「400人企業って労務管理どうしているの？」労務の体制と業務のご紹介

株式会社オプティム 人事部の新井と申します。
労務 Advent Calendar 2022 の17日目という場をお借りして、弊社労務の担当領域や業務概要をご紹介したく、筆を執らせていただきました。
（合わせて、労務の方を積極募集しています！という宣伝記事です）

adventar.org

400人と聞くとあまりピンとこないかと思いますが、300人の壁を越えた企業が（1000人企業を目指して）どんな体制で労務を行っているのか、一例としてご紹介できればと思います。

組織体制と文化

組織体制

労務担当は『経営企画本部 人事部』に属しています。
人事部は「採用」「労務」「人事企画」と3つのユニットに分かれており、総勢10人の部署です。※育休の方も含みます。

労務ユニットは現在わたし含め2人で運用していますが、色々やりたいことが増えてきたことから「3人目をお迎えしたい…！」ということで求人をオープンすることになりました。

人事部、労務ユニットの文化

人事部は性別/年齢/役職問わず率直なコミュニケーションと、（ユニットは分かれつつも）領域を超えてサポートしあうのが特徴です。
※サポートする領域は本人の経験によります。私が採用をサポートすることもありますし、逆に私が一人労務だった時は、採用担当が健康診断の対応をするなど助けてもらう場面もあります🙇

更に労務ユニットに関していうと、ルーティン業務の可視化や共有を密に行うほか、年末調整などの年次作業は社内外の関係者含めキックオフ～実行～振り返りを行い、次年度に向けて常に改善を行っています。
給与や社保を扱う関係で「ミス無く進めること」は重視していますが、人が行う以上ミスは発生するものですので、『発生した課題（人的ミス含む）に対して自動化/マニュアル化で再発防止を行う』のも一つの特徴です。

また、働き方としては在宅と出社の割合は2:3です。労務ユニットに関しては、必ずどちらか1人はオフィスにいるよう在宅日をずらしています。

労務ユニットの担当領域と概要

勤怠管理

『TeamSpirit』を使用し、給与計算に必要な勤怠情報のチェック/集計を中心に、400人在籍する社員の勤怠を管理しています。
また勤怠に付随して「（年休取得義務化に伴い）取得期限が迫っている方」「過重労働の可能性がある方」には事前に自動通知が届くようになっており、必要に応じて労務が介入します。
上記以外にも各種通知は自動化を進めているほか、マネージャーが部下の働き方を随時確認できるダッシュボードの作成/展開を行い、『社員が健全に働くための、情報の可視化』も行っています。

給与計算

『MFクラウド給与』を使用し、計算を内製化しています。
また、当月のイレギュラー項目（慶弔手当など）はExcelを使ってデータを作成＆流し込んでいます。

なお、締め日支給日は、
・正契約社員：当月末締め、当月25日支払い
・アルバイト：当月末締め、翌月15日支払い
です。

社会保険や労働保険の手続き

『SmartHR』を使用し、資格得喪の手続きを中心に内製化しています。
一部社労士に外注しており、定時決定・随時改定、年度更新、産休・育休、給付関連の申請は社労士が対応しています。

所得税や住民税の手続き

住民税は異動届の作成提出など内製化しています。
年末調整はSmartHR、MFクラウド給与、MFクラウド年末調整を使用して対応しています。一部社労士に外注しており、社員のフロント対応や情報収集はこちらで、年税額の計算と給与支払報告の提出は社労士…と、分担して進めています。（税務署への申請は経理が対応しています）

人事考課（評価）の企画～運用

評価決定後の計算額のチェック、給与への反映を行っています。
※考課の企画運用は人事企画ユニットが担当しています。考課含む各種人事企画を担当いただく場合、労務と人事企画を兼務いただく可能性があります。

就業規則の整備

法改正に伴う各種対応や既存規程・ルールの改定、未整備なもののルール化、制度化を行います。

安全衛生

健康診断（定期、雇い入れ時）やストレスチェック、産業医面談、衛生委員会の運営などを対応しています。
また、月一回の休職者面談、産業医との各種日程調整も担当します。そのほか発生ベースではありますが、各種相談（ハラスメントや体調不良等）に関するヒアリングも行っています。

そのほか

子会社管理や出向管理のほか、年次対応としてロクイチ報告、36協定の締結、助成金対応、（上場企業として求められる）有価証券報告書への記載事項のデータ準備、一般事業主行動計画の策定展開などの対応も行います。

労務ユニットが目指していること

労務ユニットの方針は以下の通りです。

1. ルーティン業務は極力自動化や標準化を行い、誰かが休んでも回せる体制を作ること。（極力残業はせず、2への余力にする）

2. 標準化できない労務領域※の時間を確保し、会社を安定運用/より良い会社を作ること。※制度企画を中心に個別対応（メンタルケア、ハラスメント対応）も含む

2つめを実行するためにも、1つめで余力を確保することが重要だと考えています。※1の取り組み（一例）として「労務システム＆業務フローの見直しをした話」も公開しています。

既にできている会社様もある中でお恥ずかしい限りですが、上記理想を掲げつつも未整備な部分はあります。そのため、未整備なことを楽しんでいただける方、「経験を積めるチャンスだ！」と思っていただける方にとっては、きっと楽しめる環境だと思います。

最後に

色々書かせていただきましたが、上記業務を全て一人でできる必要はありません。もし「この分野は得意で、他領域も興味ある！」という好奇心旺盛な方がいましたら、一度、私のチームをご紹介できたら嬉しいです。（もちろん、「全領域できるよ～」という頼もしい方もぜひ…！）
また、分からない点は社内はもちろん顧問社労士に聞くなど、社内外に相談先がありますのでご安心ください。

最後に、労務の求人は以下の通りです。（合わせて採用担当も募集しています！採用も労務もどっちもやりたいという方もお気軽にお声がけを🙆）
https://recruit.jobcan.jp/optim/show/b001/79792

ここまでお読みいただきありがとうございました！
お話できること楽しみにしております 🙂