プロ人事にお任せ！人事業務を業務委託にお願いするためのポイント
こんにちは！普段は名古屋でフリーランス人事をしている「すごい人事（※）」情報局のゆいです。
人事を採用したいけど、
・ピッタリな人に出会えない…
・いい人がいても条件がアンマッチ…
・人事未経験者には教育に時間がかかってしまう…
と、お悩みのあなたへ。正社員にこだわるのではなく業務委託も検討してみませんか？
導入してみたいけど、活用方法や探し方が分からず、いまいち不安感が拭えなくて踏み出せないと考えているかもしれません。
まずはこちらのグラフをご覧ください。
「Q1. あなたは、所属部署で、今までに業務委託（事務派遣除く）を活用したことがありますか。当てはまるものを選んでください」
管理部門へのアンケート調査で、業務委託の利用経験は全部署50％を超えており、さらに採用・研修では約70%の企業が導入経験があります。
他社も人員不足や社内ノウハウ不足に課題感があり、解決策として業務委託に依頼するケースが増えています。副業が解禁になってから、管理部門経験者が短時間だけ他社プロジェクトに参画できるようになったことも、業務委託に依頼しやすくなった背景かもしれません。
今回は、人事の業務委託導入への不安感を払拭できるような情報をお伝えしていきます。
※すごい人事…「内発的動機」でイキイキ働ける人が増える「強い組織」づくりができる引っ張りだこ人事！
【このシリーズを読んでほしい人！】
・人事が採用できないと悩んでいる経営者の方
・自分1人では仕事がやりきれないけど誰も頼れなくて困っている人事の方
・人事の業務委託導入を検討している経営者、人事担当の方
【このシリーズを読むことでのベネフィット】
・人事の業務委託を利用するメリット・デメリットがわかる
・自社にマッチする人事の業務委託の選び方がわかる
・人事の業務委託導入の情報収集に役立つ
人事の業務委託活用が進んでいる理由
人事の業務は社内の人間でないと任せることが難しいと考えている方は少なくないと思います。会社の根幹である「組織」に関わる業務が多いからでしょうか。
私も業務委託で様々な会社に人事として携わっていますが、社内だからできること・社外だからできることを分けて、役割分担をすることでスムーズに業務が進むことがあると体感しています。具体的には次の通りです。
採用業務
新卒・中途共に自社にマッチして長く活躍してくれる人材の採用に苦戦している会社が多いです。採用ツールが増え、採用手法も複雑化していく中で、走りながら考えなければならない状況の会社だと、振り返りをする間もなく時間に追われてしまいがちです。
そこで、プロ人事に依頼することで、採用課題となっている箇所のあぶり出しから計画・実行まで一緒に考えてもらえます。他社の採用手法を知っているプロ人事だからこそ、他社手法を自社にマッチするやり方にアレンジして提案することができます。
自社の魅力分析は社内の人間が情報収集し、外部への伝え方をプロ人事に協力してもらうと役割分担ができると思います。
社内研修
ピンポイントに「マネジメント研修」や「面接官研修」、「チームビルディング研修」をプロ人事に依頼している会社を見かけます。汎用性の高い研修は外部研修を活用することで学べますが、社内の社員同士でディスカッションをした方が効果が高い研修については、自前で研修をしたくなりますが、社内に研修講師をした経験がなければ苦戦します。
プロ人事は様々な組織課題を経験してきているので、”あるある”を踏まえながら自社の課題に合わせて研修を設計することができます。
ミッション・ビジョン・バリューの設計
スタートアップ企業が初めて設定するときだけでなく、組織が大きくなる中で、あらためて自社のミッション・ビジョン・バリュー（MVV）を設定することで、求心力が上がったり採用基準が明確になったりします。
MVVを作るためには、関係者各位を巻き込み、各所からの意見をまとめ、言語化し、内部・外部に伝わりやすい言葉に変換していくことが必要ですが、かなりパワーが必要です。おひとり様人事で心が折れかけてた方も…。
プロ人事に依頼すれば、第三者視点から自社を見てくれるので、社内と程よい距離感から意見を出してくれて、分かりやすい言葉に変換するサポートをしてくれます。社内の人を動かす部分は自分でやらなければならないですが、どうしたら関係者を巻き込んでいけるかを一緒に考えてくれる人がいることは、かなり心強いと思います。
人事制度設計
等級・評価・報酬制度の設計は、長く人事をしていても経験する機会が少ない業務です。社内だけで設計するには、時間も労力もかかる大きな業務となりますが、担当者が少ないと割ける時間が限られてしまいじっくり考える余裕ができません。他社の制度を丸っともってきても、自社用にアレンジしなければ、制度が浮いてしまい社員のエンゲージメントを下げてしまう可能性もあります。
プロ人事であれば、複数社に業務委託で入っていることから制度設計に携わる機会が多いので、知見を活かして自社用にアレンジすることができます。労基法と照らし合わせなければならない部分もあるので、社労士と連携しながら進めていくことをおすすめします。
プロ人事の業務委託を活用するメリット・デメリット
人事の業務委託を活用するメリットは次の通りです。
自社にない知見やノウハウを持つプロに業務を任せることができる
社内メンバーだけでは新しい手法にチャレンジする際に、ゼロベースになるので調べる時間や検討する時間がかかります。他社事例を調べてもそのまま使うことはほぼできないので、自社に合うようにアレンジしなければなりません。
外部のプロ人事は、複数社に携わっているので、組織段階に合わせた様々な経験を活かすことができます。自社の課題を共有すると、痒い所に手が届く施策を提案してくれるでしょう。
活動量を向上させられる
人事の人数が少ないと、上流から下流まで全ての工程を少人数で抱えています。そうすると、本当はPDCAを回して自社の課題に向き合いたいのですが、実務作業に追われて後回しになってしまいがちです。
そこで人事の業務委託に任せることで、自分が手を動かす時間を減らすことができ、考える時間を確保することができます。
期間など変動的にアサインが可能
業務委託は社員と違って必要な時に必要な分だけ業務を任せることができます。例えば、春は新卒採用と新入社員研修が重なり業務が増える上、通常の中途採用業務もあるので、1人で全ての業務を担っている人事は多忙を極めます。そのような時に採用オペレーションを任せられるだけでもかなり助かります。多忙なシーズンのみの契約が可能なので、追加で人事を採用するよりコストカットになります。
人事の業務委託を活用するデメリットは次の通りです。
社内に知見が溜まりにくい
業務を業務委託に任せきりになってしまうと、結果のみ共有されるのでHowの部分が社内ノウハウにならなくなってしまいます。せっかくプロ人事からもらった知見を社内に蓄積できるように業務を把握することをおすすめします。
人材によって相性がある
社員と違ってビジョンマッチや社内人材との相性を吟味せず、スキルマッチ優先で業務委託を選ぶことが多いので、自社の価値観や今いるメンバーと相性が合わない場合もあります。委託依頼をする前に、プロ人事がどういう経験を積み、どのような考え方の人なのかを確認して見極めることが重要です。
指揮命令権は無い
業務委託の契約でよくある準委任契約や請負契約の場合は、自社側には指揮命令権はありません。例えば、社員は働く時間・場所を指定できますが、業務委託にはできません。もし指定してしまうと違法状態になってしまうので要注意です。
自社に合う業務委託人材の見極め方
業界・会社規模・設立年数によって組織課題の違いがあるので、人事の業務委託を検討する際は、その人がどのような経験をしてきたのかを確認することをおすすめします。
業界・業種
業界自体のキャッチアップはそれほど時間がかからないですが、職種理解は未経験だと時間がかかります。例えば、エンジニア採用にはエンジニアの多岐に渡る職種名・仕事内容・流行の言語など前提知識が必要なので、いくらプロ人事でも職種の把握に時間がかかってしまいます。任せたい内容に業界や職種の知識が必要な場合は、同様の業界を経験してきたプロ人事を選びましょう。
コミュニケーション方法
これは会社規模や設立年数に影響があると思います。規模が大きい会社ではプロジェクトに関わる人数が多いのでネゴシエーションが大事になりますが、規模が小さい会社では関わる人数が少なくスピード感を持って施策実行するのでネゴシエーションを使う場面は少ないです。
歴史がある会社では今までのやり方で安定してきているので、迅速な変化というよりゆるやかな変化になりますが、歴史が浅い会社では意思決定が速く変化も速いです。会社のスピードに合わせたコミュニケーションが取れる人事でないと違和感に繋がることもあるでしょう。
人事によって得意なコミュニケーション方法が違うので、ここでもプロ人事の経歴を確認しておきたいです。
採用対象の雇用形態
雇用形態が違うと採用手法や研修内容にも違いが出てきます。雇用形態に種類がある程、必要となる労務知識も増えます。雇用契約はミスやアンマッチがあると不信感に直結する重要なものですので、自社の雇用形態を理解してくれるプロ人事を選びましょう。
業務委託活用で数十名規模の採用計画を成功させたポイント
それでは、どのようにプロ人事が参画してくれるのかを具体例をご紹介します。
【クライアントサマリ】
創業：2015年
事業内容：クラウド営業支援ツールの開発・運営
社員数：100名程度
課題：突貫工事で採用を建て付け、かつRPOを利用していたが、生産化・効率化に課題が残っていた。また、年間80名採用する目標に対し、それに耐えうる体制ができておらず母集団形成もうまくいっていない状況。
【担当プロ人事】
HRDiv・DivManager（一般企業の部長相応）・CHRO経験者
プロ人事業務内容：
【採用戦略の策定～実装まで】
・適切な採用チャネル/ツールの選定（必要に応じて）
・求人票の作成/リバイズ
・エージェントコントロール（必要に応じてエージェントの新規開拓）
・定例ミーティング参加/数値報告、等
【スカウト代行を含め、BPのマネジメント業務】
・母集団形成における超短期から短期施策及び実行
・BPR全般
・選考フローの見直し/最適化
・採用に関するルール（仕組み作り）
・上記付帯するマニュアル作成
・RPO会社のマネジメント及びKPI設定
・部長/CxOとの採用要件定義設計
すごい人事パートナーの場合、窓口担当も人事人材経験5年以上のものが担当するので、このような形で双方の業務設計もサポートしています。
現場から経営側までを担当してきたプロ人事だからこそ、手を動かすところから経営者との要件定義設計までを担当することができました。
CHROを採用しようとするとハードルが高いですが、このように業務委託で一部分を任せることによって、現場だけでは手の回らない部分までをヘルプしてもらえます。
０→１は工数も労力もかかり進捗しにくい部分ですが、ここをクリアすることでPDCAを回すことができるようになります。
すごい人事パートナーに在籍するプロ人事の一例
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サービスの紹介
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まとめ
プロ人事に任せることで、自社にはなかった知識やノウハウを得ることができることをご理解いただけたと思います。
人事業務は会社組織の根幹を担っているので、業務委託とはいえ自社にマッチする人材に依頼することが重要となるでしょう。ご紹介した見極め方を参考にしていただき、自社の人事業務をアップデートして「イキイキはたらく人が増える」組織づくりをしていきましょう！
ここまで読んでいただきありがとうございました！
ライター：西田ゆい
名古屋の老舗企業とベンチャー企業で人事を経験後、独立してフリーランスの人事になる。現在は5～6社に入り、採用・労務・組織開発など幅広い業務を担当している。「誰もが楽しく働ける社会へ」を個人ミッションとして日々邁進中。
「すごい人事」情報局運営元：株式会社Crepe
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