その会議は、本当に必要か？
こんにちは、白井です。
今回は仕事における「会議」について。
仕事をしている方は共感いただけると思いますが「無駄な会議」が世の中には蔓延っています。
・何も生み出さない定例会
・誰も意見しない検討会議
・全員出席の進捗確認会議
などなど…
上げたらキリがありませんが、意味のない会議って結構あります。
まず重要なことは、こういった時間を作らないことです。
が、若手社員となるとそういうワケにもいかないのが事実。
しかし、無駄な会議に出ることで自分の時間が奪われていく。
この会議のジレンマにはどのように対処すれば良いのでしょうか？
まずは極力出ないこと。
限度がありますが、まずは極力出ないように心がけてください。
つまり、出席依頼を断るということです。
ここで、1つコツをお伝えします。
「その会議って、私必要ですか？」という聞き方だと、ただのやる気のないヤツだと思われる可能性があります。
この場合は、優先度の高いタスクを引き合いに出しましょう。
「○日までに必要な○○を最優先で終わらせたく、この会議は欠席させていただけないでしょうか？後ほど議事録で内容を確認します。」といったように、もっと優先すべきことがあることを伝えましょう。
これだけでも、十分に無駄な会議を減らすことができます。
会議の時間を有効活用する。
仮に、無駄な会議に出席しなければならない時。
あなたはその時間をどのように過ごすでしょうか？
無駄な会議の時間にすべきことは、内職です。
これ、バレたらまずいじゃん。
と思うかもしれません。
しかし、バレない方法をお伝えします。
①事前に資料に目を通し、質問事項をまとめておく。
②事前に議事録の雛形を作成する。
③議事録ファイルを開きながら、内職する。
以上3点です。
事前に資料に目を通し、質問を洗い出す
まずは会議前の下準備。
大抵の場合は、会議の資料が事前に展開されてるはずです。
会議前に、その資料を一通り読み、概要を把握しておいてください。
そして、質問事項をまとめておいてください。
これをやることで、会議の長い時間を有効活用できます。
会議では、事前に展開された資料について、メインスピーカーの人が説明することがほとんどです。
つまり、事前に資料に目を通しておけば、それだけで十分に内容を把握できます。
そうすれば、会議に耳を傾ける必要がなくなります。
事前に資料を読む時間はせいぜい5分程度。
会議で説明するのは20分もかかる。
この場合、15分の削減になります。
まずは、事前に資料を読み、会議を聞かなくて良い状態を作ってください。
また、その際に事前に質問事項を洗い出しましょう。
会議で一言発言するだけで、その人の存在感が出ます。特に、若手であれば尚更です。
一通りメインスピーカーの人が話し終わった後に
「質問よろしいでしょうか？」
と言うだけで、「この若手、ちょっとデキるかも」と思わせることができます。
自分の存在感をアピールしましょう。
議事録の用意をする
若手の仕事の一つである議事録。
これにもコツがあります。
議事録を事前に作っておくことです。
それは無理だという声が聞こえてきそうですが、大丈夫。
あなたならできます！
基本的に、メインスピーカーが話している内容は、資料に書いてあります。
そのため、議事録に以下の文言1つで議事録の9割は完成します。
「〇〇[資料名]を参照。」
これでほぼ完成です。
既に資料にある内容の議事録を取ることはナンセンス。
時間の無駄であり、認識齟齬が生まれる原因にもなり得ます。
だからこそ、会議の主題である部分は「資料を参照」という形にすべきです。
あとは、会議内で出てきた疑問や意見を記載すれば完成です。
資料を読んだ際に出た疑問を、この議事録に事前に記載しておくと良いでしょう。
「楽する」と言うと一見手を抜いているように思えますが、
「効率的」と言うこともできます。
時間を効率的に使うために、事前に議事録を作成することを徹底しましょう。
あとは内職。音の違いを聞き分けるだけ。
さあ、会議の時間（内職時間）がやってきました。
あとは、意識の1割だけを会議に傾けて、残りの9割は自分の作業に意識を向けましょう。
あたかも、議事録をとっているようなふりをして。
ただ1点だけ注意すべきことがあります。
それは、音の違いを聞き分けることです。
言い換えると、メインスピーカー以外が話している内容が聞こえたら、意識を会議に向けるということ。
先ほど、メインスピーカーの話は資料を参照という形で議事録に記載できると言いました。では、議事録で書くべきことは何か？
それは、周囲の意見や質問です。
それらは資料に記載していないため、議事録に追記していく必要があります。
そのために、意識の1割は会議に向けて、話者を聞き分けるようにしましょう。そして、そのタイミングは議事録を書く。
これだけで、会議に出席し、最低限の仕事をしながら、自身の作業に取り掛かることができるようになります。
まとめ
今回は、日本の悪しき習慣でもある「無駄な会議」についてお伝えしてきました。
意識すべきことは、
・無駄な会議には、理由をつけて極力出席しない
・会議内容は聞かなくてもわかる状態にしておく
・自作業だけでなく、議事録などのやるべきことも最低限行う
です。
無駄な会議で、無駄な時間を使わないよう意識して、「仕事がデキる」ビジネスマンを目指しましょう。
もちろん、必要な会議は出席してくださいね。
最後までお読みいただき、ありがとうございました！
ぜひ、次回もお楽しみに🙇♂️
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