#05 SharePointでWeb社内報を構築してみて
こんにちは！
スパイラル広報室です。
当社は2023年6月に7社が合併して新会社となったわけですが、それに伴いWeb社内報をリニューアルしました。
リニューアルの目的
新体制になる以前は、全グループ会社が閲覧できるグループ報をWebで発信していたのですが、以下の懸念がありました。
＜旧グループ報の問題点＞
・スクラッチ開発のため、ページを作成できる人が限られている。
・広報室からの一方通行なお知らせになっている。
・いいねやコメント機能がなく、コミュニケーションが図りにくい。
・検索機能がなく、読みたい記事になかなか辿り着けない。
新体制になるので心機一転、社内報をリニューアルすることに。
要件は以下の通りです。
＜社内報リニューアルの目的と要件＞
・社員なら誰でもノーコードで記事を作成でき、ノウハウの共有やコミュニティづくりの機会を提供する。
・いいねやコメント機能で双方向のコミュニケーションを醸成する。
・社員の顔と名前、簡単なプロフィールがわかるようなページを作る。
ツール選定
まずは、これらの要件を満たすツール探しからスタート。
何社か当たりを付けてあとは稟議に・・・というところで、
「それってSharePointで作れるんじゃね？」
と社内から提案が。
SharePoint、、、全く思いつきもしていませんでした！
何を隠そう、当社はMicrosoft 365を契約していて、普段からTeamsやOutlookが業務の中心です。
早速SharePointでデモサイトを作ってみると、最初こそ苦戦はしたものの、思いのほか良いものがノーコードで作れることが分かりました。
新しいツールを入れる気満々だったのですが、気持ちはすでにSharePointに傾いていました。笑
できることは限られますが、「無料」で作成できるのが何よりのポイント。
満場一致でSharePointに決まりました。
社内報をちょこっとだけ紹介
こうしてできた新社内報のTOPページ上段がこちらです。
2023年11月現在のメインメニューは、
１．VMVT浸透（当社のVMVに関するインタビュー記事など）
２．トピックス（座談会や社内イベントレポなど）
３．全社朝礼アーカイブ（毎月行う朝礼の過去動画）
４．スパイラル・グループ表彰（社内表彰の受賞理由やインタビュー記事）
５．エンジニアブログ（開発部署が執筆する開発技術のアウトプット）
の５つで構成されています。（今後も増える予定です！）
少しスクロールした中段には、
社内イベントのお知らせを載せています。
「参加表明をする」ボタンを押すと、Teamsで告知したメッセージに飛ぶようになっており、参加する場合はリアクションを付けてもらっています。
こうして連携できるのもMicrosoft 365の強みですね。
社内イベントの参加率を上げたいので、このお知らせはファーストビューに収まるようにしています。
その下には、新着記事一覧と社内サークルの紹介が続きます。
実際に使ってみて
SharePointで社内報を構築して、早数か月。
実際のところどうなのか？
率直な感想をぶっちゃけます！
良い点１｜ストック画像で見映えUP
PowerPointと同様に、SharePointにもストック画像が用意されているので、「記事を書いたのにサムネイルを用意してなかった！」という場合にも、オシャレな画像をさっと差し込めてとても重宝しています。見映えもGood。
良い点２｜プロファイルを入れられるユーザー機能
SharePointには実に様々なWebパーツが用意されているのですが、中でも優れているなと感じるのがユーザー機能。
Microsoft 365を使っている当社の社員をアイコン付きで載せることができる優れもの。
これは野球サークルの部員一覧なのですが、プロフィールカードのように並べることができるんです。
部署名と絡めたユーモアなキャッチコピーを入れています。笑
しかもアイコンをタップすれば、その人の連絡先や組織図も出るんです。
どの部署なのかすぐに分かるし、チャットも立ち上がってすごく便利！
最近ではインタビュー記事でこんな使い方もしています。
以前はスクラッチ開発だったので、吹き出しをデザインして、適度に改行を入れて、顔写真を正方形にトリミングして・・・と手間がかかっていたのですが、SharePointならユーザーとテキストのWebパーツを組み合わせるだけなのでとても楽ちんです。
良い点３｜地味に便利なブックマーク機能
「この記事、あとでゆっくり読み返したいな…」と思った時に、後で見るを押すことで、TOPページの下段からいつでも飛べるようにできます。
わりと陥りがちな「あの記事どこにあるっけ？」からも解放されます。
惜しい点１｜画像の読み込み速度と解像度
ストック画像の読み込みが遅く、表示に時間がかかることがあります。
また、箇所によっては画像の解像度が若干低く、クリアに見えないことも。
惜しい点２｜ファイルの管理が煩雑
作成したページは「aspx」ファイルとして一箇所に格納されるのですが、数が膨大になると管理したいファイルを見つけるのに苦労します。
登録者や更新日時でフィルターをかけることも可能ですが、それでも見つけにくいので、最近はファイル名（URL）をあえて日本語のままにしています。
惜しい点３｜日付指定でのアクセス解析ができない
サイトの使用状況分析機能で、ある程度の分析はできるのですが、過去7日、過去30日、過去90日単位なので、日付を指定しての分析ができません。
これはnoteにも言えることですが、10月だけの使用状況を調べるには、10月31日か11月1日に分析作業をする必要があるため、タスクが漏れないように気を付けています。
公開から3ヶ月、、実情は？
9月1日に社内報をオープンして、早3ヶ月。
実情をありのままにぶっちゃけます。
広報室メンバー以外で記事を書いた社員は６名。
決起会やサークルの活動報告、下北沢カレーフェスティバルに行った感想など、レポートを書いてくれる人が予想より速いペースで現れて嬉しいです。
自分以外の人が書いた記事を読むのが新鮮で、SharePointの使い方の気付きにもなっています。
一方、いいねやコメント機能が付いたものの、反応はいまひとつな印象。
１記事についてコメントは１～２件あるかないかです。
匿名性ではないのと、単純に社員数が500名を超えているのが起因であると分析しています。（100人の壁ってやつですね・・・）
コメントは記事を書いた人や記事内に登場する人達の励みにもなるので、もっとコメントが増えるような施策を打ちたいと思っています。
（何か良い案があれば教えてください！）
以上、SharePointでWeb社内報を構築してみた感想でした。
最後までお読みいただき、ありがとうございました！
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