99.即実践！タスク管理術（ハック大学）

私は駆け出しのコンサルタントです。
日々やること（タスク）に忙殺されて、時間がない。ずっと仕事している感覚で、もはやプライベートな時間はとれてない状態です。
このままではダメだと、今回、「仕事に追われず、自分の時間を確保する」を読んだ。
著者はyoutube ハック大学のぺそさん。登録者27万人を超え、業務効率化に関する動画を多く届けている。

タスクは３つに分解する

ステップ1 なくす

仕事柄、よく会議に招集されます。
参加するときは必ず「この会議のゴールは何なのか」を確認します。
目的のないタスクは、やる必要がないからです。
この「目的」が、重要ポイントです。
これ何のためにやっているんだっけ？を口癖にします。
そこで、目的や価値がないと判断した場合は、それは「なくすタスク」です。
目的があれば、そのタスクをしなかったら何が起こるのか？を考えます。
別に大きな問題を起きないとなる場合は、それも「なくすタスク」です。
目的を考えるときは、上位目的で考えることです。組織の中で動いている以上、そこは見失ってはいけません。

ステップ2 へらす

膨大なタスクがある中で、減らすことができれば自分の時間は確保できます。
まずは業務に出てくる「数字」を減らせるか、を考えます。
例えば、定例会議は、週に1回、部門全体で実施している、とします。
この場合、週に1回という「頻度」が減らせないか。また部門全体という「人数」を減らせないか。さらに1時間の会議だったら、45分や30分に「時間」を減らせないか、を考えます。
まずは明らかな数字として表に出てきているものに着目しましょう。
一方で、「頻度」「人数」「時間」が減らせないとなった場合、「何さえできればいいのか？」で判断します。
先程の例ですと、この定例会議で何さえできればいいのか、ということです。お客様の声を経営陣に届けて、重要な意思決定を行うという前提で、月に1〜2件ということであれば、週に1回ではなく、月に1回で良いでしょう。さらに、資料の枚数を減らしたり、報告の時間を短縮したりするなど、意外に「へらすタスク」はある筈です。

ステップ3 かえる

「かえるタスク」と言うのは、「なくす」こともできず、「へらす」ことができたとしても、まだ何かしらの余地があると言うものです。
結論、「結果的に達成すべき事案を守る」ことができれば良いです。つまり、それさえ達成できれば、途中、どの道を通っても結果は変わらないということです。
先程の週に1回、部門全体会議を実施している。お客様の声を経営陣に届けて、重要な意思決定を行う、を例にしてみます。
「結果的に達成すべき事案」は、経営陣が重要な意思決定を行う、ということです。これさえ達成できるのであれば、お客様の声も全て紹介するのではなく、意思決定に必要なものだけに絞って報告をする。またお客様の声の断片ではなく時間軸での変化、商品別やカテゴリー別のデータを見せた方が重要な意思決定には役立ちそう、ということがわかりました。
これを実践すると、必要なものだけに絞っているので、会議時間は削減できます。またデータをグラフ化することで、重要な意思決定に迅速にアプローチできることになります。
これでは「時間を作るためにやっているはずなのに、より多くの時間がかかってしまうじゃないか」と思われるかもしれません。
しかし、時間を生み出す目的に立ち返ると、無駄な時間を浮かせて、より有意義性の高いことに取り組むということですので、これを最短距離で進んでいることになります。組織にとっては、良い方向に「かえるタスク」になったのです。

即実践！タスク管理術10選

1.業務定型化

定型科によって、いつ、誰が行っても同じ流れで業務を進めることができます。作業者によるばらつきが減り、ミスや漏れが発生しにくくなり、業務効率化に繋がります。
→今の業務って定型化できないの？口癖にする。

2.順序変更

上司に指示でプレゼン資料作る場合、資料の骨子を考え→上司に構成を確認→各スライドを作るが流れです。ここで順序を変えて、いきなり資料を作成し始めると、資料の骨子を作成する段階で、気づけた致命的なミスを犯してしまう。スライドを作りながら構成を考えるのは、思考と作業を同時進行でするので、大変なタスクになるのが想像できます。また、上司の確認前に、スライドを作ってしまうと、「先に確認してくれたら、この部分を指摘できたのに…」と、修正や変更に大幅な時間がかかってしまいます。
→現在の業務の中で、何かスムーズにいかないな、ストレスがかかると感じた場合は、「順序変更」に着目してみる

3.簡素化

社内でしか使用しない資料なのに、デザインに懲り過ぎる、はまさに無駄ですよね。
→会社から報酬をもらっている以上、「頑張っている」よりも「組織に貢献している」を目指す。

4.夜の整理
タスク整理のタイミングは、夜がお勧めです。
少ない時間で良いので、自分自身に質問をして頭の中を整理しましょう。
→今日、不要なタスクはなかったか？要領が悪かったと思う事はなかったか？帰り道に振り返ってみましょう。

5.メールのやり取り
日程調整をする際、いつが良いですか？場所はどこにしますか？議題は何にしますか？、と何度もメールのラリーをしているともったいないです。
→メールは、用件を端的に、でも、たくさん用件を盛りこんでおく。

6.会議をなくす、かえる
会議とは、そもそも何かを決める場です。
議論する事はできていても、その先の何かを決定するところまでやりきることが重要です。
→会議の冒頭では「目的」「アジェンダ（目次）」「時間配分」を伝える。

7.メーラーTodoリスト法
私がコンサルタントとして、実際に活用している方法です。仕事上、毎日メールは使っています。またTo Do リストも活用しています。これを毎日目にするメール機能を用いて、一気にToDoまで管理してしまいます。
→未読＝To Doとして管理する。メール以外のメモや内容も、自分宛にメールする（内容記載、添付資料で細くしておくと尚良い）ことで集約する。

8.抽象化から仮説立てのメモ術
メモの際は「抽象化」と「仮説立て」を同時に行います。例えば、ある店舗のある期間で、購入数が多い商品の上位が「コーヒー、おにぎり、水、お茶、牛乳、アイス」だったとします。この回答を抽象化すると「飲み物が多く買われている」となります。誰が見ても理解できる内容にしておきます。「仮説立て」は、飲み物のニーズが高いとなり、紅茶やジュースも置いたら売れるのではないか、と仮説立てができます。
→メモの際は、抽象度を上げて、仮説を添えて仕上げる。

9.朝の1人仮説会議
会議やミーティングの予定が入っているなら、そこで話し合う意味やミッション、提案や目的を先に仮設立しておくのです。会議の数分前になって、ようやく資料用意して、1時間の会議のうち、前半10分ぐらいはキャッチアップに費やし、最後までなんとなく終わってしまうパターンはダメです。すぐにディスカッションが始めれる状態にしておきます。
→朝はながら運動で、仮説を考えておく。

10.コントロールできない事は考えない
コントロールできない事は、解決法をいろいろ考えたとしても、結局コントロールできないので、考えるだけ時間の無駄です。わかりやすい例は、天気、景気、ニュース、他人の感情や行動です。
自分がコントロールできることではないので、それについては考えても仕方ないはずです。
→悩んだら、その原因がコントロールできるかできないかを考える。できないなら無視する。

まとめ

時短術やタスク管理術に関する情報収集を行ってきた結果、今回の10選は、すぐ試してみる価値があると考えています。
「これって何のためにやってるんだっけ？」
「これなくしたらどうなるんだっけ？」
「これって結局何ができればいいんだっけ？」
は口癖にしておきたいw
自分の有意義な時間確保の為にも、時間は、資産と言う認識を持ち、常に向き合っていくことが大事だ。人生は1度きり、悔いのないよう、自分の時間はきちんと確保しておきたいものですね。