私がおすすめしたい「催促」を乗り越える秘訣

こんにちは。シナジーマーケティングの多々良です。
突然ですが、あなたの周りに「お客様への催促がどうにも苦手だ…」という人っていませんか？もしくはあなた自身は思い当たるフシは無いですか？
私は意外と多いんじゃないかなーと思っており、今回はこれについてどうアプローチできるか考えてみました。

「催促」にまつわる状況

お客様が、多忙なポジションにいる事はままあることで、そのような場合、我々のような支援会社は期日までに回答がいただけず、催促が続いてしまう状況になる。

「早くしてください」とお願いする事は、やはり誰しも言いにくいもの。
これが続くと催促される側だけでなく、する側の心理的負担も蓄積する。
「遅延はまずいから言わなきゃだけど、忙しい中で申し訳ない…」「しつこく言い過ぎて嫌われるんじゃないか…」といった思いが募り、その結果徐々にリマインドすらしにくい状態に向かってしまう。
催促が苦手な人の多くはこのような状況なのではないかと思う。
私自身も同じ状況になった経験はあるし、意外と多くの人が経験しているのではないかとも思う。

そもそも「催促」ってなんのため？

そんな時、まず考えたいのは自分の「催促」はなんのためにやっているのかということだ。
「PJを遅延なく進行するため」という答えが大半だと思うが、そもそもPJ進行を管理するうえで最も問題視すべきなのは「遅延」そのものの前に、「ステータスが分からなくなる」ことではないだろうか。

各タスクのステータスが把握できている状態であれば、例えば期日に間に合わない見込みであれば期日を後ろ倒すことを検討できる。
もし後ろ倒しできない場合は、人員を増やして対応するなど他の策も検討できる。
また、そもそも当初のスケジュールが甘すぎたという事であれば早い段階で全体スケジュールの見直しを検討すべきである。

「bot的に淡々と」で心理的負担を回避

では、このように「催促（早くするように要求する）」ではなく、「今のステータスを確認する（状況確認）」ということに注力した場合のコミュニケーションはどう変わるだろうか？

「お忙しいなか申し訳ないのですが、急ぎ対応いただけますか？」という連絡が、例えば「例の件、ステータスどうなってますか？期日遅れそうでしたら教えてくださいね。」「では、期限はいつまで伸ばしましょうか？」というような会話に変わるのではないだろうか。

こうなるとコミュニケーションの性質が「要求」から「確認」に変わるので、先程述べたようなお互いの心理的負担もかなり軽減されるはずだ。

更には、この「状況確認」の際には、「大変お忙しいと思うのですが、、」というようにあまりにも恐縮した聞き方をしてしまうと、逆に受け取り手（お客様側）が、悪いことをしている気になり結局のところ心理的負担をかけてしまう。そのため、必要以上に感情を込めずある意味、無機質に淡々とまるでbotのように連絡する事が一つのコツであるように思う。

まとめ

PJ進行役になった際には、これまで述べたように「早くしてほしいという要求ではなく、ステータスが知りたいのです」という事を認識してもらうことが重要であるように思う。
また、それはあくまで淡々と、フラットな状態で、まるでbotになったつもりでコミュニケーションすることが、事態を好転させるきっかけるになるように思うので参考になれば幸いだ。

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※デジマケnoteの運営者より
この記事は、運営からの「催促」により、ようやく入稿されました（笑）
私たちは「多々良さん、noteの記事、今どんな感じですか～？」と何度もステータスを確認していたのですが、この記事によると正解だったようですね！ふふふ。