会議・打合せは「10分始まり」がおススメ

皆さんは、会議や打合せの時間設定をどうされていますか？

私の課では、【毎時10分始まり】にしています。
そして、時間設定も【最長50分・早く終わるなら30分で終了】です。

10:10〜11:00や14:10〜15:00という設定ですね。

元々は「働き方改革」の一環として、「時間の効率化」を目的に2年半前に始めました。

当時の会議や打合せは、1時間単位で設定し長い場合は2時間以上だったり、1時間の設定でもダラダラと延長するのが当たり前になっていました。

「本当にできるの？」「50分じゃ足りなくない？」と心配するメンバーもいましたが、半ば強制的に始め今ではすっかり定着しています。

そして、思いがけなかった効果も出ました。「時間の効率化」以上に、「生産性の向上」の点で効果が絶大だったのです。

ということで今回は、【生産性の向上に繋がる会議・打合せのルール】をまとめます。

---

【ルール①】毎時10分始まり

毎時10分始まりにした狙いは、「打合せと打合せの間にインターバル（10分休憩）を設ける」ことです。

その際に、「10分始まり」にするか「ちょうど始まりで50分終わり」にするか、どちらが良いと思いますか？

これはファシリテーション関連の本で読んだのですが（スミマセン、タイトルを忘れました…）、「10分始まり」の方が効率が上がるそうです。

「ちょうど始まりで50分終わり」にすると「あと10分ある」という心理が働き、ギリギリまで時間を使いがちになるのですね。

それに対し「10分始まり、終わりはちょうど」にすると、「その時間に終わらないといけない」という心理も強くなります。

また、開始時間より少し早く集まる人も多く、資料に目を通すなど準備の時間に充てることができます。

【ルール②】時間は最長50分

「10分のインターバル」を設けたので、自ずと打合せ時間は最長でも50分単位となります。

実は、この「50分ルール」が生産性の向上に繋がった一番の要因です。

時間を制限したことにより、「決められた時間で結論を出す」という意識がグッと高まったのです。

ダラダラと延長してた頃は、「結論が出るまで話し合おう」だったのですが、今では残り10分になると参加者全員が「結論を出す」「結論に至らなそうな場合は次回への宿題を決める」モードに入らようになりました。

【ルール③】「今日のゴール」を設定

「決められた時間で結論を出す意識が高まった」と書きましたが、そのために必要なことがあります。

「今日のゴール」を最初に確認してから打合せを始めることです。

打合せを始める前に、打合せ終了時点で「どのような状態になっていたい？」を確認します。

例えば同じテーマでも、「まずは全員が課題を理解する」「全員で課題の解決策を列挙する」「解決策を誰がいつまでにやるかを決める」など、どこまで議論するか段階がありますよね。

「今日はどこまでを決める？」を共有しないままスタートすると、参加者も議題のどの点を深掘りすればいいのか分からず、意見や質問が発散してしまいます。

ちなみに、これは上位者が出る会議でも有効です。

「今日ご判断いただきたい点はココです！」ということを最初にズバリと伝えることで、上位者の質問や意見をその点に集中させることもできるのです。

【ルール④】事前の資料共有

「10分前から準備ができる」と書きましたが、資料が事前にあると参加者も議論に入りやすいですよね。

理想は前日や打合せの数時間前に共有できればよいですが、直前でもOKです。直前の10分だけでもサッと目を通すと、議題の全体像が見えてきます。

また、私の課では資料の1ページ目に「今日のゴール」を明記するようにしているので、そこを確認してもらうだけでも効果があります。

ちなみに、最近はほとんどの打合せがオンラインで画面に投影しながら進めますが、オンラインの場合も資料共有します。

参加者の手元に資料があると自由にポイントを確認でき、質問や意見が出やすくなるのです。

【ルール⑤】議事録はその場で

「議事録」そのものの是非もありますが、私は「打合せ後のアクションを明確にするためにも議事録は必要」と考えています。

ただし、議事録の形式にこだわる必要はありません。そして、大事なのは「議事録のためだけに時間をかけないこと」ですね。

ファシリテーターとは別に議事録係を決めて、打合せをしながらメモっていきます。

画面に投影しているPPTの資料を更新したり、最近ではOneNoteなどのアプリを使うことが多いです。

打合せ後に、更新したファイルを共有して完了です。

ちなみに、前の打合せの議事録共有を、次の打合せ前の10分インターバルで済ますこともよくあります。

インターバルが無い頃は、定時後や翌日になっていたので、この点でも生産性アップです^_^

---

いかがでしたでしょうか？

その他にも、「次回への宿題は3W1Hで決める（誰が・何を・いつまでに・どうする）」など、ファシリテーションのコツは色々ありますが、「10分始まりルール」はシンプルでチームへ浸透しやすく、知らぬ間に生産性が向上する作戦です。

時間の効率化や生産性に悩みのある方は、ぜひ試してみて下さい！

ありがとうございました。

＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝
「働き方改革」繋がりで、私の記事で多くの「スキ」を頂いた【効果バツグン「捨てる会議」】の記事もどうぞ！