【経理】"作業に追われて途方に暮れそうなとき" の対処法。

こんにちは、きくちきよみと申します。
税理士です。

仕事をしていると、どうしても「業務量が多すぎて、完了できるか不安になる」「順調だったはずが、予期せぬトラブルが起きたために窮地に陥る」ことが起きてしまうことがあると思います。

今日は、「作業に追われて途方に暮れそうなとき、今すぐ試してみたら良いこと」について書きます。

膨大な作業量と急なトラブルで、途方に暮れそうなとき。

管理部門の業務は個人の作業能力に依存する部分が多く、チームで作業している場合であったとしても、どうしても「自分との闘い」「自分個人の業務」になってしまいがちです。

そのため、膨大な作業量に圧倒されてしまったり、事前に充分に準備していても急なトラブルで窮地に陥ってしまったりすることも少なくありません。

このようなとき、「そもそも自分の能力が足りない」「事前の根回しが足りない」「スケジュールの立て方が良くなかった」などの反省をしたところで、今、目の前の仕事が終わるわけではありません。

上司や同僚に助けを求めることになることになると思いますが、その前に "まず30分、自分ですべきこと" について書いてみたいと思います。

自分の経験だけを書きますので、合わない人は全く合わないと思いますが、何かの参考になりましたら幸いです。

今すぐ試してみても良いこと。

窮地に陥ったとき、ただ闇雲に「とりあえず作業をするだけ」と集中して作業を進めるやり方は、年齢を重ねると通用しなくなります。残業すれば終わることもあるかもしれませんが、ミスを重ねる可能性も高くなります。

いちど頭をリセットし、必要に応じてコーヒーなど飲みながら、今後やるべきことの整理をするのが望ましいと思います。

①作業を棚卸して、作業の種類を区分する。（所要時間：10分）

作業の種類は様々なので、その区分が必要です。

A) 単純作業：内容に精通していなくても完了できる作業
B) 専門的作業：専門技能や専門知識を必要とする作業
C) 自分にしかできない作業：これまでの経緯などにも精通していないとできない作業（説明すればA・Bの作業になるが、説明に時間と手数を要するもの）

A・Bの作業であれば、自分以外のチームメンバーや他部署の方にお願いをすることができます。他にお願いできる方がいない場合でも、この区分をすることで、それぞれの作業時間の見積もりをすることができるようになります。

②1日の作業スケジュールを細分化する。（所要時間：10分）

やるべき作業か明確化されていても、細かいタイムスケジュールまで決めていないと、どうしても作業が遅れがちになります。

自分の場合は、作業期限までのタイムスケジュールを細かく区分することで、作業手順と作業時間を明確化し、無駄な作業をなくすようにしています。

当然ながら、実際の作業中に急な依頼やトラブルがさらに降りかかることもあります。その時は改めて、再度スケジューリングのし直しが必要になります。

③チームメンバーや他部署の方に協力を求められるか整理する。（所要時間：10分）

上記①の作業により、チームメンバーや他部署の方にお願いできる作業が区分されれば、実際にお願いできるかどうかを検討することになります。上司や社長も含め、調整作業をすることになるでしょう。

このとき、「自分が現在陥っている窮地の状況」と、上記②で整理した「自分の細かいスケジュール」を説明する必要があります。他のチームメンバーや他部署の方にも、各人のスケジュールがあるからです。

ここで起こりがちなのが、「お願いするのが面倒だから、自分ひとりで何とかしてしまうのが一番良い」という考えです。組織に所属して仕事を継続すると決めている場合には、特にこの考え方はどうしても避けなければなりません。会社側としても、この考え方をしなくて済む環境づくりが、非常に重要です。

「自分ひとりで作業を抱え込まない」環境は、会社がつくるもの。

残念ながら「誰も助けてくれないので、自分でやるしかない」という状況は、中小企業の経理では起きてしまいやすいものです。

窮地に陥ったときに冷静な判断を下すのは非常に難しいので、「トラブルが起きたときに、その状況を会社側が把握できる環境」をつくるのは、会社がすべきことだと思います。

是非、"責任感が強い経理さんを追い詰めない環境" をつくって頂きたいと思います。

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ここまでお読み頂きまして、ありがとうございました。