高専祭PM振り返り
こんにちは。この記事は 鈴鹿高専 Advent Calendar 2022 1日目 の記事です。
内容としては「高専祭PM振り返り」ということで第57回鈴鹿高専祭の副委員長（PMみたいな感じ）をやっていたのでそこで感じたことを思いつくままに書いていこうかな〜と思います。
振り返ってみた時に自分の良かった点や悪かった点を思いつくままに書いていくので読みにくい文章になるかもしれませんがご了承ください。(最後まで読んでいただけるととても喜びます！)
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早速本題に入っていこうと思います！
前提
・このプロジェクトは2021年12月に発足し2022年10月末までの約1年にわたるプロジェクトでした
・メンバーは約60名ほどでした
・過去2年は開催されておらず3年ぶりの開催でした
・このプロジェクトの中でもイベント班や大工班など小さい組織が10個くらい存在していました
良かったところ
良かったところを簡単にあげていくと以下のような点かなと思います。
高専祭を開催させることができた
導入したツールの選択
みんな実行委員やってよかったって答えてくれたこと
文書化する・議事録を残すことの大切さを共有できたこと
上に記載したそれぞれについて詳しく書いていこうと思います！
高専祭を開催させることができた
なんといってもこれが1番大きかったかなと思います。過去2年開催されていない高専祭を開催まで持っていけたこと。これは本当によかったです。
今の5年生は2年生の時に行われた高専祭が最後で、その時はみんな"一参加者"として高専祭を楽しんでいました。それから2年して、裏方のことなんて、どう高専祭が回っているかなんて何もわからなかったけど、例年と同じような規模のものが作れたのはほんとよかったと思っています。
まあこれはPMとしてよかったというニュアンスじゃなくなるかもしれないけど、1番よかったことかなって思っています。
導入したツールの選択
今回は以下のツールを導入しました。
コミュニケーションツールとしてSlack
オンラインでのミーティングツールとしてDiscord
ドキュメント共有ツールとしてGoogle Drive
それぞれを選択した理由と他に何と迷ったかを紹介します。
Slackについてはこのプロジェクト関連で以下のような記事も書いておりますのでもしよければご覧ください。
コミュニケーションツールとしてSlackを選択した理由
・スレッドがあることで議論しやすい
・各部門（例：イベント班や大工班）の情報をワークスペースからチャンネルとして切ることで、1つのグループで管理できる
他に迷ったプロダクト
Teams
学校としての導入で、管理者が教員になってしまうため、コミュニケーションを取る上での自由度が制限されてしまう点。
Discord
スレッド機能の完成度がSlackに劣ると感じた点と、無料で使おうとするとリアクションのスタンプの登録できる数に制限があったこと。
オンラインでのミーティングツールとしてDiscordを選択した理由
・無料で使える
・複数のボイスチャンネルを同時に設立できるのでミーティングが増えた時でも特に影響がない
他に迷ったプロダクト
Zoom
2人でのミーティングなら大丈夫だが大人数になった時に時間制約があることから導入を断念。
ドキュメント共有ツールとしてGoogle Driveを選択した理由
・無料で使える
・スライドや表計算やフォームなどさまざまな形式のものを作成し共有できる
・基本的にはどういったファイルでも共有できる
他に迷ったプロダクト
Notion
シンプルにコストがかかりすぎることから導入を断念。
上のような理由からこれらを導入するに至りました。
プロジェクト終了後にとったアンケートからも適切だったのではないかと感じています。
今年に限っては問題なかったと思っていますが、来年もう一度ツールを導入するとなると、Slackの導入をやめてDiscord一本にするかもなあとも考えたりしています。Discordにちょっとお金を出してサーバーブーストすればいい体験が得られるのでは？とも思っています。
みんな実行委員やってよかったって答えてくれたこと
上でツールのことを質問したのと同じアンケート（名前は任意記入制）の最後で「実行委員やってよかった？」とも質問していて、それにはみんなやってよかったと回答してくれました。
そこで100%の回答を得られたのはシンプルによかったところだなと思っています。長いプロジェクトでもしかすると嫌な思い出もあったかもしれないなとは思いますが、嫌な思い出一色で終わった子はおそらくいないんじゃないかなと思い、正直ホッとしています。
文書化する・議事録を残すことの大切さを共有できたこと
大きなプロジェクトだったので会議を開催することも多く、いろいろなことを決めていく必要がありました。そんな中で自分が中心となって議事録をとっていくことで大切さを共有できた点はよかったと思っています。
しかし、自分が参加していないところできちんと議事録をとっていたかというとそうとは言えず、チラホラという形だったのでそこはもう少し方法があったかなとも思っています。
議事録をとった方がいい事はわかっているものの、オンラインで会議だったりをほとんどしたことがない子も多く、どこまでのカルチャーを浸透させるべきなのかというところもずっと悩んでいたポイントではありました。（今も答えは出ていません。）
この話に限らずどこまでのカルチャーを浸透させるのかというところは様々なところで悩みました。
悪かったところ
悪かったところも簡単にあげていくと以下のような点かなと思います。
オンボーディングの甘さ
仕事の割り振りの難しさ
やるべきことの全容の把握
教員との連絡
上に記載したそれぞれの点について詳しく書いていこうと思います。
オンボーディングの甘さ
「導入したツールの選択」というところで記載させてもらった通り、Slack, Discord, Google Driveを導入しました。しかし、それらの説明の甘さがあったと思っていてそこに後悔しています。
60名程度の組織だったんですが、最初集まっていたのは30人ほどであとの30人は一月あたり5~10人が1月から6月の間ばらばら入ってくるような形でした。
自分は最初の30人に対し特にSlack等の説明もすることなく、あまり使い方がわかっていない状態で使わせてしまいました。
そこからSlackの使い方に対するガイドを書いて、「これ見たらわかるから読んでほしい！」みたいな伝え方をしたんですが、あまり浸透せずといった形でした。
流石にこれだとまずいという気持ちがあったので、最後にSlackの使い方説明会を開く事でほぼ全員がSlackを使える状態に持っていく事はできました。
この説明会を開いたのが5月ごろでSlackを導入してから半年経っていたと考えると、自分のオンボーディングがかなりまずかったと思っています。
またバラバラと参加するメンバーに対してのオンボーディングにも苦労しました。そういったところも最初にいるメンバーがマスターできるような説明をしておけば、それぞれが招待したメンバーにオンボーディングをできてよかったかなとも思っています。（このあたりもどういった対応が正解だったのかは自分の中ではっきりしていません。）
Google Drive に関してもアップロードするのに苦労するメンバーもいたり、そういったところをもう少し深く考えるべきだったと思っています。
普段チーム開発をするにあたってSlackでチャットして、Discordで通話して、Google Drive で資料を共有する。なんてことは普通として扱ってきたからこそそこまで考えることができず、メンバーのレベル感だったりそれぞれにあった対応の大切さを学ぶことができました。
仕事の割り振りの難しさ
どうしてもある子に仕事が集まってしまったりということがそれなりにありました。1人じゃないとやりにくい仕事もあったはあったんですが、もう少し均等にふれたりしなかったかなあとは考えています。
みんな学生なわけで本業としては学校の授業を受けたり部活動に参加したりということで、無理にタスクをふることもできず、悪く言えば自主性に任せたような割り振りになってしまいました。
ここも「こうすればよかった！これが正解！」みたいな答えは出ておらず、プロジェクト中も終わってからもかなり考えていたポイントではありました。
やるべきことの全容の把握
これは2年開催できていなかったため仕方がないと言ってしまえばそれまでなんですが、「何をしていけばいいのか」というところが全てクリアになっていなかったなと思います。
教員との連絡
高専祭を進めるにあたっていろいろな教職員の方と連絡を取る必要がありました。A課のxさんには話が通っているけど、B課のyさんには話が通っておらず破綻になってしまった計画もあって、そのあたりの「この話は何課の誰にコンタクトを取ればいい」みたいなのをもっとクリアにしておければというところで後悔はしています。
まとめ
ここまで大きなプロジェクトのマネージャーはしたことがなく、シンプルに勉強になることばかりでした。
自分が意識していたのがメンバー全員が「終わった時にやってよかった。楽しかった。」って思えるようなマネジメントで、仕事とはかなり違うモノだったかもしれません。
例をあげるなら、「仲がいいだけのチームは違う」みたいなのが言われる事はありますが、僕は逆にシンプルに仲がいいチームを最初目指していました。これは仕事ではなくみんなのやる気にかかってくるプロジェクトなので、特にそこのモチベーション管理というところはかなり大切にしていました。
自分がアルバイトやインターンで開発の組織に入る時とも考え方は違うし、自分がチーム開発でリーダーをする時とも大きく異なるマネージャー像を持って取り組んでいました。
このマネージャー像が正解だったのかはわからないし、もっとこうした方がよかったっていうのがあるかもしれません。
ひたすらに悩み続けた約1年でしたが、とても自分にとって得るものが大きい。そんなプロジェクトでした。
ということでこの記事は終わりにしたいと思います。
僕も答えが出ていないことが多いので「もっと詳しく話してみたい〜」と思われた方がいらっしゃればぜひTwitterのDMをいただけると嬉しいです。
僕もいろんな方の意見を聞いてみたいです！
https://twitter.com/shoma28_
最後になりますが、鈴鹿高専 Advent Calendar には面白い記事がたくさん上がってくると思いますのでぜひチェックの方お願いいたします！
最後まで読んでいただきありがとうございました！
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