効果バツグン「捨てる会議」

「働き方改革」は、多くの会社や部署で様々な取り組みがされてきたと思いますが、私の部署で最も効果のあった取り組みを紹介します。

それは、「捨てる会議」です。

この施策は、サイバーエージェントの取り組みを参考にしました。

「過去に機能していたけれど時代の変化で必要なくなった業務、決めたときは良いと思ったけどさほど効果がなかった業務などを定期的に整理する」

という考えのもとに、業務を棚卸しします。

職場の環境改善でよく使われる「5S」活動でも、まずやるべきは「整理＝無駄なものを捨てる」ことです。

業務の改善でも、まず初めにやるべきは「無駄を徹底的に排除する」ことなのですね。

やり方は簡単ですが、重要なポイントが2つあります。

ポイント① 全員参加

捨てる会議では、立場や年齢に関係なく、必ず全員が参加することが望ましいです。

部署の全員が普段の業務を振り返り、

「これは無駄だな」
「これはやり方を変えてもいいのでは？」

という業務を洗い出すのです。

そして、全員で投票します。

投票はシンプルに、
「捨てる」「変える」「残す」
を選択します。

最後に、投票結果に対し1件ごとに議論します。

しっかりみんなで意見交換した上で、
「捨てる」「残すけどやり方を変える」「残す」
を決定します。

ポイント② この業務の目的はなんだろう？

判断する際に重要な視点が「業務そのものの目的」を確認することです。

何事においても「目的」を明確にすることは大事ですが、捨てる会議においてもひとつひとつの業務の目的を掘り下げることが重要なポイントです。

目的そのものが不要になっていれば「捨てる」
目的は重要だけど手段が古ければ「変える」
目的も手段も変えるべきでなければ「残す」

取り組み当初は、業務の効率化に意識が行ってしまいがちです。

「面倒だから捨てる」
「時間がかかるから捨てる」
「残したい人が少数だから捨てる」

という意見が出ることもあります。

しかし、「効率が悪いから捨てる」ではなく、「その業務の目的」を振り返り、その目的自体を残すべきかどうかを十分に議論したいですね。

また、「その業務の目的」を確認することで、業務のやり方も効率的になり、働き方改革の本来の目的である「生産性の向上」に繋がっていくのです。

「捨てる会議」の進め方

進め方はこのような感じで取り組みました。

①サーバー上に全員が書き込めるファイルを準備
②2週間くらいかけて書き込んでもらう
③2時間くらいの意見交換を2回ほど開催
④多数決ではなく議論で決める
⑤3ヶ月ごとに進捗をフォロー

私の部署では、「50件捨てる」ことを目標に取り組みました。最初はどんどん出てきますが、30件過ぎから結構苦しくなってきます。苦しくなりすぎて業務とは関係無いことも出てきましたが、それもヨシとしました。（笑）


■捨てたものの代表例
・報告するだけであまり見ていなかった実績報告書
・営業部門とマーケティング部門でダブって作って
　いた需要予測
・会議・打ち合わせでの書類配布→ペーパーレスに
・出すことが目的になっていた販促情報の発信
・個人ごとに作っていた商談提案書
・定時後の業務依頼

■変えたことの代表例
・会議・打ち合わせの時間→長くても50分以内に
・会議・打ち合わせの進行方法
・議事録の残し方
・ミーティング禁止の集中タイム導入

■このようなものもついでに捨てました
・社内メールでの妙なヘリ下り
・出張のお土産（強制的にならないようにという意味で）


あまり深刻になりすぎず、ワイワイ盛り上がりながら「捨てる」のがおススメです。


ありがとうございました。