会議が長いのは、会議の場まで何も考えない人が多すぎるからでは

どうもこんにちは。崇（たかし）です。

会議多すぎ問題

ぼくは日々、基本的にはリモートワークにて仕事をしていますが、日ごろから思っているのが「会議多すぎ問題」。

ひどい日だと業務時間中はほとんど休みなく何らかの会議が設定されている日もあったりします。
こうなると自分の作業ができるのは業務時間後になってから・・・ということもしばしば。
同じような状態の方も少なくないのではないでしょうか。

こうした状況にストレスを感じて、どうやったら改善ができるのか、そもそもどうして会議がこんなに多いのか、を考えてみました。
少し暴論かもしれませんが、つらつらと書いてみます。

無駄と感じるありがちな会議

日々仕事をしている中で、特に無駄だなと感じるのは「報告会議」「共有会議」のようなタイプの会議です。

比較的大人数で集まり、会議はアジェンダに従って進行。
各自、事前に準備した報告用資料に基づいて説明・報告。
何か質問やツッコミがあれば質疑応答。
異議がなければそのテーマは「承認」され、次のアジェンダへ。

こういう会議って、本質的には
・事前に資料を展開して関係者に読んでもらう。
・何か質問、指摘があれば書面で指摘し、別途回答する。

という形でも大半の目的は果たせるようにも思います。
現に、こうした会議では事前に会議資料が展開されることも少なくありません。
でも、なぜか会議は開かれる。なぜか。

ぼくが思うに、「会議のテーマについて、会議の場まで何も考えていない人が多すぎる」からではないかと思うのです。

事前に資料は展開されていたような気がする。
でも色々忙しいし、どうせ後で説明されるから読まんでもいいや。
で、ようやく会議の場に座ったところでやおら「さて、この会議は何する会でしたっけ？」となる。
開始時点の理解度がバラバラなので、トンチンカンな質問をする人が出てきたりする。（特にエライ人）

もちろん口頭で説明することで理解が深まるメリットはあるし、時にはトップ自ら熱いメッセージを伝えたい時もあると思います。
ですが、定例的なミーティングで大勢の時間を拘束する、ということのコストには見合わないような気がする。

こんな会議はどうだろう

たとえばこんな会議はどうだろう。

・原則として「書面開催」。資料は期限までに回付する。
・会議予約自体は設定する。でも、集まらない。
・全員、会議時間が開始されたら「絶対に」その資料を熟読する。
・会議予約の終了時間を期限として、指摘、質問事項があれば、専用のシートやツールに内容を記載する。
・（重要）期限までにリアクションがない人は、当該議題について「承認した」ものとして扱う。「聞いていない」「認識していない」は職位に関わらず絶対的に認めない。

こうすることで、大人数が「集まって、そこから議論スタート」という会議に長時間拘束される、ということはなくなるのではないかと思う。

もちろん、必要に応じて従来の集まってやる会議があってもいい。
ただ、いまの半分だけでもこの「書面開催」パターンにすることで、組織としてのトータルコストはだいぶ下げられるんじゃないかな。
議題の重要性、優先順位等により判断。

弊害が出てきたら、それはその時考える。（恐らく重要性・優先順位の見直しと、会議資料のフォーマットの整備である程度はカバーできる気はする。）

もちろん、アイディア出しのために少人数で行うブレストや、そもそものコミュニケーションを目的とする会議、目的を持って「議論」をする会議についてはその限りではありません。
こうした会議は、「集まってリアルタイムでやりとりする」ことに十分な意味があるので。ただ、こうした会議は必要以上に人数を集めず、少人数でやることが重要なかなとは思っています。

会議が多すぎた一日のストレスでちょっと極端なことを書いてみました。
でも、自分のチームでちょっとトライアルしてみてもいいかなー、とは思います。

皆さんも会議削減のいいアイディア等あればコメントください。
「会議=仕事」という状態を改善していきたいですね。

今日は以上です。
ありがとうございました。