仕事が出来る人はやっている！結果の出る「会議の進め方」

「1時間の予定が、時間が余ってビックリです！」

大手企業に勤める鈴木さんは興奮していた。

自分のチームの会議である事を試したら、すぐに結果が出たからだ。

時間内に終わらない。

脱線ばかりしている。

結論が出ない。

鈴木さんもチームのメンバーも、会議とはこういうものだと思っていた。

だから、会議の進め方に何の疑問も感じていなかった。

「やり方を変えるだけで、もっと結果が出せるのに……」

鈴木さんほどの実力があれば、もっと会議で結果を出せるはずだった。

そこで、ビジネス上手な人は知っている会議の進め方を伝えることにした。

資料を配布するタイミングが大事！

「会議中に資料の読み合わせをする必要はあるのか？」

こんな疑問を感じたことは無いだろうか？

個人的には、読み合わせをする時間は無駄だと思っている。

なぜなら、大抵のことは書いている内容を読めばわかるからだ。

では、なんで読み合わせをするのだろうか？

それは資料を当日配るからだ。

では、ビジネス上手の人は、どのタイミングで資料を配るのだろうか？

実は、ビジネス上手な人は資料を当日配らない。

いつ配るかと言うと、事前に配っている。

なぜなら、事前に資料に目を通し、内容について考えてきて欲しいからだ。

資料が当日配られて議論をする会議と、事前に配られ、

内容について考えられた状態で議論する会議では、どちらの会議で結果が出るか？

事前に配られた方が、良い結果が出るだろう。

1日～2日、資料を早く配るだけで、会議の結果は大きく変わるのだ。

そのゴールで大丈夫ですか？

会議のゴールは、正確に決めておこう！

なぜなら、正確に決めておかないと話がまとまらないからだ。

例えば「残業削減」について、話し合うとする。

Aさんは「人手不足」について、考えてくるかもしれない。

Bさんは「仕事効率」について、考えてくるかもしれない。

Cさんは「削減時間目標」について、考えてくるかもしれない。

残業削減と言う1つのテーマで話し合う場合でも、

これだけ人によって考える内容は変わってくる。

もし人数が、5人、10人と増えていったらどうなるだろうか？

3人でもこれだけ違うのだから、

人数が増えるとさらに大きく違ってくるだろう。

これでは、まとまる話もまとまらなくなってしまう。

だからこそ、会議に参加するメンバーには、

どんなゴールに向けて話し合いをするのか細かく伝えておく必要がある。

これをするだけで、会議の時間は大幅に短縮できるのだ。

時間の使い方を変える

「もう1時間も話しているのに、何も決まってない」

こんな経験はありませんか？

議論が予想以上に盛り上がったのかもしれない。

色々なアイデアが出てきたのかもしれない。

急ぎの要件を話していたのかもしれない。

しかし、せっかくよい議論をしても、結論が出なければ意味がない。

会議で結論を出すために必要なのは、時間を決めておくことだ。

ここでいう「時間を決める」と言うことは、どういうことなのでしょうか？

例えば、こんな風に時間を決めて会議を進めていく。

・現状について　15分

・問題について　15分

・解決策について　15分

・結論について　15分

一度決めた時間は、必ず守らなくてはならない。

なぜなら、延長を認めてしまうときりがないからだ。

だから、話し合いが盛り上がっていても、話途中の人がいたとしても、

時間が来たら話を打ち切って、次に進まなくてはならない。

そして参加者は、会議が時間通りに終わるように、

全員が集中して議論をしなくてはならない。

このように時間で区切ると、余計な話が少なくなり、話し合いが早く終わるようになる。

会議は事前準備できまる！

結果の出る会議の進め方を見ていて思うのは、「会議は事前準備で決まる」ということだ。

会議の良し悪しは、会議の内容ではなくて、どれだけ周到に準備をしたかで決まってくる。

1日、2日、早く準備するだけの話だ。

それだけで、今までの2倍、いや3倍の結果を出せるようになります。