2022/7/25週｜オフサイトMTGの効果を最大化するための5つのポイント
「オフサイトミーティング」、皆さんの会社では実施されていますでしょうか？
普段のオフィスの外の場所（off-site）で行う会議（MTG）のことを指すようで、会社によっては、チームビルディング目的で実施したりすることも多いようです。
自分は現職において、マーケティングチームに加え、セールス要素のあるグループのマネジメントも担当させてもらっており一緒にオフサイトミーティングを実施しているのですが、想像以上に効果があります。
オフサイトミーティングの実施の目的
自分たちの場合はチームビルディングの要素も一部ありますが、主には今の課題は何か？3ヶ月〜半年単位で何に取り組んでいくべきか？ を洗い出し、issue（課題テーマ）として扱うものを決めていく会として運用をしています。
春頃に初めて実施したのですが、そこでドライブして行くことにしたissueから非常にインパクトのある成果が生まれ、社内のMVP賞（バリュー賞）で表彰されるケースも出てきていたりしています🎉🎉
今日はこれまで複数回実施してきた内容を踏まえ、自分が感じたTIPSも含めご紹介できればと思います。
📅 どんな時にやるといいか？
まず、どんな時がオフサイトミーティングの出番でしょうか？
下記のような時にはぜひ検討してみていただきたいです。
戦略の方向性（旗）を立てていきたい時
課題を網羅的に把握したい時
そうした課題に優先度をつける必要性を感じる時
新メンバーが増えた時
特に、いくつかの職能が集まるようなチームの構成の場合、連携をスムーズにするための認識合わせとして有用であると思います。
スタートアップの場合、皆目の前の業務で忙しいゆえ周囲と情報を深く同期するタイミングは意外にないものです。
そんな時にはまとまった時間で深く同期を行うオフサイトミーティングは非常におすすめです。
🖋 どんなことをやっているか？
アジェンダを紹介すると下記のようなことをやっています。
アイスブレーク
前提のすり合わせ
顧客課題の書き出し
読み合わせ
issue化
issueの優先順位づけ
issueオーナーアサイン
⛰ issueとはどんなものか？
顧客体験上の課題をメインとしています。また顧客が増えて行った場合に生じるであろうこちら側の業務上の課題なども該当することがあります。
時には「課題が見えないことが課題😅」、ということも改めて同期される場になるかもしれません。
ちなみに、ここの課題の選定がその後の事業成果を左右すると考えています。全体の中でどのissueに取り組むべきかを選ぶことは他を捨てることにもなるので非常に重要な意思決定です。もちろんその前手でissue候補を見逃すことのないようにしなければなりません。
💡 オフサイトミーティングの効果
効果として感じることを文字にしてみると、下記あたりです。
違う場所で集中力を増して豊かな時間が過ごせる
共有知の育み
背景〜現状起きていることをじっくり話すのとわからないことを聞ける時間もあるので共有知が強化されます
方向性の合意
僕らはどこに向かうべきなのかの合意形成もされます。組織としての方向性が決まるので、「あとはやるだけ」と腹落ちした状態となります。
✅ 効果を最大化するための5つのポイント
オフサイトミーティングで良いアウトプットを生み出すのにポイントとなりそうなことをいくつかご紹介して締めたいと思います。
❶ファシリテーターを用意しておく
非常に重要です。質問の投げかけで情報を引き出して共有知化したり、話を整理したり、課題のカテゴライズなど抽象度の高く大人数で実施するには不向きなものに道筋をつけたり、あるいは時間配分を管理したり、、、ファシリテーターの当てをつけておくことは会の成果に直結します。
❷関連部署にも参加してもらう
後に触れる人数の部分もあるので難しいところですが、関連部署も一緒に参加してもらうと、最高です。
例えば、出てきたissueに対するアプローチとしてどの機能で当たるのがベターなのかその場で議論できてしまいます。
今回、メインチームからはチームリーダーに代表して参加してもらいつつ、マーケティング機能やプロダクト機能からも代表者に参加してもらい、非常に良い議論ができました。
❸臆せず質問できる環境を整える
現状をまとめたスライドやスプレッドシートを事前に展開するなど、オフサイトミーティング前に前提を揃える努力はなるべくしつつ、とはいえ当日は前提の確認の質問をウェルカムとして進行するのが良しです。
意外と口頭でのやり取りを聞いていて初めて理解が深まることは多いゆえです。また、そうした確認の質問を前のめりにしてくれる人を歓迎しましょう。
❹なるべくオフライン＆人数は7人くらいまでがベター
今回ご時世もあったのでオンライン参加も多かったのですが、オフライン組とオンライン組の入り混じった環境でのコミュニケーションは若干大変なので（今回はツールを使ったりして上手くいった方だと思います）、なるべくオフラインで実施できるとベターです。ただし人数が増えすぎると議論が難しくなってしまうので、オンオフ組み合わせるのであれば、会の趣旨から沿って中心になる人を中心にオフラインに寄せる、などの工夫が必要かなと思います。
❺マネジメント職にあたる人は俯瞰の視点で。HOWは示さない。
これは自分への戒めも込めて笑、書きます。
まず俯瞰の視点ですが、特にissueの優先度をつける際に、
・事業へのインパクトからの逆算して取り組むべきissueは？
・現在のヒューマンリソースから扱えるissueは？
・逆に現状のリソースだと扱えきれないので取り組むにあたって新たにチームに迎える（採用など）べき人は？それはいつまでに？
などなど、あくまでマネジメントなので、一部分の最適化ではなく、常に全体を俯瞰して上記のようなことを自問自答しながら進める必要があります。
また、上記のような「アロケーション」「人材獲得」がマネジメントの仕事であって、各々のissueの解決はアサインしたオーナーにお任せするという意識を持っておきたいところです。
HOWを示すのは仕事じゃない、ということですね。（完璧にできているかはだいぶあやしいけど、、、）
上でご紹介したアジェンダでも、オフサイトミーティングは「issue（課題テーマ）に取り組むオーナーのアサイン」で終わっており、そのissueをどのように解決していくかの方針案や具体策の立案、進行はオーナーを中心にお任せしています。
もちろん進行状況やぶつかっている壁があれば適切なサポート・フィードバックをできるように定例などでやり取りをしていきますが、弊社の場合は幸にしてissueをガシガシと進めていくやっていき（タイミーのバリューの一つ）に溢れた方が多いので助かっています。。
以上、今週はオフサイトミーティングについてTIPS含めご紹介してみました。
それでは今週はこの辺で。お読みいただきありがとうございました🙏🙏
この記事について
株式会社タイミーで執行役員CMOを務めている中川が、マーケティング関連の仕事をしている中で感じたことを綴り、コツコツと学びを積み重ねる『CMO ESSAY』というマガジンの記事の一つです。お時間あるときにご覧いただければ幸いです。オードリーのオールナイトニッポン 📻 で毎週フリートークしているのをリスペクトしている節があり、自分も週次更新をしています。
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