予め決めたその日のタスク以外は原則やらない

タスク管理において、以前から自分に課しているルールがあります。
それは「予め決めたその日のタスク以外は原則やらない」というものです。

その日やるべきことと着手順を事前に（私の場合は朝に）計画し、タイムブロックしています。
（タイムブロックとは、11時から12時までは●●のタスクをやる時間と、予め時間を天引きすることです）

計画になかった他のタスクを単純に追加してしまうと、元々予定していたタスクが予定通り進まなくなります。
そして、残業して終える形になってしまいます。
（おそらくこの記事を見ていただいている方は、残業をセーブしたい方が多いと思っています）

とは言え、その日に上司から「これをやって欲しい」と言われたり、同僚や他部署から「これお願いします」といったことは日常発生しますよね。

そんな時はすぐに着手せず、原則明日以降のタスクとして、一旦To Doに入れるようにしています。
そうすることで、今日やるという選択肢から除外することができます。
そして、今日計画したタスクに集中でき、物事を計画通りに進めやすくなります。

一番の曲者は「なるべく早く」と言われたタスクです。
そんな時は、一旦「いつまでに必要ですか？」と聞きましょう。
「なるべく早く」の定義は、人によっても、案件によっても異なってくるものです。
ですので、本当に必要な期日を確認し、それに間に合うように進めるのがベターです。

本当に今日終わらせなければならない突発案件に限り、今日のタスクへの割り込みを許可しましょう。
その場合は、今日の計画タスクから優先順位の低いタスクを明日以降に回し、突発タスクと入れ替える必要があります。

もし手帳、手書きメモ、デジタルでTo Doを管理しているなら、それをアップデートします。
タスクが入れ替わったことを自己認識するためにも、頭の中だけでやるのではなく、きちっと先送りしたことを形に残しましょう。
そうすることで、両方を無理やりその日にやること（＝残業）を回避することができます。

最初のうちは、全てその日にやりたい欲望に駆られたり、思い通りにいかないこともあると思います。
ですが、このルールを課し続けていると、だんだん慣れてきて、本来やるべきことに集中できるようになります。

もし突発案件で残業が増えているなと感じているのであれば、今日お伝えしたルールを試してみることをオススメします。

まとめ

「決めたその日のタスク以外は原則やらない」

• その日やるべきことを事前に計画し、それ以外の割り込みタスクは明日以降に回す

• 「なるべく早く」と言われたタスクは、いつまでに必要かを確認する

• 本当に今日終わらせなければならない突発案件に限り、今日のタスクへの割り込みを許可する

• その場合は、今日の計画タスクから優先順位の低いタスクを明日以降に回し、突発タスクと入れ替える

• 上記は頭の中ではなく、手帳、手書きメモ、デジタルなど何でも良いので、To Doで管理する