説明下手を解決する、たった1つの考え方。

こんにちは、白井です。

今回は、説明をするにあたって相手に上手く伝えられない人向けに、そんな課題を解決する考え方をお伝えします。

当記事の執筆に至った経緯を簡単にお伝えします。

以前、会社の後輩から「説明が上手くなるコツってなんかあるんですかね？」という相談をもらったことがあります。

社会人になってからですが、説明が分かりやすいというお褒めの言葉をいただくことが多くなりました。

というのも、学生時代までは全く国語力がなく、論理立てて行う説明は到底できておらず、話がよく分からない人だったと思います。

社会に出るにあたって、さすがにこのままではまずいと思い、大学卒業の半年ほど前から活字を読むようになり、自分の文章力や論理的思考力を鍛えていきました。

そこから今日までの約3年半、人に話を伝えるためにどうすれば良いのかということを試行錯誤してきました。

話を戻すと、後輩への質問には簡潔に答えられませんでした。というのも、説明が上手くなるために数多くのことを学び、実践してきましたので一朝一夕で身につくものではないからです。

そこから数日考えてみて、説明上手の根本となる、1つのシンプルな答えに辿り着きました。

「相手のことを考える」

その1つの答えは「相手のことを考える」ということに尽きます。

これはとても抽象的な解ですが、結局はこのたった1つに行き着きます。

いくつか具体例を見ていきましょう。

相手の情報量を考える。

まずは相手の情報量を考えるということ。

自分の話が相手に伝わらない原因は、相手の情報量を適切に見積もれていないことが多いです。

例えば、まだ四則演算を覚えたての人に対して、いきなり微積分の話をしても、全く通じないことは自明です。
このような状況に陥っているにもかかわらず、説明を続けてしまえば伝わらないのは当然です。

その逆も然り、微積分を習得している相手に対して、四則演算のやり方から説明するのは意味がありません。
分かっている人からすると、相手の説明が長すぎて、どこから本題なのかが分からなくなってしまいます。

その結果、話がよく分からない人になってしまいます。

相手の情報量を適切に判断し、ちょうど良いレベルで説明することが重要です。

相手が欲しい情報を考える。

先に述べた相手の情報量とも関連してきますが、相手はどんな情報が欲しいと思っているのかを考えることも重要です。

例えば、ある製品を営業している商談の場面を考えてみましょう。

まずは、先方が自社の製品の導入をほぼ確定させている場合です。

その場合は、製品の強みを長々とプレゼンしてもあまり効果はありません。というのも、相手はその強みを理解した上で導入を決定している場合がほとんどだからです。

必要なのは、
・いつ導入できるのか
・費用はどのくらいかかるのか
といった、導入に関連する話の方が聞きたいはずです。

逆に、導入を決めかねていたり、そもそも製品の詳細を知らない相手に対しては、製品に関する情報を中心とした説明が必要です。

このように、無意味な説明をして、相手に負担をかけないことも、自分の話を伝えるためには重要です。

相手が求めている流れで伝える。

伝わりやすい構成は、人によって様々です。

例えば、1を聞いただけで10を理解できてしまう人もいれば、
5を聞いて10理解できる人もいますし、10を聞いて10理解する人もいます。

また、一般的にビジネスシーンでは結論先行で話せということを、よく聞くと思いますが、あくまでこれは一般論です。

当然、根拠から聞きたい人が存在しないわけではありません。

そのほかにも、完結に説明するフレームワークの一例として、PREP法（結論→理由→具体例→結論）などがありますが、相手が時間がない場合などは結論だけを聞きたい場合もあり、そのタイミングでは理由や具体例はいらないという場合もあります。

つまり、相手の性格や伝えるシーンによって、話の構成を変えなければならなりません。

伝わりやすい話し方は、あくまで一般論。
必要なのは話をまとめる際に、相手がどのような流れでの説明を求めているかということです。

「相手のことを考える」という話に対して、具体例を3つ挙げていきました。

これら全てが、根本を辿ると相手のことを考えるということにつながります。

簡単にできることではありませんが、相手の性格、相手の状況、相手の知識量など、様々な条件に合わせて、臨機応変に説明の内容や構成を変えることが重要です。

相手が求めているものは何か。

この1つの問いを常に考えて、説明上手なビジネスマンを目指していきましょう！