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約320人参加のバリュー策定ワークショップでの運営方法とコンテンツ制作

takino|hey, inc.

heyの「Just for Funな組織のバリューを決める旅」連載 第3回目です!

前回の記事では策定編その1として、約320人規模のバリュー策定ワークショップの全体の体験設計についてご紹介しました。

この記事では策定編その2として、オンラインワークショップ当日の具体的な内容と運営方法、また失敗談などを書いていきたいと思います。第1回企画編の記事にあるように、heyではバリューを「ボトムアップ型」で策定プロセスからメンバーを巻き込むやり方で作り上げました。これから全社員を巻き込んだバリュー策定や、大規模のオンラインワークショップを企画・運営する方のヒントになれば嬉しいです。

ワークショッププログラム(ほぼ)全公開!ワークのプロセス

ここからはワークショップのプログラムの内容と、設計のポイントをご紹介します。まずはオンラインワークショップの全体像について。

「過去」「現在」から「未来」を考えるワークプロセス

heyは3つの会社が統合し、新メンバーがたくさんいる組織(当時の社員の約3割が入社1年未満でした)。さまざまのバックグラウンドと役割を持つメンバー同士で「これから」を考えるには、互いに「これまで」何を大切にしてきたかの相互理解が重要です。そこで、DAY1では「これまで」と「いま」大切にしてきたことをインプットコンテンツや対話を通じて言語化し、それを踏まえ、DAY2で「これから」のありたい姿をみんなで考えるプロセスにしました。

プログラムを日程に落としてみた図がこちら。

Youtubeアイコン:ストリーミング配信の全員参加のプログラム
Meetアイコン:グループワークを含むプログラム

チームワークのパートは全社同時にやらず、分割して進行

運営上考慮した点としては、チームワークを実施するプログラムの一部で参加者を大きく3つに分けて進行したこと。(上記図のDAY1とDAY2にある[だるま] ・[まねきねこ]・[くまで]はグループの名前になります)。運営チームは同じプログラムを1日3回実施することになり、ややコストは高めですが、約320人一気にやると運営コントロールがしづらいのではという予想と、メンバーによっては業務や家庭の都合上参加できない時間帯がある、という理由でグループを分けました。

具体的には計42チームを3グループに分けました。

  • 5-6名/1チーム

  • 17〜18チーム/1グループ

(ちなみに経営陣もいちメンバーとして全ワークに参加しました。)

いざワークを実施してみると、最初のグループの運営で「もっとこうしたらよかった」という事案が多々発生。次のグループのワークがはじまるまでに運営メンバーで話し合い、改善点を次のグループに活かすことで、徐々に運営をスムーズにすることができました。そういった点でも、一気にやらず分割した進行は良かったなと思います。

DAY3の「これから実践することを考える」のプログラムでは、会社全体で「浸透フェーズDAY1」としての一体感をつくるため、全社員同時にワークを実施しました。

次に、DAY1からDAY3のワークの詳細とタイムラインについて。


インプット→アウトプットの流れで、知る→対話を繰り返す設計

限られた時間の中でアウトプットを出すには、質の良いインプットが大切です。今回はチームワークに入る前に、毎回その日に考えるテーマに沿ったインプットコンテンツを用意。コンテンツはスライド資料などではなく、できるだけ映像にすることで、参加者の関心を寄せられるものにしました。経営陣やメンバーが出演する動画によって、参加者同士のSlackチャットが盛り上がり、ワーク前に場を温めるのにも効果的でした。

DAY1の「これまで」「いま」を考えるワークのインプット①:「hey キーワード2018-2021」。経営陣にメンバーに「これまでのheyをひとことで表すと?」をテーマに話してもらいました。
DAY1の「これまで」「いま」を考えるワークのインプット②:お客さま対応のためワークショップ当日に参加できないカスタマーチームのメンバーに、いまのheyをひとことで表してもらった動画。
DAY2の「これから」を考えるワークのインプット:メンバーに「これから大切にしたいこと」を考えてもらうにあたって、そもそも会社としてどのような組織になっていきたいと考えているのか目線を揃えることは重要だと考えました。DAY2冒頭にVP of PXのnaokoさんからの経営メッセージとして、改めて今回のワークショップの目的と経営視点でこれから大切にしていきたいことを共有しました。

オープニングや休憩時間もコンセプトが伝わる映像でわくわくと一体感を演出

ワークショップは「盛り上げ」も大事!ということで、オープニングムービーを制作しました(デザイン部門の@shuarakさん作!)。休憩時間も同じキービジュアルを使った動画を用意して配信。ことあるごとにビジュアルをつかったクリエイティブでテンションを高めたり、コンセプトである「オールスター」を感じてもらえるようにしたりしました。

参加メンバーからコメンテーターを用意し、ワークショップにインタラクティブ性をつくる


少人数のワークショップであれば、参加者からの意見や感想を都度シェアすることができますが、大人数かつオンラインでは発言の難易度が上がり、司会の一方通行になってしまいがちです。今回、進行対参加者の構図(ただ聞くだけ)にならない工夫として、参加者の中からコメンテーターを予めアサインし、冒頭や締めなどにコメントをいただくようにしました。コメンテーターに参加者代表として感じたことを共有いただくことで、参加メンバーの共感を生み、参加意識を高められたのではと思います。


ワークショップの運営方法の紹介

大規模かつオンラインのワークショップを滞りなく進めるためには、オペレーションにさまざまな工夫が必要でした。ここからはオンラインワークショップの細かい運営方法や失敗談、具体的な使用ツールなどをご紹介します。

配信ルームの様子。運営チームは会社で集まってオペレーションしました。


オペレーション体制

まずはワークショップ当日の運営チームの体制と役割についてご紹介します。運営チーム5人とコメンテーター1人はオフィスに集まり、口頭で連携しながら進行しました。

配信ルームにいるメンバー

  • 司会者(1人)

  • コメンテーター(各回参加者から1人)

  • タイムキーパー&Slackアナウンス担当

  • お問い合わせ対応担当

  • ワークシートチェック担当

Slackアナウンス担当:
ワークシートがいくつもあったり、時間がタイトめだったりと、参加者がオペレーション面で混乱しやすい状況だったため、「今は何をする時間なのか」を「どのシートをつかうのか」などワークの内容を随時Slackでアナウンスしました。司会者からのGoogle Meetでの声掛けだけでなく、Slackにも同時に告知することで、迷わずにワークに取り組みやすいように工夫しました。

お問い合わせ対応担当:
「自分がどこのチームかわからない」「どのルームにはいればいいのかわからない」「うちのチームのワークシートどこですか?」などなど、「オンライン迷子」のメンバーに対応する担当。迷ったらいつでも聞けるようにすることで、できるだけスムーズな進行を目指しました。

ワークシートチェック担当:
今回、メンバーがアウトプットするワークシートはGoogle Slideを活用しました。

ワークシートチェック担当は「各チームがワークを進められていそうか」「どのくらい進捗しているか」など、リアルタイムにアウトプットをチェック。困っていそうなチームがいれば、チーム用Meetに入って声がけをするようにしました。

各チームのワークシートURLはスプレッドシートで管理・共有。


運営失敗談

プログラムで使うGoogle Meest のURLが多すぎて迷子に

今回のプログラムではワールド・カフェ方式(他のグループとメンバーをシャッフルして対話をすることで、意見や知識を集める)のワークの時間を設けていたのですが、そうなると、①全体配信用のMeet、②各グループ用のMeet、③シャッフル用のMeet、3つ行き来することになり、メンバーの混乱を招いてしまいました。できるだけブレイクアウトセッション(事前にグループ分けをしておくとワンクリックで参加者を分ける機能)を使って参加者のオペレーションを減らしたり、図式化してスムーズに動けるよう改善しました。

Meetでの移動をスライドで図式化し、できるだけメンバーが動きやすくなる工夫を。

Google スプレッドシートの同時アクセス数問題
チーム分けや各チームスライドはスプレッドシートで管理・共有していたのですが、100人規模で同時接続をすると、うまく表示ができない問題が発生...。(別の共有ツールesaに後から変更しました。)ツール系の接続可能人数は事前に確認しておくことをおすすめします!

Google Meetの同時接続は事前に予行演習していました。



参加後アンケートの結果とみえてきた改善点

今後のバリューの浸透フェーズでも、このようなオンラインイベントを実施していきたいと考えており、今回の経験を次に活かすべく、アンケートと振り返りを実施しました。同じようなワークショップの実施を検討されている方の参考になればと思い、回答結果と振り返りでの反省点をご紹介します。

Q.「オールスターヘイ全体について、最も近いものを選択してください

75%のメンバーが楽しんで取り組むことができました。「なかなか話す機会のないチーム・部門の方と話せて有意義な時間だった」「この規模でバリューを全社員で考えて作っていくこと自体とてもよい機会だった」「経営メンバーが考えて伝えるのではなく、一緒になって作れるのが良かった」などの声がありました。

Q.オールスターヘイの中で「楽しかった!」「テンションが上がった!」と思えたプログラムについて、全て選択してください(複数選択可)

Keynote以外のワークとしてはDAY2に実施した「heyのこれからを考える」が最も選ばれました。

Q. オールスターヘイの中で「テンションが上がった!」あるいは「参考になった!」と思えたコンテンツについて、全て選択してください(複数選択可)

heyの事業である STORES プラットフォームを利用いただいているオーナーさんの商品が詰まった「オールスターヘイBOX」が1番人気でした!


アンケートや参加メンバーのヒアリングでわかった発見や課題

もう少し腰を据えて取り組みたい、時間が欲しいという声多数、反面ちょうど良かったという声も数件あり
自由記入の回答で多くあがったのが「時間が足りなかった」というコメント。せっかくの集まったこの機会でじっくり議論したかったという声がありました。一方で長時間のワークは体力的にも業務の都合的にも難しい。時間の使い方のバランスは今後も課題です。

普段交流がない方とのコミュニケーションが取れてよかったという声多数、反対に初めましてのケースがほとんどでコミュニケーション面での疲労感ありという声もいくつかあり
今回のワークはメンバー間の相互理解も目的しており、普段一緒に業務をしないメンバーでチームを構成しました。ゆえに、相互理解に時間がかかってしまい深い議論までに至らないチームがあったようです。事前に交流の機会を提供する、自己紹介に目を通すアナウンスをするなど、こちらも工夫していきたいと思います。

開催にあたって事前の意図の説明に関してもう少し丁寧に欲しかったという声
Slackでの発信や、全社会でこまぎれに告知するなどしていたものの、発信が足りていなかったことがわかりました。次回以降はマネジメントメンバーともしっかり連携して、意思伝達を行っていきたいと考えています。


次回ラスト!第4回目は浸透編

ワークショップを終え、バリューのワードがほぼ最終化し、あとはワードのブラッシュアップするのみ!となるはずでしたが、思わぬ外部環境の変化と経営としての意向の変化があり、数ヶ月にわたるワード出しの難産期間に突入...。そこからどう収束し、最終化をしていったのか。カルチャーチームの齋藤悠介(@ysksai)に最後締めくくっていただこうと思います。

次回更新は6月3日(金)を予定しています!お楽しみに!

<次回予告>
第4回:生みの苦しみは直前に。難産の末に爆誕したバリューを使い倒す
全社を巻き込んだ策定プロセスは、超特急なスピードながらワクワクを伴って順調に進み、何とか出口が見えました。みんなの意思と熱量は集約され、あとは最終言語化して完成させるだけ。しかし、生みの苦しみはここに潜んでいました。全社ワークショップから完成までにかかった期間は結局5ヶ月。時間をあけすぎることは熱量の低下を招く悪手ともなりうる中、なぜ当初予定を超えて多くの時間をかけたのか。そしてこれからどうしていくのか。ミッション実現に向けて、バリューを使い倒してみんなで成長していく。そんなストーリーの序章を締めくくります。
執筆者:PX部門カルチャー本部 齋藤悠介(@ysksai)

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hey(https://hey.jp/)のPXのデザイナーです🔥1992生まれ