「やらなければならないこと」のヌケモレを99%無くす方法【後編】

前回の記事はこちらです。
続きになっていますので、前編からお読みいただくことをおすすめします。

夜10時を過ぎてこの記事をまとめていますが、ハイボールのお供に小腹を少しだけ満たしてあげようとミレービスケットを手に取ったのが間違いでした。
「やめられないとまらない」の本家はこっちなんじゃないだろうか。

ミレービスケット
有限会社 野村煎豆加工店

3. 4つの場所以外からやってくるタスクは所定の場所に移動させる

前回の記事で依頼されるタスクは4つの居場所で管理しましょう、とお伝えしました。
その4つとは、以下でした。

1. デスクトップ

2. メーラー

3. チャットツール

4. タスク管理アプリ

しかしタスクが発生するのは必ずしもこれら4つの場所のみではないはずです。

・電話で口頭で
・SNSのダイレクトメッセージで
・打合せの議事録で

様々な時と場合でタスクが発生します。
ここでするべきことは、発生したタスクをすぐさま（忘れないうちに、今すぐ）決めた居場所に移動させることです。

僕の場合は前編から言っている4つの場所のどこかに移動させます。

ほとんどの場合はタスク管理アプリに転記することになるかと思いますが、人によっては自分にメールする、マイチャットに送る、という人もいるでしょう。
ここは好みで良いと思いますが、大事なのは決めた居場所以外にタスクを存在させないことです。

これを習慣化できれば、超絶マルチタスクになってしまい（できれば避けたい状況ですが）様々な案件のタスクが五月雨に来ようが、漏らしてしまうことはないという自信がついて、安心して頭のメモリを解放できるようになります。

脳が焼き切れる(怖い)のを回避しましょう。

4. 実施に時間がかかるタスクはタスク管理アプリに移行する

デスクトップに長らく置いてあるファイルや、受信トレイにいつまでも残っているメール、未読のまま放置されているチャット、これらのタスクは返すのに時間がかかるものだろうと思います。

こういったタスクをそのままにして、どんどん溜まっていく様子を見ることは精神衛生上よろしくない。

特にスマホのアプリに表示されるバッヂをすぐにでも消したくなる神経質タイプの人には。(僕がそうです)

すぐにこなせないタスクは、実はシングルタスクではなく、それを達成するのにいくつものサブタスクが必要な「プチプロジェクト」みたいなものだったりします。

なので、長く居座っているタスクはその場所から消してしまいましょう。
もちろん単純に消してしまうとタスクがなかったことになりますから、タスク管理アプリに移行してください。

そうするとアラ不思議。
タスクは実行していないのにスッキリしてしまいます。

5. 長期タスクの「いっけね、忘れてた」を防ぐ方法

①期日を設定する。

前項で大抵のタスク管理アプリは期日を設定することができるはずです。
期日が決まっていなくてもとりあえず入れておく。

簡単ですが、こうしておけば期日になれば自動的に見える化されるので忘れることはなくなります。

②タスク全てを「見る」タスクを設定する。

そうはいっても、本当に期日がわからないことや、単なるメモレベルのもの、将来やりたいけどまだ具体的になっていないことなどあるかと思います。

そういうものは期日は設けなくて良いです。
しかし、それだけだと結局忘れ去られてしまいます。

ですがこういうタスクこそ本当にやるべきことだったりします。

そこでおすすめしたいのが、タスク全部を見るためのタスクを設定することです。

タスク管理アプリでは、同じタスクを定期的に発生させる機能があります。
例えば「アクセス解析を毎月20日確認する」というように、毎月何日であるとか、毎週何曜日といった具合に一度設定をすれば、以降自動的に同じタスクを発生させることができます。

この機能を利用して、毎週月曜日の午前中に今あるタスクを全部見る、というタスクを作成しましょう。(頻度や時間は自分で決めくださいね)

こうしてタスク全部を巡回する時間を設ければ、「あ、このタスクはそろそろやっておきたいな」と思って期日を設定したり、逆に「いや、このタスクはやっぱりいらないな」と自分がやるべきことを取捨選択できるようになります。

6. 1%の抜け漏れについて

この記事のタイトルは「やらなければならないこと」のヌケモレを99%無くす方法、でした。

これまで紹介してきた方法で99%、タスクの抜け漏れは防げるはずです。
しかし、1%のタスクはどうしても抜け漏れしちゃいます。
お漏らししちゃいます。
なぜでしょうか？

それはこれまで述べてきたタスクのいるべき場所へタスクを記入したり、移動することを忘れてしまうからです。

こればっかりは仕方ないです。
だって、人間だもの。

どんなタスク管理も絶対はありません。

しかし、たとえ依頼事項を忘れてしまったとしても、日常的にしっかりタスク管理ができている人であれば、たまに起きる「いっけね、忘れてた！」も人間味があるなと許してもらえる可能性があります。

ですから、タスク管理はしっかりやるに越したことはありません。

いや、やれ。

以上です。

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タスク、タスク！仕事にお疲れの方は、深い山に入って汗をかいてスッキリすると良いですよ。
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