400人企業で、一人労務が労務システム＆業務フローを見直した話

初めまして、株式会社オプティム 人事部の新井と申します。
労務 Advent Calendar 2022 の13日目として、僭越ながら一人労務だった時に労務システム＆業務フローを見直した経験をご紹介できればと思います。

adventar.org

※ちなみに今、弊社労務は2名体制で、3人目の労務をお迎えしたい‥！と思っているところです。今の体制は「「400人企業って労務管理どうしているの？」労務の体制と業務のご紹介」をご覧ください。

前提情報

弊社は人事部に労務部門があります。大まかな担当領域は以下の通りです。

1. 直雇用者の労務全般

   • 勤怠、給与、賞与、社保雇保、有給/契約管理、年末調整など

2. 各種資料の作成提出

   • 36協定、ロクイチ報告、障がい者雇用の納付金/助成金など

3. 法改正に伴う規程対応

4. 安全衛生/ヘルスケア

   • 健康診断、ストレスチェック、衛生委員会、産業医面談、体調不良者のサポートなど

5. 子会社および出向管理

なお、人事考課や福利厚生の設計運用は、別部門が担当しています。（いつか巻き取りたい…！）

なぜシステム＆業務フローを見直したのか？

「業務量が多かった」「一人労務で属人化していた」「社労士や他部署とのハブになるシステムが無く、付随業務にも工数が割かれていた」ためです。
業務が多いだけであれば、対処療法的に「増員」「外注ボリュームを増やす」で解決も可能ですが、業務が属人化していたことで、増員しても慣れていただくまでに時間がかかるうえに、上司との進捗共有も一発でできない…など効率の悪い状態でした。そのため、一人労務のうちに…と『労務システム＆業務フローの見直し』に踏み切りました。

ただしいきなり全領域を見直すのは難しいので、まずは業務量が多い「1. 直雇用者の労務全般」からスタートしました。

見直しの方針

とにかく『自動化や効率化による工数削減』と『増員を意識した業務の標準化/透明化』を方針としました。（中長期的には『人事企画もできる労務チームを作る』を目標としていますが、それはまた別の機会に…）

結果

現在の利用システムなど

割とよく見る構成に落ち着きました。なお、継続して社労士に外注している領域もあります。

人事情報管理：SmartHR
勤怠：TeamSpirit
給与/賞与：MFクラウド給与
年末調整：SmartHR＋MFクラウド年末調整＋社労士
社保雇保：SmartHR（一部社労士）
給付：社労士

業務フロー

例として、入社フローのBefore/Afterをお見せします。
赤文字が「手動で情報連携している部分」です。このフローにはPCのお渡し等も含まれますので、一部自動化できない（赤文字が残る）工程も含まれます。

Before👇

関係者への情報共有は全て手作業（赤文字）でした。当時はハブとなる（＝API連携できる＆権限設定がいい感じにできる）システムがなく、関係部署ごとに必要な情報を連携していました。そのため、何度も同じ情報を入力、共有する必要が…。

After👇

だいぶ赤文字が減りました！手動部分も「テンプレートを送るだけ」だったり、物理的なアイテムをお渡しする部分に限定されました。

自動化はSmartHRをハブにしながら進めました。入社フローでいうと、例えば「PC発注に伴う情報回収の自動化」「アカウント発行における人事情報の連携自動化」などです。

「1. 直雇用者の労務全般」でみると、ほかにも
・試用期間満了に伴う、本登用の確認を自動化
・有給取得義務のリマインダーを自動化
・残業が45時間/月 超えそうな人に、月半ばで自動アラートを配信
などを行いました。
各進捗や完了確認は目視で行っているものの、手作業はだいぶ減ったように思います。

また、並行してルールをシンプルにしたり、マニュアルを整備したり…などを行ったので、今は私が急に倒れても回せるくらいにはなったと思います。

費用対効果

システム導入/自動化によって浮いた工数で一部業務を内製化したこともあり、年間の労務費用（外注費＋システム利用料＋人件費）は初年度で10％強削減しました。
また、（一部内製化したこともあり）最終的な工数削減率は3％程度でしたが、細かいタスクが自動化され、私の心理的負荷もかなり下がりました👏👏👏

最後に

色々改善したよ！という話を書かせていただきましたが、ここまで見直しが進んだのは、企業文化や環境のおかげだと思っています。

• （一人労務と言いつつ）人事部が担当を超えてカバーしあう文化で、労務を兼務してくれたメンバーがいた

• 効率化に積極的な（変化を楽しんでくれる）上司、経営陣だった

• バックオフィスが新しい取り組みに協力的で、部署横断の相談がしやすかった

ご協力いただいた皆様には、改めてお礼をお伝えできればと思います🙇

もう少し改善したいことはあるものの、ようやく人を受け入れられる体制になってきました！…ということで、日々変化を楽しみながら、一緒に挑戦してくれる労務担当を募集します！（合わせて採用担当も募集してます🙆）
https://recruit.jobcan.jp/optim/show/b001/79792

過去チャレンジしてきたこと、今後やりたいこと、労務の体制、失敗談…などなど、お話できることを楽しみにしております 😊