会議への関わり方をバージョンアップする
会議をどう進めるか？について書こうと思ったところCOMEMOにて「＃その会議必要ですか」で意見募集がかかっているようです。あまり無駄な会議をしている気はしないのですが、自分の身の回り、サイボウズではどんな感じで会議をしているか、一度書いてみます。
オンライン会議が常態となって、会議への関わり方も変わってきたように思います。後半はその点について書いてみます。
会議は目的が終わったら終了する
そもそも会議は何かしらの目的があり、それが達成された時点で終了します。会議の開催時間が定められますが、全ての会議は目的が達成されれば、時間前に終了します。1時間の枠を取ったものの、開始後10分ちょっとで終了することも普通にあります。
会議の目的
多くの人が述べていると思いますが、会議の目的には以下のようなものがあります。
・意思決定
・情報共有
・レビュー、議論
・アイデア出し、ブレスト
など
会議の進め方
たぶんサイボウズは短気な人が多いのかもしれませんが、私の周りでは会議についてはおおよそ次のように進んでいます。
〇単発の会議の場合
・最初に会議目的と終了条件（特に意思決定の場合）を宣言して、終了条件に達した終了する。
「〇〇が決まったら終了」と最初に宣言します。「会議のゴール」を決める、という言い方の時もあります。
・誰が決めるのか、誰の業務範囲なのか、はっきりさせる
みんなで決める、多数決、みたいなことは無くて、必ず誰か一人が決定します。質問や意見があれば、その人に伝えます。
現在は営業、マーケ、開発などの各業務は本部長の業務範囲なので本部長が最終的に決定します。内容によってはさらにメンバーに権限移譲されることもあります。
・事前に資料出せるものは、会議前に資料を出す。資料など読んでわかることは読んでもらって説明しないこともある。
特に意思決定をする会議では、説明時間は省略され、資料を読み込む形となることもあります。その後、会議では質問や意見出しをメインに行います。起案者は補足説明を求められたら説明します。
資料を作った側（起案者）からするともちろん説明したいところではあるのですが、説明する側と聞く側の理解の仕方や構造も違うことが多く、質問に回答する中でお互いの理解を深めていく方が結果的には早いかもしれません。
・いつまでに意思決定したいのか、明示する
期限を切らないと延々と議論が続くこともあり得るので、先に期限を切って議論を始めたほうが良さそうです。
・会議最後にはネクストアクション（誰がいつまでに何をするか）を明確にして終了。
〇定例会議の場合（情報共有系の会議が多い）
・定例会議に多い、情報共有系のものは、
・新しい情報
・その他トピック（他の部署、チームの活動に影響があるもの）
だけ説明して、あとの報告は読んでもらいます。
ルールではないもののOKとされていること
・内職OK（私がそう思っているだけかもしれませんが）
複数の議題のある場合、全員が全部の議題に関係や関心があるわけでもないと思います。また議題ごとに人を呼ぶのも時間かかりそう、ということもあり、一旦会議に入ってもらうものの内職OKで運用される会議が多いと思います。
会議に対する関心、業務への影響度は人や部署によっても違います。また、複数の議題がある場合、自分が関わる度合いも議題によって変わります。
このため全員が同じ強度で会議に参加するのはちょっと無理があると思います。会議や議題のオーナーはがっつり参加しますが、影響や関心の薄い議題については参加の強度が変わってもいいと思います。
・会議を行う前にテキストで話して終わることもある。
会議を登録したスケジュールにいろいろコメントのやりとりができます。会議やる前にテキストでコミュニケーションして、会議が始まる頃には目的が終了することもあります。
サイボウズはグループウェアを作っている会社なので自社グループウェアの機能を使って、結構会議始まる前にテキストでやり取りしています。
こんな感じ
・定例会などはスキップ（開催しない）もあり。
議題が集まらない場合は、経営会議系の会議も「議案が無いのでスキップ」されます。
会議をやるうえで重要だと思うこと
・誰がやりたい会議なのか、もはっきりさせる
重要なのは「誰がやりたいのか」「誰が会議のオーナーなのか」をはっきりさせることだと思います。この会議はこの人数でこの時間でこのやり方で実施するのが適切なのか？メンバーから質問や意見されることもあると思います。その場合に、この会議のオーナーが説明したり、場合によっては会議のやり方を変更する必要があります。
個人的には「全員が参加意識を持って会議に参加する」という考え方よりは、「その人なりの会議への距離感が認められる」方が理にかなっているように思います。
さらに会議をやる前に文化的に合意しておきたいこと
・会議は公開する（プライバシーやインサイダーに関わることは除いて）
・誰がどの分野の決定を行えるのか、整理しておく
・意見言いやすい、書きやすい環境。
ある決定事項の影響は想定外のところに及ぶ可能性はありますが、そのために関係者全員集めるのはなかなか至難の業です。内容はできる限り公開して、関心のありそうな人は見られる（会議参加も可）にしておくのがよいと思います。
また、意見や質問が言いやすい（サイボウズの場合は「質問責任」といって質問するのも社員の責任というように呼び掛けています）環境づくりも必要と思います。
最後に
最近はオンライン会議も日常になり、会議室に缶詰めにされる必要もなくなりました。PCがあれば会議中でもできる仕事は多いと思います。会議の弊害が「全員の時間を拘束してしまう」ということであれば、会議を減らすというのも一つの案ですが、会議への関わり方自体をバージョンアップする、というのもアリだと思います。
また、今後の自分の仕事に関わるところの情報収集のために、直接関わりない分野の会議でも、聞くだけの会議参加ももっとあってもいいと思っています。
会議そのものをどうにかする、というよりは会議の目的を達成できれば、どんな距離感で参加するかは個人に任せたほうが効率よさそうに思います。
おわります。
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