[仕事のヒント] 文句になりそうな事を伝える時に気を付けたい事

こんにちは、しんごです。

日常の中で、何かの役に立つかもしれないと思った、自分なりのヒントを毎日短い文章で書いています。

仕事のクレーム

仕事の条件などで、受け入れられない部分などがあり、クレームみたいな連絡をしなければならない時というのがあると思います。

例えば、フェアではないような理由で、不利な条件に変更されてしまうと、「何をどう考えればそんなことになるんだ」と、文句の一つも言いたくなります。

特にこちらはかなり努力しているのに、先方の勝手な都合で気分良くお気軽変更されてしまうと、さらに腹が立ちます。

ここはひとつしっかりこちらの考えを伝えて、是非再度検討してもらいたいところです。

このような連絡をする時に、少し気を付けたほうが良いことがあります。

先に話す

だいたいこうした連絡は、メールや書面で来ることが多いと思いますが、そのまま返信せずに、一旦なるべく先方と話すようにします。

なぜならクレームなどの多少言いづらい事を文章で伝えてしまうと、そんなつもりはなくても、攻撃的に見えたりしてしまう事があるからです。

従った、そうしたものを送る前に、できれば顔の見える状態で、まずはこちらの考えている事を一つ一つ理路整然と説明する機会をつくったほうが良いです。

相手がある程度納得できる部分があるという事になったら検討をお願いして、その後話した内容をメールや書面で送付するようにします。

メールや書面は、やり取りの内容が記録として残るので、内容に誤解が生じた場合や、後から確認が必要になった場合にも、証拠として役立てることができるので必須となります。

このような順番で伝えれば、それほど相手の気分を害することなく、正しくこちらの意図を伝えることができるでしょう。

落ち着いて伝える

時々気分を害した勢いで、まさにクレーマーのごとくギャンギャン文句をそのままメールで書いてしまう人がいます。

自分も怒っていますが、相手も怒らせてしまうと、お互い感情的になってしまい、理論的に考えることができなくなってきます。

従って、こうしたメールは、損することはあっても、あまり得することはないので、なるべく避けたほうが良いでしょう。

それよりも、冷静になって相手と話してから、話した内容のポイントをメールで送る方が、相手もびっくりしないですし、スムーズに交渉できる可能性が高まります。

これからも、ちょっと文句みたいになりそうな事を伝える時は、最初に話してからメールなどで連絡していきたいと思います。