。ヒアリング内容に関しては縛っていない。最低限のラインを決めている。縛りすぎだとやらなくなってしまう。必須項目はチェックボックス式にしている。
hokanからの今後の機能開発に関しての連携
私石野より今後予定しているhokanの機能開発情報をお伝えさせていただきました！
懇親会
同会場でざっくばらんな情報交換の場として懇親会を開催しました！
立食形式でカジュアルに歓談いただきありがとうございました！
今回は「hokanクイズ」というイベントも開催！ ちなみにイベント内で出題したクイズから一問
正解の知りたい方は「スキ」ボタンを押下してください笑
参加者様からの声 👥
参加いただいた皆様から嬉しいお言葉頂戴しております！
その一部をシェアさせていただきます！
各社の取組を拝聴し、それぞれの課題をhokanで解決していることがわかった。さらに、弊社でも課題としている点において既に取組んでいらっしゃる代理店もあり、気付きをいただくことができた。
弊社は複数のツールを使って管理をしていますので、ツールを1本化できたらどんなに楽だろうと思っていました。顧客システムから代理店システムへ、ということで、これからのhokanに期待したいと思いました。
なかなか同業の方々と業務について語り合う機会がなかったので、とても有意義でした。また皆さんも前向きな方が多いので、たくさん刺激もいただいたと思います。
そのほか今後のMeetupに対しての意見も頂戴し、ぜひ取り入れさせていただきます！！
hokanからのお礼🙇♂️
今回のMeetupにご参加いただいた皆様誠にありがとうございました！
また、お声がけしていたもののご都合が合わずご参加いただけなかった方々に関してもお返事いただけたこと感謝しております。
hokanのMeetupも今回で4回目、今回は初の試みとしてしっかり時間をとってのライトニングトークの開催もあり、運営としては改善すべき点が多かったのですが、今後より有意義な交流の機会創出にご期待いただければと思います！
毎回感じるのですが、ご参加いただく皆様は自社の課題やお客様に真摯に向き合い、常に何ができるのか、他の代理店様の取り組みで自社に還元できるものがないのか、アンテナを強く張ってらっしゃって、私自身も仕事への向き合い方で襟を正す想いです。
hokanはどこまで行ってもシステムで、代理店様にとって手段の1つに過ぎませんが、hokanユーザーの皆様の交流が、お互いのサクセスのための情報交換が、hokanというシステムを活用いただくことの大きな付加価値となれるよう、ささやかではありますが、今後も尽力させていただきます。
この記事をここまでお読みいただいたhokanユーザーの皆様でもし次回以降のMeetupにご参加されたい方がいらっしゃれば、hokan（もしくは導入担当者まで）までご連絡ください！
またユーザーの皆様と直接お会いできる日を楽しみにしております！
株式会社hokan カスタマーサクセス 石野太一