昔行っていたが、現在行っていない8つの仕事の仕方
自分が15年前の2008年ごろに仕事で行っていたことで、今はやらないことを思い出したら面白かったので列挙してみます。
仮にここで書いてあることを今でも行なっているからといって気を悪くしないでください。人それぞれの仕事のやり方がありますからね。僕自身を振り返ってみて仕事の仕方が変わったな〜と思うので列挙してみました。楽しんで見ていただけたら嬉しいです。
その前に前提として当時と今の仕事を紹介
当時は、広告・プロモーションを目的としたコンテンツの企画・制作・営業をやっていました。だから広告主、広告代理店、Web制作会社、映像制作会社と日々仕事をしていました。商流は広告主か広告代理店からお金をいただいて、企画したものを作っていただくためにWeb制作会社、映像制作会社に発注をして作っていただいていました。
今は、ビジュアル・ワーク・スイートを提供するCanvaというグローバルIT企業で働いています。今は無料でCanvaを多くの方に使っていただき、その中で有料版を使いたい方達に購入いただくという形のビジネスで以前の仕事とは商流が全く違います。時代も随分変わったので対比が面白いかと思ってみました。
1. メール送った後に電話する
当時は仕事でメールを送った直後に携帯電話で相手に電話をしていた
メール送信した直後に「今、メールで資料を送ったのですが、説明させてください」と言って相手の時間をいただいてメールで送った内容をすぐに確認していただくことをしてました。メールで送って相手がいつ読むか、または読んでくれるのか分からないのと、早く見て仕事を進めたいという気持ちがあったのか、そうしてました。また、共に仕事をしていた広告代理店の人たちからも同様に「メールを送りましたので、見てください」と電話をもらうこともよくありました。
もう、このようなことは行っていません。
今はSlackなどでリアルタイムに近いチャット
今は、Slack、Facebook Messangerなどでリアルタイムに使いコミュニケーションをしていますね。仕事相手の携帯電話に電話することも今はなくなりました。また、Canvaなどで資料を相手と同時編集をしちゃったりしています。
2. Excelでレポート作る仕事
昔は週次などのレポートを作る担当者がいた
昔は前の週の大事な売上、注文数などのレポートを見るのにレポート作成担当の人が、月曜日、火曜日にデータを取得して、水曜日に1日か半日かけてExcelでレポートを作って、木曜日に部長たちと見るということをしていました。
今はBIツールでレポートを作っていつでも最新データが見れる
今は、Looker、TableauなどのBIツールであらかじめレポートを作っておいて、月曜日か火曜日にBIツールのレポートを更新して最新データを取得すればレポートができてしまいます。最新情報をいつでも見たいときに見れるようになりました。
Excelでレポートを作るという仕事がなくなってしまった。
このように自動化できることはできるだけ自動化することは仕事効率を上げることで1つ大事なことですよね。流行りのDXの一つの大事な要素でもあるのでしょうね。
3. バイク便で資料、データを送る
大容量データをハードディスクに保存してバイク便で送っていた
映像などデータにすると大容量のものを作っていたときにお客さんに出来上がった映像を確認してほしいときは、映像データをハードディスクに入れて、ハードディスクをバイク便で送っていました。多くの場合は制作期間に余裕がない場合が多かったので、急ぎで確認してもらうためにバイク便、自転車便を利用していました。
バイク便は東京都内同士なら数時間以内に届けてくれるので、当時はすごい早いと思っていました。でも、結構な配達料がかかっていたことを覚えています。
今はYouTubeなどにアップロードしてリンクを共有
今は映像を見せたければ、YouTube、Vimeo、Dropboxなどにアップロードして、リンクを見てほしい人にメール、Slackなどで送れば済んでしまいますね。もう物理的にハードディスクを送る必要はなくなったことでしょう。
4. メールに暗号化されたZIP ファイルを添付して送る
添付ファイルをZIP圧縮して送る
今でも、日本企業の方とメールのやりとりすると、添付ファイルをZIP圧縮して送る方はいますが、私は受け手の手間を考えてしまうので行いません。
ZIP圧縮して、別メールでZIPを解凍するためのパスワードを送るのは高いセキュリティを担保するために行っているのだと考えられます。
しかし、ファイルの受け手側がファイルを開くのがことが非常に面倒な作業だと私は思っています。また、スマートフォンでメールを受け取ったときにはパスワード圧縮プロテクトの添付ファイルを解凍することができないので、添付ファイルを見れないことが多いですね。
最近は、パスワードが書いてあるメールが送られてこず、添付ファイルを開くことができませんでした（笑
今は共有リンクをチャット、メッセンジャーで送信
私はファイルを共有したいときは共有リンクを送ります。
共有リンクであれば相手がパソコン、スマホ、タブレットでも開いて見れることが多いので受け手のストレス軽減になります。
具体的にはファイルを共有したいのなら、Dropbox、Google Driveに保存し、共有リンクを送ります。
また、Canvaで資料、プレゼンを作ることが多いので、その場合も共有リンクを送ります。Notionも同様に共有できますね。共有リンクがいいのは、共有した後でも、間違いを見つけたら修正すればいいのです。メールにファイルを添付して送付した後に間違いを見つけた時は、修正した後に再度メールでファイルを送る必要があります。パスワードプロテクトされたZIP圧縮添付ファイルを再送する送り手の申し訳なさと受け手の手間が増えるのは、効率的な作業を言えないですよね。
リンク共有のセキュリティ面ですが、見せたい人だけに見てもらえばいいので、そのような設定はDropbox、Google Drive、Canva、Notionなど多くのクラウドサービスはできるので問題ないと思います。
5. 資料をプリントアウトする
ざっくり1プレゼン資料で300枚の紙をプリントアウト
以前はほとんどの資料は片っ端からプリントアウトしてました。紙をたくさん使っていましたね。プレゼン資料を作るときは、ラフな状態まで出来上がったら、全てプリントアウトして見直しをし、内容をブラシアップしてました。それを何回か行って資料が完成！プレゼンをするときはプレゼンをする相手の人数分の資料をプリンタアウトします。時間が迫っているとプリントアウトに時間がかかるので焦るんです。
ざっとプレゼン資料が20ページだとして、プレゼン相手が5人だとするとプレゼンの時だけで140枚ぐらいの紙を印刷します。制作過程を入れると合計で300枚ぐらい1つのプレゼンを作るためにプリントアウトしていたと考えてもいいかもしれませんね。
そんな日々を以前は過ごしていました。
今はプリントアウトをしない
今では、資料のプリントアウトはいっさい行っていません。Canvaで作った資料などを会議室のモニターに映し出したり、Zoomで打ち合わせしているときは画面共有します。
会議後に資料を共有するときはリンクを送付して終わります。
昔と比べると本当に紙を使う量がすごく減りました。いいことだと思います。
6. ほとんどのアプリをパソコンにインストールして使っていた
ソフトウェアはパソコンにインストールしていた
15年前はクラウドサービスはほとんどなかったので仕事で使うソフトウェアは全てパソコンにインストールしていました。Microsoft Officeから始まり、AdobeのPhotoshop、Ilustratorをインストールしていました。
今はクラウドベースのアプリを多用
今、インストールしているアプリはEXCELと映像編集のためにCamtasiaは入れています。あとはSlack、Canva、Dropboxとクラウドベースのソフトのデスクトップアプリを入れています。
この10年で自分のパソコンで使うアプリが大きく変わったことを改めて実感しました。
7. フォルダーに複数バージョンの資料を保存する
複数バージョンのファイルを作っていた
昔、外資コンサルの仕事術の本を読んだ時にファイルのバージョンごとに名前をつけて複数保存する意味を学び、その時からやっていました。俺って仕事できるんじゃないかと錯覚しながら続けていたと思います（笑。
今はやっていません。
クラウドアプリがバージョン履歴を自動作成するから1ファイルだけ
Dropbox、Canvaで働いている時から同じファイルの複数バージョンを名前をつけて保存することをやらなくなりました。クラウドサービスの方でバージョン管理をしてくれるので、間違えて消した情報も過去のバージョンに戻って取り出せますからね。
8. 打合せのために移動する
海外にいることと、コロナでZoomが爆発的に普及したことで打ち合わせで移動することがほとんどなくなりました。
昔は移動も含めて1打合せに3時間かかっていた
昔は、クライアントに提案の打合せのために打ち合わせ時間の1時間前ぐらいに会社を出発して、電車でクライアント企業に訪問をして商談をしていました。打合せが終わったら、また1時間ぐらいかけて会社に戻ります。往復で2時間弱の移動時間を費やしていたことになります。打合せも入れると3時間になります。
今は1打合せは30分で済んでいる
今では、打ち合せ時間になったらZoomでオンライン会議に参加するだけです。移動時間がなくなったことと、打合せ時間も基本30分間になりました。なので、1つの打合せのために費やす時間は3時間から30分に減りました。
今は昔とは違うタイプの商談をしています。昔は「自社の商品を買ってください」という提案でした。今は双方の会社にとってWin-Winになることを話し合うことが多いです。発注者、受注者という関係がはっきりしない場合が多いので以前よりも気楽ではあります。
また、Zoomで打合せは手軽で効率的で距離も関係ないというメリットがあるが、実際に会う打合せは人間関係を構築するという意味では勝りますね。
この先10年後はもっと仕事の仕方は変わっていくだろう
時代のスピードの速度はコミュニケーション手段が変わるごとに速くなっています。昔からさかのぼってみると下のように伝達手段がどんどん進化してますよね。その度にコミュニケーションのスピードが速くなっていると実感しませんか？
1445年 - 活版印刷の登場
1837年 - 電信でモールス信号での伝達
1876年 - 電話の登場で音声をやりとりできる
1987年 - 携帯電話の登場でどこからでも音声のやり取りができるようになった
1984年 - 日本でインターネットの始まった
2007年 - iPhoneが登場
そして、去年からAIがすごい進化と脚光を浴びています。これでさらにコミュニケーションスピード、仕事のやり方が大きく変わることでしょう。
なので、自分の仕事がなくなるかもと心配することはせずにどうやってこの波に乗るのかを考え、試行錯誤することが大切なんだと思う。または10年後には経済的に自由になってリタイアしているとかもいいかもね。
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