チームの生産性を高める、いい会議の5つのコツとは？

スタートアップ立ち上げ中、東工大修士1年のタキモトです。

チームで会議や話し合いをする際に、
なんか長引いて「結局何の話だっけ？」となることありませんか？
今回は、チームの会議をより生産的なものにし、それぞれの理解を上げるための方法をご紹介します。

いい会議にするコツとは？

いい会議にするコツとは、会議の内容をチームで共有しておくことです。
当たり前じゃんと思う方もいるかもしれませんが、
よく考えてみると、チーム全員で共有できていることは少ないのではないでしょうか。

会議の内容をチームで共有すると言っても、事前に長い資料を渡されたところで、読む負荷も高いですし、読まない人だっていると思います。

そこで、全員がわかる会議の種類を共通言語として作成することが効果的です。会議の内容ごとに、どこに向かっていて、どれが1番大事なのかを明確にしておくということです。
これをすることで、チームとしての力が何倍にもなると思います。

それでは、実際に会議の種類について、考えていこうと思います。

会議の種類はこの5つ

会議の種類としては、

1. 情報を伝える

2. 意思決定を行う

3. 問題解決

4. アイデアを発表する

5. 売り込むため

の5つがあります。

チームで会議をするとき、長引いて結局何を話すんだっけ？となる時があったので、会議の内容を整理してみました。
今日はどの内容なのか最初に共有することで、チームメンバーの視点を合わせれると思います👇

①情報を伝える
②意思決定を行う
③問題解決のため
④アイデアを発表する
⑤売り込むため

— タキモト / 学生スタートアップ (@taki____00) June 23, 2023

それでは、それぞれの目標、大事なこと、大体の時間について整理していきましょう。

1. 情報を伝える会議

重要なのは「内容」です。
まず、内容の共有を念頭において臨みましょう。
内容にもよりますが、15ー30分の時間を想定しておくといいと思います。

2. 意思決定を行う会議

重要なのは「成果」です。
論点を整理しながら、目的である「成果」を忘れずにディスカッションしましょう。
大体、40ー55分を想定しておくといいと思います。

3. 問題解決のための会議

重要なのは「過程」です。
現状把握、内容整理など、会議のプロセスそのものが大切となってきます。
大体、60ー90分を想定しておくといいと思います。

4. アイデアを発表するための会議

重要なのは「理解」です。
用意する方も準備を徹底し、聞く方も柔軟に聞き入れるような場を心がけましょう。
目安時間は、30-45分です。

5. 売り込むための会議

重要なのは「アクション」を起こさせることです。
これは、商談とかプレゼンとか様々な場面が想定されますが、しっかり目的意識を持つことが重要だと思います。
目安時間は、15-30分です。

チームとしての効果

この内容を単に個人が理解するだけでも注目するポイントが明確になって良いと思いますが、チームで理解することで効果は倍増すると考えます。
全員が「今日はこの内容で、大事なところはここだから」と本当に大事なことに集中できて、生産性が高まると思います。

最近、会議が微妙だなと思う人はぜひ取り入れてみてください！