紙とエクセルからの脱却!? 福祉事業所の社内DX化のススメ～サスケWorksを使い倒す インポート編～
こんにちは、グルホネットの中の人の祖父江です。
2022年2月に障害福祉事業所（就労支援事業所）に入社した新米の職業支援員 兼、ポータルサイトの運営・管理を担当しています。
異業種から転職し、Webポータルサイト『障がい者グループホーム検索サイト グルホネット』を立ち上げた誕生秘話の第三弾では、実際にどのようにツールを活用しているかを、業務目線からまとめてみました。
魔法を使いこなす！顧客データの連携(一括データインポート機能)
グルホネットでは、ネット上で公開されているオープンデータを元に、全国で運営されている障がい者グループホームが登録されています。
2022年3月時点で約1万件の物件情報をサイトに登録する必要がありました。これだけの情報を手入力でサイトやツールに反映させることは難しく、データをインポートする形で情報を反映させています。
サスケWorksはExcelやCSVのデータをそのままインポートできる機能がついています。大量なデータも一括で登録ができて夢のような機能ですが、この優秀すぎる機能を使いこなすのが大変なのも事実…。
Excelのデータって、整然と並んでいるようで全くそんなことはなくて、いざ入れてみよう！と思ってもうまく入らないのは当たり前、エラーで入れることすらできない。でも入らない理由もよく分からない…。
インポート機能を使いこなせたら、｢見える世界が変わる｣くらい重宝する機能なのですが、情報をデータとして扱うのが初心者の方には、まずこのハードルが高くて、そして厳しいのではと思います。
ここは踏ん張り所！ということで、今回の記事では1万件のデータをサスケWorksに入れるまでに学んだサスケWorksのインポート機能について解説します。
インポートができると何がいいの？
沢山のデータを一括で入れられることはわかった。でも、インポート機能が使いこなせると、どんないいことがあるのでしょう？一般的なメリットと個人的に感じているデメリットをまとめてみました。
1：効率化と時間短縮
データのインポートを活用することで、手作業でデータを入力する時間を大幅に短縮できます。何より、面倒な単純作業がなくなるのは嬉しいですね！
落とし穴があるとすれば、全体的な効率化にはなるものの、インポートデータを作る人の作業手間が無視できないことと、データ加工できる技術が必要なことです。
２：ヒューマンエラーの削減
手作業でのデータ入力にはミスもつきもの。手作業で入れた情報は誰かがダブルチェックしないと間違った情報が登録されてしまう危険があります。
インポートデータは良くも悪くも定型的に整えられている情報なので、間違いが見つかるというメリットもあります！
３：データの一貫性
インポートできるデータは、一貫性があるので、様々な形で再利用がしやすいです。いつも同じ条件で蓄積されるので、意思決定や分析の為のデータ抽出もしやすいです。
一貫性のあるデータのデメリットがあるとすれば、曖昧な状態の表現が苦手ということでしょうか。
失脚した、受注できた理由を調べたくても、予算なのか、タイミングだったのか、プレゼンの善し悪しだったのか、、、相手との関係性や、その場の雰囲気や主観、客観的な視点をデータに反映することは難しいです。
4：大容量データ処理
1件入れても1万件入れても、手間が変わらないのは大きいです！これは、手作業が現実的ではない、大量な大規模なデータを扱う業務に特に必要になってきます。
大量のデータを一度に処理するため、時には新しく入れたデータと今あるデータ間でエラーになることもあります。データがデータ同士で連携して人に代わって処理が進んでいくので、エラーになった場合、エラー箇所を修正するのは人の手でする必要があります。
時にはエラーをキッカケに、データ破損に繋がったり、誤作動を起こしてしまうこともあるので、インポートの作業は特に慎重になる作業です。
5：統合性と連携
データのインポートを上手く活用できれば、別のシステムやプラットフォーム間でデータを簡単に共有し、統合できます。異なる部門やプロセス間での連携が向上し、全体的な業務効率が段違いにアップします。
連携するということはその分、エラーも増えるということ。エラーになる原因も複雑になり、対処する人も専門の知識が必要になります。データ連携はできるだけしなくて済むほうが、エラーも少なくなり、専門的な人材も必要無くなります。
サスケWorksのインポート機能が優秀だと思う６つのポイント
話しを最初に戻します。インポート機能が役立つ機能だという事は分かった。でも面倒なところも沢山ありそうだし、やっぱり沢山のデータを扱うのが不安という方もいるでしょう。
不安は「なんか、よく分からない」から来ることが多いと思います。そのよくわからない「なんか」を、「ココがエラーになってるよ！」とシステム側が教えてくれたら少しは気が楽になると思いませんか？
サスケWorksのインポート機能で「えっ、こんなところまでチェックしてくれるの？」というポイントと、インポートのハードルを下げてくれる推しポイントをご紹介します。
１：重複チェックは当たり前
入れた情報で、どの情報を重複させてもOKにするかって意外と重要です。なぜなら大量のデータの中には似たようなそっくりさんデータが沢山あるからです。
そのそっくりさんは、別の全く違うデータなのか、それとも、重複なのか？これを判断するのは結局は人です。
ネット上に公開されているオープンデータなら間違いなんてないでしょ？と、思う方もいると思います。
オープンデータを公開している団体や機関にもよると思いますが、間違いじゃないけど、紛らわしいデータが沢山潜んでいて、そのまま使ってもいいけど、どういうデータが入っているのかを理解した上で活用することが大切です。
重複データがないものと思い込んで、そのまま入れてしまうと、必要な情報が分散してしまいます。せっかく情報を登録しているのに、情報の更新が正しくされなくてミスやトラブルの元になる可能性が増えるので注意が必要です。
そんなわけで、データの状態を確認したうえで、重複不可の項目を設定すれば、インポート時にサスケWorksが機械的にチェックしてくれます！
２：市外局番の有無を自動でチェックできるだって！？
この機能、優秀過ぎて最初はなぜエラーになるのか分かりませんでした。だって、そんなところまでチェックしてくれてるなんて驚きじゃないですか？
電話番号って、市外局番が2桁～4桁まで様々ですよね。でも、この番号は地域によって決まっているので、世の中に存在しない市外局番を入力している場合はエラーになるようになっています。
電話の基本設定で、登録を許可する電話番号の種類をあらかじめ設定できます。
市外局番のチェックが入るのは、電話番号（FAX番号）の基本設定を、ハイフン→必要にすると自動でチェックされます。
うまく入らないときはハイフンの設定を任意にすると入ります。
３：無い項目は勝手に作ってくれるように設定もできる
案外面倒なのが、登録時に設定項目をあらかじめシステム側に登録しておくことです。
チェックボックスやラジオボタンなど、データの一貫性を保つために、項目のマスター化をしておかないとインポートができないタイプのシステムは多いです。
サスケWorksはその点、どちらか選ぶことができ、インポート時に初めて入れる項目であったとしてもそのまま新規の項目として登録するように設定することも、逆に登録できないように設定することもできます。
選択項目の追加→「許可する」にすると、あらかじめアプリ側に項目が設定されていなくてもインポート時に自動的に項目が生成されます。
４：エクセルのまま登録できる
インポートデータって必ずと言っていいほどCSVを指定される場合が多いです。サスケWorksは、エクセルのまま登録できるというのも推しポイントです。
エクセルで登録する場合は、左側のシートが選択されます。作業しているデータの保存しなおしする必要がなく、登録したいシートを左に移動させておくだけで登録できるというのは、インポート時に何度もエラーになっているときは特にありがたい機能です。
５：アプリのレコード項目の名称と、インポートデータの項目名称を自動的に照合してくれる
インポートでエラーになりやすいのがインポートデータの項目名や並び方の順序のエラーです。
サスケWorksはその点、項目合わせの機能がとても使いやすいので詳しく解説します。
１.一括登録のときにレコード項目の名称とcvsの項目名称が一緒だと自動的に合致してくれる
2．項目の並びが揃っていなくても、項目名があっていれば自動的に合致してくれる
並びまで揃ってないと入らない、登録に関係の無い列があるとエラーになるシステムも多いです。
関係ない列があっても項目合わせで指定しなければ入らないのはとっても便利！
3.項目が微妙に似ている場合は、どの項目と合わせるかインポート時に確認しながら選択できる
インポートファイルの項目がアプリの項目と微妙に合致しない場合、インポートファイルの項目から確認しながら選ぶことができます。
※間違えた項目名を選択するとそのまま入りますよ～使い勝手とリスクは紙一重
4.インポート用のフォーマットがインポート画面からダウンロードできる
アプリの項目名や順番がそのままインポート用のフォーマットになっているので、インポート用のデータを作るときに重宝します。
5.一度設定した設定を保存できるので、次回も同じ条件で一括登録ができる
６：上書き・新規登録の設定が細かく設定できる
機能が充実しているからこそ、登録時の設定の違いがよく分からなかったり、細かな設定がエラーになることもしばしば。
間違ったデータを入れてしまいデータが消えてしまった💦というトラブルも多いのがデータの上書き作業です。
サスケWorksはアプリの既存情報に上書き登録するorしないだけじゃなく、アプリに入っている既存の情報に追加することができたり、アプリ上に何も入っていない場合だけその情報を登録するなど、インポートする項目一つ一つに細かい設定をすることができます。
たった一つの設定間違いで、すべて情報が消えてしまうリスクもあるので、データの上書きについては特に注意が必要です。
インポートをするにはデータのバックアップとテスト環境での事前テストがマスト
どんな時もバックアップがあれば安心！データを書き換える前に今ある情報をあらかじめバックアップを取っておくことが大切です。
面倒でもデータを書き換えるときは、バックアップを忘れずにとりましょう。
サスケWorksはデータの一括ダウンロードも簡単ですし、アプリの複製も簡単なので、複製したアプリをテスト環境にして、インポート前にテストもできます。
テスト環境は別料金だったり、別の環境（新たにトライアルなどで別アカウントを取得するなど）になるツールも多いので、テスト環境を自社でほしいタイミングで同じアカウント内で構築できるのはとても使い勝手がいいと思います。
完璧なデータは存在しないという前提でアプリを作る
いくら注意してデータを作成してもインポートするタイミングで、エラーが出ないことはほとんどありません。エラーで弾かれ続けると、あまりの面倒さにインポートすること自体を諦めたくなります。
しかし、安全に失敗することはとても大事です。入るまでトライし、エラーのたびに登録するデータのチェックと、データが入りやすいようにアプリを設定していくことで、データの扱いにも慣れ、サスケWorksの機能もわかってきます。
どうしてもエラーの原因がわからないときや、思ったように入らない場合は、サスケWorksのメールサポートにやりたいことと躓いているポイントを聞くと、丁寧に教えてくれますよ。
次回は、インポート用のデータのチェックポイントと、アプリを作る上でのポイントをオープンデータを使って解説します。
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さいごに
この記事は、私個人が勝手に書いているわけではなく、会社に了解を得て作成しています。｢どんな形であれ、グルホネットの宣伝になるのであれば、やってみれば？｣と、軽く二つ返事で了解してくださった当社の社長、かなりイケてるでしょ⁉ せっかくなのでTikTokを宣伝しとこう。
グルホネットって何？
今更ですが、私が管理運営を担当しているグルホネットをご紹介します。
10月～新サービスも始まったので、障がい者グループホームを運営されている方や、周辺事業者様にぜひ見ていただきたいです！
グルホ研究会も運営しています！
グルホ研究会は、障がい者グループホームの事業者様向けのオンラインコミュニティです。毎月オンライン＆オフライン交互にイベントを開催しています。次回は2024/1/23（火）14:00～埼玉県さいたま市で開催！お申込みはPeatixで！
【2024.1.23(火)14時・埼玉県開催】障がい福祉事業の最新事情 ～多角化経営とその収益構造～
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