役員挨拶状とは？ 好感度があがる作成のポイントとコピペ文例を紹介
役員挨拶状とは、代表取締役などが交代する際に社外に通知するための書状です。会社としての正式な文書ですので、いくつか慣例的なビジネスマナーが存在します。たとえば、「交替」「交代」といった言葉の使いかたや、差出人名義についてです。
この記事では、2031年に創業100年を迎える東京新富町の紙製品メーカー・山櫻が、役員交代時の挨拶状のルールについて、コピーペーストして使える文例を交えてわかりやすくお伝えします。
役員挨拶状とは？
役員挨拶状は、いつ送る？
役員挨拶状は、代表取締役などの交代が正式に決定した後、できるだけ速やかに送ることが望ましいとされています。
通常は、新役員が決定した株主総会や取締役会の直後に準備を始め、決定後速やかに発送を完了させます。この迅速な対応が、関係各所への信頼感と、新しい役員のもとでの円滑な事業拡大へとつながります。
役員挨拶状は、誰に送る？
この挨拶状は、主に取引先、顧客、株主などの外部関係者に送られます。また、社内の重要なステークホルダーや部署間でも配布されることがあり、社内外の関係者に新旧の交代を正式に通知し、引き続きの支援と協力を求めます。
役員挨拶状には、何を書く？
役員挨拶状には、次のような内容を盛り込みます。
・新たに就任する人物の名前と役職
・就任日
・任期
必須ではありませんが、場合によっては、新旧役員の挨拶や、交代の背景や目的を盛り込むこともあります。
役員挨拶状作成のポイント
ここからは、挨拶状を作成するときのポイントについてご紹介しましょう。
交替／交代／更迭の違いは？
「交替」「交代」「更迭」には、それぞれ含まれるニュアンスが異なります。
「交替」は、定期的な、あるいは計画的な役職の変更を指します。
「交代」は、特定の役職や任務が一回限りで変わる際に使用されます。
「更迭」は、パフォーマンス不足や不祥事など特定の理由で役職を解任される場合に用いられます。ネガティブな意味合いを含んだ言葉です。
役員と取締役の違いは？
「役員」と「取締役」にも、違う意味が含まれています。
「役員」は、会社を運営する責任を持つ広義の職務を指し、その言葉のなかには取締役、監査役などが含まれます。「取締役」は役員のなかでも、とくに会社の経営方針や重要事項を決定する職務を担当し、法的にも特定の責任と権限が課されています。
差出人名義は新、旧どっち？
役員挨拶状の差出人名義は、一般的には新しく就任する役員が用いられます。これにより、新役員への移行を象徴し、受け取る側に新しい役員と直接コミュニケーションをとる機会を提供します。
場合によっては、新旧が共同で名を連ねることもあります。
役員挨拶状に貼る切手は？
役員挨拶状はビジネスレターですので、記念切手や特別なデザインの切手を使用することは推奨されません。とはいえ慶事ではありますので、企業のイメージや挨拶状の格式に合わせた配慮をします。
移転挨拶状の文例は？
ここから、挨拶状の文例をご紹介しましょう。
基本的にはビジネス文書のルールに従って書きますが、細かい書き方のポイントは、こちらの記事 もご参照ください。
移転挨拶状：文例1
拝啓
時下ますますご清栄のことと存じます。平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。
このたび弊社では、◯月◯日より◯年の任期で、下記のとおり役員が選任されましたので、謹んでご通知申し上げます。
何卒、変わらぬご指導ご鞭撻のほどよろしくお願い申し上げます。
敬具
令和◯年◯月◯日
株式会社 ◯◯◯◯
◯◯部部長 ◯◯◯◯
移転挨拶状：文例2
拝啓
◯◯の候、貴社のますますのご発展をお慶び申し上げます。
私事、この度〇〇部門の部長として新たな職務に就任いたしました。◯月◯日より◯年の任期となります。未熟者ではございますが、職務を全うすべく精進いたしますので、引き続きご指導のほどを賜りますようお願い申し上げます。
敬具
令和◯年◯月◯日
株式会社 ◯◯◯◯
◯◯部部長 ◯◯◯◯
「役員挨拶状とは？」まとめ
●役員挨拶状は、いつ送る？
交代が正式に決定した後、できるだけ速やかに送ることが望ましい
●役員挨拶状は、誰に送る？
取引先、顧客、株主などの外部関係者に送る。
●「交替」「交代」「更迭」の違いは？
「交替」は、定期的な、あるいは計画的な役職の変更に使う
「交代」は、特定の役職や任務が一回限りで変わる際に使う
「更迭」は、役職を解任されるネガティブな場面で使う
●「役員」「取締役」の違いは？
「役員」は、会社を運営する責任を持つ取締役、監査役などを含む広義の職務
「取締役」は、会社の経営方針や重要事項を決定する職務
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