職場で信頼を得る！説明上手になる方法10選
はじめに
新卒入社したばかりの方にとって、職場で上司や同僚と円滑なコミュニケーションを図ることは非常に重要です。
しかし、社会人経験が浅く、ビジネスマナーや適切な説明方法に自信がないと感じることも多いでしょう。
専門用語や業界特有の知識をうまく説明できなかったり、緊張して説明が長くなりがちで要点を伝えられなかったりすることは、誰にでも起こり得る悩みです。
このような課題を乗り越え、職場で信頼を得るためには、効果的な説明方法を身につけることが不可欠です。
本記事では、新卒入社のビジネスマンに向けて、説明上手になるための方法を10選ご紹介します。
実践的なアドバイスや具体的なテクニックを通じて、説明力を向上させ、職場での信頼関係を築くお手伝いをします。
１．説明上手はターゲットを意識しよう
説明するときは、まず相手が誰なのかを意識することが重要です。
例えば、上司に対しては業務の進捗や具体的な成果を重視し、同僚には協力してもらいたい点や共通の理解が必要な事項を中心に話します。
相手の知識レベルに合わせて、専門用語を避け、わかりやすい言葉で説明しましょう。
相手の知識レベルを見極める
相手がどの程度の知識を持っているかを把握することは、適切な説明を行う上で非常に重要です。
知識が少ない相手には、基本的な概念から説明を始め、徐々に詳細に進むのが効果的です。
相手の関心事を探る
相手が何に関心を持っているかを理解することで、より興味を引く説明ができます。
例えば、相手がコスト削減に関心を持っているなら、その点を強調して説明すると良いでしょう。
２．説得力を上げるために数字を活用
数字やデータを使うと、説明に説得力が増します。
例えば、「売上が増えました」というよりも「売上が10％増加しました」と具体的に伝えることで、相手にとってより具体的なイメージが湧きやすくなります。
統計データや過去の実績を引用するのも効果的です。
数字の使い方
具体的な数値を示すことで、説明が一層クリアになります。
例えば、「売上が昨年比で10％増加した」という情報は、具体的な成果を明示するため非常に有用です。
データの視覚化
グラフやチャートを使ってデータを視覚化することで、相手に情報を理解してもらいやすくなります。
例えば、売上の推移を折れ線グラフで示すと、視覚的に変化を捉えやすくなります。
３．傾聴の力を活かして信頼を築く
まずは相手の話をしっかり聞くことから始めましょう。
相手が何を求めているのか、どんな疑問を持っているのかを理解してから説明を始めると、より的確な情報を提供できます。
例えば、上司が「プロジェクトの進捗が心配だ」と言った場合、進捗状況を具体的に説明し、不安を解消するように話します。
アクティブリスニング
アクティブリスニングとは、相手の話をただ聞くだけでなく、理解しようとする積極的な態度です。
頷きや相槌を打ちながら、相手の話に耳を傾けることで、相手は「自分の話をちゃんと聞いてもらっている」と感じます。
フィードバックを返す
相手の話を理解したら、自分の言葉で要約して返すことで、相手の意図を正確に把握していることを示せます。
例えば、「つまり、プロジェクトの進捗が遅れていることが心配だということですね」と確認することで、相手は安心します。
４．相手の立場に立って話す
相手の立場や視点に立つことが大切です。
相手がどのような情報を必要としているのかを考え、それに応じた説明を行います。
例えば、営業チームの先輩に新しい商品について説明する際には、売りやすさや顧客の反応について具体的に話すと良いでしょう。
共感を示す
相手の状況や気持ちに共感を示すことで、より親密なコミュニケーションが可能になります。
例えば、「新しい商品を売るのは難しいですよね」と共感することで、相手の気持ちに寄り添った説明ができます。
相手のニーズに応える
相手が求めている情報を的確に提供することで、信頼を得ることができます。
例えば、顧客が商品について詳しく知りたい場合は、使用例やメリットを中心に説明しましょう。
５．情報は簡潔に、要点を絞る
説明に必要のない情報は省き、要点を絞って簡潔に伝えることが重要です。
例えば、ミーティングでの報告なら、「今月の目標達成率は85％、来月の目標は100％です」と要点をまとめて話します。
長々と説明すると、相手の集中力が切れてしまうことがあります。
要点をリストアップ
説明前に要点をリストアップしておくと、話がまとまりやすくなります。
例えば、「売上」「コスト」「今後の計画」といった主要なポイントを事前に整理しておくと良いでしょう。
一文一意の原則
一つの文には一つの情報だけを含めるようにすることで、相手に伝わりやすくなります。
例えば、「売上が10％増加し、新規顧客も20％増えました」ではなく、「売上が10％増加しました。
また、新規顧客も20％増加しました」と分けて説明します。
６．視覚的なツールを活用する
図表やグラフを使って視覚的に情報を伝えると、相手の理解が深まります。
例えば、売上の推移を説明する際に、グラフを使って視覚的に示すと、変動が一目でわかります。
プレゼン資料やホワイトボードも効果的です。
図表の種類と使い分け
円グラフ、棒グラフ、折れ線グラフなど、情報の種類に応じて適切な図表を使い分けましょう。
例えば、割合を示すには円グラフ、時間の経過による変化を示すには折れ線グラフが適しています。
色の使い方
色を使って重要な情報を強調すると、視覚的にわかりやすくなります。
ただし、あまり多くの色を使うと混乱を招くので、主要なポイントに絞って使用します。
７．話す順番を工夫する
話の順序を工夫することで、相手が理解しやすくなります。
例えば、「結論→理由→詳細」の順序で話すと、最初に結論を伝えてから、その理由や詳細を補足する形になり、相手にとってわかりやすくなります。
重要なポイントを先に伝えることも忘れずに。
起承転結を意識する
話の流れを「起承転結」に沿って構成することで、相手にとって理解しやすい説明になります。
まずは導入部分でテーマを提示し、本題に入って詳細を説明し、最後に結論で締める形が基本です。
結論を先に伝える
ビジネスシーンでは、結論を最初に伝えることが重要です。
例えば、「このプロジェクトは成功しました。
その理由は…」と最初に結論を述べてから詳細を説明することで、相手は話の方向性を理解しやすくなります。
８．相手の表情を見て反応を確認する
説明中は相手の表情を観察し、理解度や反応をチェックしましょう。
相手が困惑しているようなら、再度説明を簡潔にするなど柔軟に対応します。
例えば、上司が眉をひそめている場合、説明がわかりにくい可能性があるので、補足を入れると良いでしょう。
表情から読み取るサイン
相手の表情から理解度を読み取ることができます。
例えば、相手が眉をひそめたり、首をかしげたりする場合は、説明がわかりにくい可能性があります。
そうしたサインを見逃さず、すぐに対応しましょう。
質問を促す
説明中に相手の理解度を確認するために、「ここまでで何か質問はありますか？」と定期的に問いかけることも有効です。
これにより、相手が疑問を持ったまま話が進むことを防げます。
９．主語を明確にして話す
説明の際には、主語を明確にすることで誤解を防ぎます。
例えば、「我々のチームは」「このプロジェクトは」といった形で、誰が何をするのかをはっきりと伝えましょう。
これにより、相手は話の内容を正確に理解できます。
主語の省略を避ける
日本語では主語を省略しがちですが、ビジネスシーンでは誤解を避けるために主語を明確にすることが重要です。
例えば、「進捗が遅れています」ではなく、「このプロジェクトの進捗が遅れています」と具体的に話すようにします。
誰が何をするかを明示
「誰が」「何を」「いつまでに」行うのかを明確に伝えることで、具体的な行動計画が相手に伝わります。
例えば、「営業チームが来週までにプレゼン資料を作成します」といった具合です。
１０．例え話を使って理解を助ける
難しい概念や専門用語を説明する際には、身近な例え話を使うと理解が深まります。
例えば、「このシステムはスマートフォンのアプリと同じように使いやすいです」といった具体的な例を用いると、相手にとってわかりやすくなります。
身近な例えを使う
日常生活でよく目にするものや経験を例えに使うことで、難しい概念もわかりやすくなります。
例えば、「プロジェクト管理ツールは、スケジュール帳のようなものです」と説明すると、相手にとってイメージしやすくなります。
専門用語を噛み砕く
専門用語をそのまま使うのではなく、わかりやすい言葉に置き換えて説明することが重要です。
例えば、「クラウドコンピューティング」は「インターネットを通じてデータやソフトウェアを利用する仕組み」といった具合に説明します。
まとめ
これまで紹介した10の方法を実践することで、説明力を高め、職場での信頼関係を築くことができるでしょう。
ポイントは、相手の立場に立ち、簡潔でわかりやすく、視覚的なツールを活用することです。
また、相手の反応を観察しながら柔軟に対応することで、より効果的なコミュニケーションが可能になります。
さいごに
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